دستاویز کا انتظام

معلومات، منٹس، کاپیاں یا دیگر پرنٹ آؤٹ کی معمول کی فراہمی کے لیے، پہلے صفحہ کے لیے EUR 5,00 اور ہر اگلے صفحے کے لیے EUR 0,50 کی فیس لی جاتی ہے۔

ایسی معلومات فراہم کرنے کے لیے جس کے لیے خصوصی اقدامات، دستاویز، کاپی یا دیگر پرنٹ آؤٹ کی ضرورت ہوتی ہے، ایک مقررہ بنیادی فیس لی جاتی ہے، جسے معلومات کی تلاش کی دشواری کے مطابق اس طرح پیمانہ کیا جاتا ہے:

• عام معلومات کی تلاش (کام کرنے کا وقت 2 گھنٹے سے کم) 30 یورو
• معلومات کی تلاش کا مطالبہ (کام کرنے کا وقت 2 - 5 گھنٹے) 60 یورو اور
• بہت ضروری معلومات کی تلاش (5 گھنٹے سے زیادہ کام کا بوجھ) 100 یورو۔

بنیادی فیس کے علاوہ، فی صفحہ فیس وصول کی جاتی ہے۔ فوری صورت میں، دستاویز کی فیس ڈیڑھ گنا میں وصول کی جا سکتی ہے۔

اتھارٹی کی سرگرمیوں کی تشہیر کے ایکٹ (621/1999) کے مطابق ہر کسی کو اتھارٹی کی عوامی دستاویز کے بارے میں معلومات حاصل کرنے کا حق ہے۔

عوامی مواد کے بارے میں معلومات کے لیے درخواست کا جواز پیش کرنے کی ضرورت نہیں ہے، اور معلومات کی درخواست کرنے والے شخص کو یہ بتانے کی ضرورت نہیں ہے کہ معلومات کس لیے استعمال کی جائے گی۔ ایسی درخواستیں آزادانہ طور پر کی جا سکتی ہیں، مثال کے طور پر ٹیلی فون یا ای میل کے ذریعے۔ کیراوا شہر کے دستاویزات سے متعلق معلومات کی درخواستیں براہ راست اس معاملے کے ذمہ دار آفس ہولڈر یا ڈومین کو بھیجی جاتی ہیں۔

اگر ضروری ہو تو، آپ شہر کے رجسٹری آفس سے مختلف اتھارٹیز کے ڈومینز اور وہاں پروسیس ہونے والے ڈیٹا میٹریل کے بارے میں مشورہ لے سکتے ہیں۔

سٹی رجسٹری آفس سے یا تو ای میل کے ذریعے kirjaamo@kerava.fi یا فون کے ذریعے 09 29491 پر رابطہ کیا جا سکتا ہے۔

دستاویز کو تلاش کرنا آسان بنانے کے لیے معلومات کی درخواست کو ہر ممکن حد تک واضح کرنا ایک اچھا خیال ہے۔ معلومات کے لیے درخواست کی شناخت اس طرح کی جانی چاہیے کہ یہ واضح ہو کہ درخواست کا تعلق کس دستاویز یا دستاویزات سے ہے۔ مثال کے طور پر، آپ کو ہمیشہ دستاویز کی تاریخ یا عنوان بتانا چاہیے اگر یہ معلوم ہے۔ سٹی اتھارٹی معلومات کی درخواست کرنے والے شخص سے اپنی درخواست کو محدود اور واضح کرنے کے لیے کہہ سکتی ہے۔

جب آپ معلومات کی درخواست کو دستاویزات کو نشانہ بناتے ہیں، تو معلومات کی شناخت ہو سکتی ہے، مثال کے طور پر، رجسٹر یا سروس کا نام جس میں دستاویز شامل ہے، ساتھ ہی دستاویز کی قسم (درخواست، فیصلہ، ڈرائنگ، بلیٹن) کے بارے میں معلومات۔ شہر کی دستاویز کی تشہیر کی تفصیل دستاویز کی تشہیر کے صفحہ پر دیکھی جا سکتی ہے۔ درخواست کی وضاحت کرنے کے لیے، اگر ضروری ہو تو، سٹی ڈومین سے رابطہ کریں جس کی دستاویز زیربحث ہے۔

اتھارٹی کی دستاویزات میں وہ معلومات بھی شامل ہیں جو قانون کے ذریعے صرف مخصوص شرائط کے تحت دی جا سکتی ہیں اور جس کے لیے اتھارٹی کو غور کرنا چاہیے کہ آیا درخواست گزار کو معلومات دی جا سکتی ہیں۔ اس کا اطلاق، مثال کے طور پر، پبلسٹی ایکٹ یا خصوصی قانون سازی کے تحت خفیہ رکھی گئی معلومات پر ہوتا ہے۔

