Внутрішні перевірки міста Керава завершено – настав час заходів з розвитку

Місто Керава оголосило в грудні 2023 року, що розпочне внутрішній аудит закупівель, пов’язаних зі стрибками з тростини, і закупівель юридичних послуг. Мета внутрішнього аудиту полягала в тому, щоб з’ясувати, чи закупівлі, здійснені містом Керава, були проведені належним чином відповідно до законів та нормативних актів.

Внутрішній аудит проводила BDO Oy, яка є аудиторською фірмою, що спеціалізується на фінансах державного управління та адміністративних послугах. Внутрішній аудит, проведений BDO, завершено, звіти обговорено на сесії міської ради 25.3.2024 березня XNUMX року.

Придбання стрибків з жердиною

BDO провело перевірку проекту стрибків з жердиною освітньо-педагогічної галузі від 2023 року. Крім того, на вимогу міста було перевірено проект благополуччя міста від 2019 року.

Перевірка проведена шляхом перевірки фактурних матеріалів у повному обсязі та опитування особи, яка причетна до закупівлі. Метою аудиту було оцінити законодавчу відповідність закупівельної організації, а також дотримання правил і відповідність процедур.

Основою для оцінки були внутрішні інструкції муніципалітету, такі як посібник із закупівель та інструкції щодо малих закупівель, Закон про закупівлі та Акт про адміністрування, а також практика внутрішнього контролю та належного управління.

Основні зауваження щодо закупівлі стрибків з жердиною

У ході перевірки встановлено, що у проведених закупівлях у 2023 році допущені недоліки щодо дотримання інструкції про закупівлю та Закону про закупівлі, а також прийняття рішень про закупівлю.

У своєму бюлетені, опублікованому 15.2.2024 лютого XNUMX року, BDO було на тому ж рівні, що й Управління з питань конкуренції та захисту прав споживачів Фінляндії: інспекція не надала чітких обґрунтувань для поділу закупівлі стрибків з жердиною на дві закупівлі, але це одна закупівельна організація, яка повинна мати виставлено на тендер.

Пропозиції щодо розвитку, представлені у звіті

BDO рекомендує місту Керава розвинути внутрішній контроль.

Місту рекомендовано провести тендер на закупівлю послуг зі стрибків з жердиною та соціальних послуг як єдиної організації та розробити процедури, які забезпечують достатню гарантію того, що всі міські закупівлі відповідають закону про державні закупівлі.

На додаток до цього, BDO рекомендує місту Керава розробити процедури, які забезпечують достатню гарантію дотримання закону про державні закупівлі в усіх процесах закупівель у місті. Крім того, рекомендується дотримуватися внутрішніх інструкцій міста в процесах закупівель, і для всіх закупівель, що перевищують 9 євро, рішення про закупівлю приймається відповідно до міських інструкцій щодо малих закупівель.

Закупівля юридичних послуг

BDO провело аудит закупівель юридичних послуг Kerava у Roschier Asiajatoimisto Oy за 2019–2023 роки. Перевірка проведена на підставі отриманих рахунків-фактур та шляхом опитування осіб, залучених до закупівлі юридичних послуг.

Мета полягала в тому, щоб з’ясувати, чи дотримується місто Керава внутрішніх інструкцій щодо закупівель, інструкцій щодо малих закупівель, закону про закупівлі та належної практики внутрішнього контролю в закупівлях. Крім того, метою було висвітлити цілі розвитку.

Основні зауваження щодо закупівлі юридичних послуг

У своєму звіті BDO зазначає розвиток внутрішнього контролю міста та дотримання принципів належного управління в усіх аспектах цілей перевірки.

У звіті зазначено, що хоча місто Керава закуповувало юридичні послуги в одного і того ж постачальника протягом усього періоду аудиту без проведення торгів, закупівля юридичних послуг не перевищувала ліміт закупівель Закону про закупівлі в окремих випадках.

Місто Керава не уклало з юридичною фірмою письмовий договір про закупівлю чи лист-доручення, а послуги закуповувалися протягом періоду перевірки у того самого постачальника послуг переважно без запиту на тендер і рішення про закупівлю.

Згідно з інструкцією із закупівель міста Керава, для закупівлі має бути складено письмовий договір про закупівлю, який визначає об’єкт завдання, умови закупівлі та обов’язки різних учасників. Закупівля юридичних послуг відбувалася згідно із законодавством, але не в усьому відповідала міському інструкції з закупівель.

Пропозиції щодо розвитку, представлені у звіті

BDO рекомендує місту розглянути можливість проведення тендеру на юридичні послуги, навіть якщо окремі завдання не перевищують ліміт закупівель, визначений Законом про закупівлі.

У звіті Керава рекомендує дотримуватись міських інструкцій із закупівель малих товарів. Крім того, місто закликають вимагати від постачальника послуг надавати достатньо точні розбивки рахунків-фактур для придбання юридичних послуг у майбутньому. Місто має керуватися власними внутрішніми правилами під час прийняття рішень про закупівлі та укладення контрактів.

