کیراوا شہر کا اندرونی معائنہ مکمل ہو چکا ہے - اب ترقیاتی اقدامات کا وقت آ گیا ہے۔

کیراوا شہر نے دسمبر 2023 میں اعلان کیا کہ وہ کین جمپنگ اور قانونی خدمات کی خریداریوں سے متعلق خریداریوں کا اندرونی آڈٹ شروع کرے گا۔ اندرونی آڈٹ کا مقصد یہ معلوم کرنا تھا کہ آیا کیراوا شہر کی طرف سے کی گئی خریداریوں کو قوانین اور ضوابط کی تعمیل میں صحیح طریقے سے انجام دیا گیا ہے۔

اندرونی آڈٹ BDO Oy کی طرف سے کیا گیا تھا، جو ایک آڈیٹنگ فرم ہے جو پبلک ایڈمنسٹریشن فنانس اور ایڈمنسٹریشن سروسز میں مہارت رکھتی ہے۔ BDO کی طرف سے کیا گیا اندرونی آڈٹ اب مکمل ہو چکا ہے، اور رپورٹس پر 25.3.2024 مارچ XNUMX کو سٹی کونسل کے اجلاس میں تبادلہ خیال کیا گیا ہے۔

قطب والٹ کی خریداری

بی ڈی او نے 2023 سے تعلیم اور تدریسی صنعت کے پول والٹنگ پروجیکٹ کا معائنہ کیا۔ اس کے علاوہ، شہر کی درخواست پر، 2019 سے شہر کے پیشہ ورانہ بہبود کے منصوبے کا معائنہ کیا گیا۔

یہ معائنہ انوائسنگ مواد کا مکمل معائنہ کرکے اور خریداری میں شامل شخص سے انٹرویو کرکے کیا گیا۔ آڈٹ کا مقصد حصولی کے ادارے کی قانونی تعمیل کے ساتھ ساتھ قواعد کی تعمیل اور طریقہ کار کی مناسبیت کا جائزہ لینا تھا۔

تشخیص کی بنیاد میونسپلٹی کی داخلی ہدایات تھیں، جیسے پروکیورمنٹ مینوئل اور چھوٹی پروکیورمنٹ ہدایات، پروکیورمنٹ ایکٹ اور ایڈمنسٹریشن ایکٹ، نیز اندرونی کنٹرول اور گڈ گورننس کے طریقے۔

پول والٹ پروکیورمنٹ پر کلیدی مشاہدات

معائنے میں یہ نتیجہ اخذ کیا گیا کہ 2023 میں کی گئی پروکیورمنٹس میں پروکیورمنٹ ہدایات اور پروکیورمنٹ ایکٹ کی تعمیل کے ساتھ ساتھ پروکیورمنٹ کے فیصلے کرنے میں بھی کوتاہیاں پائی گئیں۔

BDO انہی خطوط پر تھا جیسا کہ فنش کمپیٹیشن اینڈ کنزیومر اتھارٹی نے 15.2.2024 فروری XNUMX کو اپنے بلیٹن میں شائع کیا تھا: معائنہ نے پول والٹ کی خریداری کو دو خریداریوں میں تقسیم کرنے کا واضح جواز فراہم نہیں کیا، لیکن یہ ایک واحد پروکیورمنٹ ادارہ ہے جس کے پاس ہونا چاہیے۔ ٹینڈر میں ڈال دیا گیا ہے.

رپورٹ میں پیش کردہ ترقیاتی تجاویز

BDO کیراوا شہر کو داخلی کنٹرول تیار کرنے کی سفارش کرتا ہے۔

شہر کو پول والٹنگ اور فلاحی خدمات کے حصول کے لیے ایک واحد ادارے کے طور پر ٹینڈر کرنے اور ایسے طریقہ کار وضع کرنے کی سفارش کی جاتی ہے جو اس بات کی کافی یقین دہانی فراہم کرتے ہیں کہ شہر کی تمام خریداریاں عوامی خریداری کے قانون کی تعمیل کرتی ہیں۔