پبلسٹی ایکٹ کے مطابق، ایک شخص جس کا حق، دلچسپی یا ذمہ داری اس معاملے سے متاثر ہوتی ہے اسے یہ حق حاصل ہے کہ وہ معاملے کو سنبھالنے یا سنبھالنے والی اتھارٹی سے کسی غیر عوامی دستاویز کے مواد کے بارے میں معلومات حاصل کرے، جس کا اثر ہو سکتا ہے یا ہو سکتا ہے۔ اس کے کیس سے نمٹنے پر۔ کسی خفیہ دستاویز یا دستاویزات کے بارے میں معلومات کی درخواست کرتے وقت جن کے بارے میں معلومات صرف مخصوص شرائط کے تحت جاری کی جا سکتی ہیں، دستاویز کی درخواست کرنے والے شخص کو معلومات کے استعمال کا مقصد بیان کرنا اور اپنی شناخت کی تصدیق کرنے کے قابل ہونا چاہیے۔ آپ الیکٹرانک فارم تلاش کرسکتے ہیں۔ یہاں سے. الیکٹرانک شناخت کے بغیر معلومات کی درخواستیں ایک درست سرکاری تصویری شناختی کارڈ کے ساتھ کی جانی چاہئیں کیراوا ٹرانزیکشن پوائنٹ پر.

جب دستاویز کا صرف ایک حصہ عوامی ہوتا ہے تو، درخواست کردہ معلومات دستاویز کے عوامی حصے سے دی جاتی ہیں تاکہ خفیہ حصہ ظاہر نہ ہو۔ دستاویز کے درخواست کنندہ سے اضافی معلومات طلب کی جا سکتی ہیں اگر معلومات کے حوالے کرنے کی شرائط کو واضح کرنے کی ضرورت ہو۔

عوامی دستاویز کے بارے میں معلومات جلد از جلد فراہم کی جائیں گی، معلومات کی درخواست کے بعد دو ہفتے بعد نہیں۔ اگر معلومات کی درخواست کی کارروائی اور حل کے لیے خصوصی اقدامات یا معمول سے زیادہ کام کا بوجھ درکار ہے، تو دستاویز کے بارے میں معلومات فراہم کی جائیں گی یا تازہ ترین معلومات کی درخواست کے ایک ماہ کے اندر معاملہ حل کر لیا جائے گا۔

EU جنرل ڈیٹا پروٹیکشن ریگولیشن کے مطابق، ذاتی ڈیٹا کے معائنے کی درخواست اور غلط ڈیٹا کو درست کرنے کی درخواست کا جواب بلا ضرورت تاخیر کے دیا جانا چاہیے اور درخواست موصول ہونے کے ایک ماہ بعد نہیں ہونا چاہیے۔ وقت کو زیادہ سے زیادہ دو ماہ تک بڑھایا جا سکتا ہے۔

درخواست کی گئی معلومات کی نوعیت، دائرہ کار اور شکل پر منحصر ہے، شہر درخواست کی گئی معلومات کو الیکٹرانک طور پر، کاغذ پر یا سائٹ پر دے سکتا ہے۔

ڈیٹا مینجمنٹ یونٹ کو ڈیٹا مینجمنٹ ایکٹ (906/2019) کے سیکشن 28 کے مطابق ڈیٹا کے ذخائر کی تفصیل اور کیس رجسٹر کو برقرار رکھنا چاہیے۔ کیراوا شہر قانون میں مذکور انفارمیشن مینجمنٹ یونٹ کے طور پر کام کرتا ہے۔

اس تفصیل کی مدد سے کیراوا شہر کے صارفین کو بتایا جاتا ہے کہ شہر کس طرح ڈیٹا میٹریل کا انتظام کرتا ہے جو اتھارٹی کے کیس پروسیسنگ اور سروس پروویژن میں بنائے گئے ہیں۔ تفصیل کا مقصد صارفین کو معلومات کی درخواست کے مواد کی شناخت کرنے اور معلومات کی درخواست کو صحیح فریق تک پہنچانے میں مدد کرنا ہے۔

دستاویز کی تشہیر کی تفصیل یہ بھی بتاتی ہے کہ خدمات کی تیاری یا معاملات کو سنبھالتے وقت شہر کس حد تک ڈیٹا پر کارروائی کرتا ہے۔ شہر میں کیا ڈیٹا محفوظ ہے اس بارے میں معلومات حاصل کرنے کا امکان انتظامیہ کی شفافیت کا کام کرتا ہے۔