Також місту рекомендовано звернути увагу на те, що при закупівлі юридичних послуг оформляється письмовий договір або лист-доручення та відповідні рішення про закупівлю. Це повинно бути зазначено в рішенні про закупівлю, якщо питання стосується послуг законного представника, які не відповідають Закону про закупівлі.

Що ми будемо робити?

Місто Керава дуже серйозно ставиться до недоліків, представлених у звіті перевірки. Помилки виправляються, а уроки витягуються на всіх рівнях організації.

«Від імені всього керівництва міста я прошу вибачення за те, що у нас були недоліки у внутрішньому контролі та дотриманні інструкцій щодо закупівель, а також за те, що у нас провалилася комунікація. Я подбаю про те, щоб усі заходи щодо розвитку були негайно реалізовані», – мер Кірсі Ронту держави.

Конкретні заходи

Місто внесе такі зміни в роботу:

• Ми розробляємо процедури, щоб забезпечити дотримання внутрішніх інструкцій міста в усіх процесах закупівель.
• Ми гарантуємо, що власні юридичні служби міста забезпечені належними ресурсами.
• Усі закупівлі зовнішніх юридичних послуг мають бути погоджені юридичними службами міста. Міська юридична служба координує всі закупівлі юридичних послуг за межами міста та оцінює, чи розглядається це питання як власна робота чи як стороння закупівля послуг.
• Коли потрібна зовнішня юридична експертиза, послуги в основному проводяться через тендер. Розберемося з можливістю укладення рамкового договору на юридичні послуги.
• Ми підготували інструкцію щодо прийняття рішень щодо закупівель, договорів передачі та моніторингу витрат на закупівлю юридичних послуг.
• Ми розвиваємо внутрішній контроль і забезпечуємо дотримання інструкцій, найнявши власного внутрішнього аудитора.
• Ми закріплюємо ресурси відділу закупівель, щоб працівники міста отримували необхідну підтримку у закупівлях.
• Оновлюємо міський посібник із закупівель і стежимо за тим, щоб ним можна було користуватися.
• Оновлюємо та зводимо інструкції з оформлення накладних на закупівлю в один документ.
• Ми включаємо інструкції щодо нагляду та моніторингу витрат протягом періоду дії контракту в посібнику із закупівель та в інструкціях щодо обробки рахунків-фактур.
• Ми досліджуємо можливість розширення використання ідентифікатора розрахунку на всі закупівлі, щоб полегшити відстеження витрат.
• Ми називаємо проекти та пілоти чітким власником. Власник зобов’язаний забезпечити прийняття необхідних рішень, їх правильність і моніторинг витрат.
• Кожен, хто бере участь у закупівлях, проходить навчання із закупівель. Зміст нових та оновлених інструкцій також переглядається на тренінгах.
• Ми навчаємо міських довірених осіб законодавству про закупівлі та різноманітному використанню порталу довірених осіб.
• Ми розробляємо методи роботи, щоб рішення краще використовувалися довіреними особами. Суми в євро також повинні бути вказані в списках рішень.
• Інформуємо довірених осіб активно та актуально.
• Документування розслідувань, які призвели до прийняття рішень, здійснюється в письмовій формі.
• Переглянуто адміністративне правило щодо лімітів закупівель.
• Міська влада зобов’язує Управління освіти оцінити проведення тендеру на пакет соціальної допомоги.

«Крім цього, мета — покращити комунікаційні навички всієї організації та підвищити прозорість», — обіцяє Ронту.

Міська влада Керава вважає заходи з розвитку міста достатніми

Міська влада Керави уважно вивчила акти перевірок та розроблені керівництвом міста плани заходів щодо виправлення ситуації та затвердила їх у повному обсязі.

«На підставі звітів перевірок ми мали критичну, але водночас конструктивну дискусію щодо необхідних заходів розвитку. Міська влада вважає достатніми заходи з розвитку, представлені керівництвом міста. Також ми підготували заяву про заходи міської влади щодо підвищення відкритості та прозорості прийняття рішень. Цими діями ми разом будемо розвивати місто в правильному напрямку», – зазначив заступник голови, який вів засідання міської ради. Ііро Сільвандер сума.

Ознайомитися зі звітами внутрішнього аудиту можна у додатках:

Внутрішній аудит Kerava City щодо закупівель стрибків з жердиною у 2024 році (pdf)
Внутрішній аудит м. Керава 2024 по закупівлі юридичних послуг (pdf)

Постачальники додаткової інформації:

Питання щодо заходів щодо розвитку: мер Кірсі Ронту. Надсилайте свої запитання менеджеру з комунікацій Pauliina Tervo, pauliina.tervo@kerava.fi, 040 318 4125
Питання, пов’язані з внутрішнім аудитом: міський секретар Теппо Верронен, teppo.verronen@kerava.fi, 040 318 2322