اس کے علاوہ، بی ڈی او کیراوا شہر سے ایسے طریقہ کار وضع کرنے کی سفارش کرتا ہے جو اس بات کی کافی یقین دہانی کراتے ہیں کہ شہر کے تمام خریداری کے عمل میں پبلک پروکیورمنٹ کے قانون کی پیروی کی جاتی ہے۔ اس کے علاوہ، خریداری کے عمل میں شہر کی داخلی ہدایات پر عمل کرنے کا مشورہ دیا جاتا ہے، اور 9 یورو سے زیادہ کی تمام خریداریوں کے لیے، خریداری کا فیصلہ شہر کی چھوٹی خریداری کے رہنما خطوط کے مطابق کیا جاتا ہے۔

قانونی خدمات کی خریداری

BDO نے سال 2019-2023 کے لیے Roschier Asiajatoimisto Oy سے Kerava کے شہر کی قانونی خدمات کی خریداریوں کا آڈٹ کیا۔ یہ معائنہ موصول ہونے والے انوائس مواد کی بنیاد پر کیا گیا اور قانونی خدمات کی خریداری میں شامل افراد سے انٹرویو لے کر کیا گیا۔

مقصد یہ معلوم کرنا تھا کہ آیا کیراوا شہر نے اپنی داخلی خریداری کے رہنما خطوط، چھوٹے خریداری کے رہنما خطوط، پروکیورمنٹ ایکٹ اور خریداری میں اندرونی کنٹرول کے اچھے طریقوں پر عمل کیا ہے۔ اس کے علاوہ، مقصد ترقیاتی اہداف کو اجاگر کرنا تھا۔

قانونی خدمات کی خریداری پر کلیدی مشاہدات

بی ڈی او نے اپنی رپورٹ میں کہا ہے کہ شہر کے اندرونی کنٹرول میں ترقی ہے اور معائنہ کے مقاصد کے تمام پہلوؤں میں گڈ گورننس کے اصولوں کی تعمیل ہے۔

رپورٹ میں کہا گیا ہے کہ اگرچہ کیراوا شہر نے بغیر ٹینڈر کے پورے آڈٹ مدت کے دوران ایک ہی سپلائر سے قانونی خدمات حاصل کی ہیں، لیکن انفرادی معاملات میں قانونی خدمات کی خریداری نے پروکیورمنٹ ایکٹ کی خریداری کی حد سے تجاوز نہیں کیا ہے۔

کیراوا شہر نے قانونی فرم کے ساتھ کوئی تحریری پروکیورمنٹ معاہدہ یا اسائنمنٹ لیٹر نہیں کیا ہے، اور خدمات اسی سروس فراہم کنندہ سے معائنہ کی مدت کے دوران بنیادی طور پر ٹینڈر کی درخواست اور خریداری کے فیصلے کے بغیر خریدی گئی ہیں۔

کیراوا شہر کے پروکیورمنٹ مینوئل کے مطابق، خریداری کے لیے ایک تحریری پروکیورمنٹ کنٹریکٹ تیار کیا جانا چاہیے، جو اسائنمنٹ کے مقصد، حصولی کے حالات اور مختلف آپریٹرز کی ذمہ داریوں کی وضاحت کرتا ہے۔ قانونی خدمات کی خریداری قانون کے مطابق ہوئی ہے لیکن یہ ہر لحاظ سے شہر کے پروکیورمنٹ مینوئل کے مطابق نہیں ہے۔

رپورٹ میں پیش کردہ ترقیاتی تجاویز

بی ڈی او شہر کو قانونی خدمات کو ٹینڈر کرنے پر غور کرنے کی سفارش کرتا ہے، چاہے الگ الگ اسائنمنٹ پروکیورمنٹ ایکٹ کی خریداری کی حد سے زیادہ نہ ہوں۔

رپورٹ میں سفارش کی گئی ہے کہ کیراوا شہر کی چھوٹی خریداری کے رہنما خطوط پر عمل کریں۔ اس کے علاوہ، شہر پر زور دیا جاتا ہے کہ وہ خدمت فراہم کرنے والے سے مستقبل میں قانونی خدمات کی خریداریوں کے لیے کافی درست انوائس بریک ڈاؤن فراہم کرے۔ خریداری کے فیصلے اور معاہدے کرتے وقت شہر کو اپنی داخلی ہدایات پر عمل کرنا چاہیے۔

شہر کو اس حقیقت پر بھی توجہ دینے کی سفارش کی جاتی ہے کہ قانونی خدمات حاصل کرتے وقت، ایک تحریری معاہدہ یا اسائنمنٹ کا خط اور مناسب خریداری کے فیصلے تیار کیے جاتے ہیں۔ اگر سوال قانونی نمائندہ خدمات سے متعلق ہے جو پروکیورمنٹ ایکٹ کی تعمیل سے باہر ہیں تو اسے خریداری کے فیصلے میں بیان کرنا ضروری ہے۔

ہم کیا کرنے جا رہے ہیں؟

کیراوا شہر معائنہ رپورٹ میں پیش کی گئی خامیوں کو بہت سنجیدگی سے لیتا ہے۔ غلطیوں کو درست کیا جاتا ہے اور تنظیم کی تمام سطحوں سے سبق سیکھا جاتا ہے۔

"پورے شہر کی انتظامیہ کی جانب سے، میں اس حقیقت کے لیے معذرت خواہ ہوں کہ ہمارے پاس اندرونی کنٹرول اور پروکیورمنٹ ہدایات کی تعمیل میں کوتاہیاں تھیں، ساتھ ہی یہ حقیقت کہ ہم مواصلات میں ناکام رہے ہیں۔ میں اس بات کو یقینی بناؤں گا کہ تمام ترقیاتی اقدامات کو فوری طور پر عملی جامہ پہنایا جائے"، میئر کرسی رونٹو ریاستوں

ٹھوس اقدامات

شہر اپنے کاموں میں درج ذیل تبدیلیاں کرے گا:

• ہم اس بات کو یقینی بنانے کے لیے طریقہ کار تیار کرتے ہیں کہ خریداری کے تمام عمل میں شہر کی داخلی ہدایات پر عمل کیا جائے۔
• ہم اس بات کو یقینی بناتے ہیں کہ شہر کی اپنی قانونی خدمات کو مناسب طریقے سے وسائل فراہم کیے جائیں۔
• تمام بیرونی قانونی خدمات کی خریداریوں کو شہر کی قانونی خدمات سے منظور شدہ ہونا ضروری ہے۔ شہر کی قانونی خدمات شہر سے باہر قانونی خدمات کی تمام خریداریوں کو مربوط کرتی ہے اور اس بات کا اندازہ لگاتی ہے کہ آیا اس معاملے کو اندرون ملک ملازمت کے طور پر ہینڈل کیا گیا ہے یا بیرونی خدمات کی خریداری کے طور پر۔
• جب بیرونی قانونی مہارت کی ضرورت ہوتی ہے، خدمات بنیادی طور پر پیش کی جاتی ہیں۔ آئیے قانونی خدمات کے لیے فریم ورک کنٹریکٹ کو ٹینڈر کرنے کا امکان تلاش کرتے ہیں۔
• ہم نے خریداری کے فیصلوں، تفویض کے معاہدوں اور قانونی خدمات کی خریداریوں کی لاگت کی نگرانی پر ایک گائیڈ تیار کیا۔
• ہم اندرونی کنٹرول تیار کرتے ہیں اور اپنے اندرونی آڈیٹر کی خدمات حاصل کرکے ہدایات کی تعمیل کو یقینی بناتے ہیں۔
• ہم پروکیورمنٹ یونٹ کے وسائل کو محفوظ بناتے ہیں تاکہ شہر کے ملازمین کو خریداری میں ضروری تعاون حاصل ہو۔
• ہم شہر کے پروکیورمنٹ مینوئل کو اپ ڈیٹ کرتے ہیں اور اس بات کو یقینی بناتے ہیں کہ اسے استعمال کیا جا سکے۔
• ہم خریداری کی رسیدوں پر کارروائی کے لیے ہدایات کو ایک دستاویز میں اپ ڈیٹ اور مرتب کرتے ہیں۔
• ہم پروکیورمنٹ مینوئل میں اور پرچیز انوائس کو سنبھالنے کی ہدایات میں معاہدے کی مدت کے دوران نگرانی اور لاگت کی نگرانی سے متعلق ہدایات شامل کرتے ہیں۔
• ہم لاگت سے باخبر رہنے کی سہولت کے لیے کیلکولیشن شناخت کنندہ کے استعمال کو تمام پروکیورمنٹس تک بڑھانے کے امکان کی چھان بین کر رہے ہیں۔
• ہم منصوبوں اور پائلٹس کو ایک واضح مالک کا نام دیتے ہیں۔ یہ مالک کی ذمہ داری ہے کہ وہ اس بات کو یقینی بنائے کہ ضروری فیصلے کیے گئے ہیں، وہ صحیح طریقے سے کیے گئے ہیں، اور لاگت کی نگرانی کی جاتی ہے۔
• خریداری میں حصہ لینے والا ہر شخص حصولی کی تربیت حاصل کرتا ہے۔ تربیت میں نئی ​​اور اپ ڈیٹ کردہ ہدایات کے مواد کا بھی جائزہ لیا جاتا ہے۔
• ہم سٹی ٹرسٹیز کو پروکیورمنٹ قانون اور ٹرسٹی پورٹل کے ورسٹائل استعمال میں تربیت دیتے ہیں۔
• ہم آپریٹنگ کے طریقے تیار کرتے ہیں تاکہ ٹرسٹیز کے ذریعے فیصلوں کو بہتر طریقے سے استعمال کیا جا سکے۔ فیصلے کی فہرست میں یورو کی رقم بھی ظاہر ہونی چاہیے۔
• ہم ٹرسٹیوں کو فعال اور تازہ ترین مطلع کرتے ہیں۔
• فیصلوں کی وجہ بننے والی تحقیقات کی دستاویزات تحریری طور پر کی جاتی ہیں۔
• خریداری کی حدود کے حوالے سے انتظامی اصول کا جائزہ لیا جاتا ہے۔
• شہری حکومت تعلیمی بورڈ کو فلاحی پیکج کے ٹینڈرنگ کا جائزہ لینے کا پابند کرتی ہے۔

"ان کے علاوہ، مقصد پوری تنظیم کی مواصلات کی مہارت کو بہتر بنانا اور شفافیت کو بڑھانا ہے،" رونٹو وعدہ کرتا ہے۔

کیراوا شہر کی حکومت شہر کی ترقی کے اقدامات کو کافی سمجھتی ہے۔

کیراوا شہر کی حکومت نے معائنہ رپورٹس اور شہر کی انتظامی ٹیم کی طرف سے صورتحال کے تدارک کے لیے تیار کیے گئے ایکشن پلان کا بغور مطالعہ کیا ہے اور انہیں مکمل طور پر منظور کر لیا ہے۔

"معائنہ کی رپورٹوں کی بنیاد پر، ہم نے ضروری ترقیاتی اقدامات کے بارے میں ایک اہم لیکن ایک ہی وقت میں تعمیری بات چیت کی۔ شہری حکومت شہر کی انتظامیہ کے پیش کردہ ترقیاتی اقدامات کو کافی سمجھتی ہے۔ ہم نے فیصلہ سازی کی کشادگی اور شفافیت کو بڑھانے کے لیے شہری حکومت کے اقدامات پر ایک بیان بھی تیار کیا ہے۔ ان اقدامات سے ہم شہر کو صحیح سمت میں آگے بڑھائیں گے"، سٹی بورڈ کے اجلاس کی صدارت کرنے والے وائس چیئرمین آئیرو سلوینڈر رقم

آپ منسلک منسلکات میں اندرونی آڈٹ رپورٹس دیکھ سکتے ہیں:

کیراوا سٹی کا 2024 پول والٹ پروکیورمنٹس کا اندرونی آڈٹ (pdf)
قانونی خدمات کی خریداری پر کیراوا شہر کا اندرونی آڈٹ 2024 (پی ڈی ایف)

اضافی معلومات فراہم کرنے والے:

ترقیاتی اقدامات سے متعلق سوالات: میئر کرسی رونٹو۔ اپنے سوالات کمیونیکیشنز مینیجر Pauliina Tervo، pauliina.tervo@kerava.fi، 040 318 4125 کو بھیجیں۔
اندرونی آڈٹ سے متعلق سوالات: سٹی کلرک Teppo Verronen, teppo.verronen@kerava.fi، 040 318 2322