تم الانتهاء من عمليات التفتيش الداخلية لمدينة كيرافا - والآن حان الوقت لاتخاذ إجراءات التطوير

أعلنت مدينة كيرافا في ديسمبر 2023 أنها ستبدأ تدقيقًا داخليًا للمشتريات المتعلقة بقفز القصب ومشتريات الخدمات القانونية. كان الهدف من التدقيق الداخلي هو معرفة ما إذا كانت المشتريات التي قامت بها مدينة كيرافا قد تم تنفيذها بشكل صحيح بما يتوافق مع القوانين واللوائح.

تم إجراء المراجعة الداخلية من قبل شركة BDO Oy، وهي شركة تدقيق متخصصة في خدمات الإدارة العامة والمالية. اكتملت الآن عملية التدقيق الداخلي التي أجرتها شركة BDO، وتمت مناقشة التقارير في اجتماع مجلس المدينة في 25.3.2024 مارس XNUMX.

مشتريات القفز بالزانة

أجرت شركة BDO فحصًا لمشروع القفز بالزانة في قطاع التعليم والتدريس اعتبارًا من عام 2023. بالإضافة إلى ذلك، بناءً على طلب المدينة، تم فحص مشروع الرفاه المهني للمدينة من عام 2019.

تم إجراء التفتيش من خلال فحص مواد الفاتورة بأكملها وإجراء مقابلة مع الشخص المشارك في عملية الشراء. كان الهدف من المراجعة هو تقييم الامتثال القانوني لجهة الشراء وكذلك الامتثال للقواعد ومدى ملاءمة الإجراءات.

وكان أساس التقييم هو التعليمات الداخلية للبلدية، مثل دليل المشتريات وتعليمات المشتريات الصغيرة، وقانون المشتريات وقانون الإدارة، بالإضافة إلى الرقابة الداخلية وممارسات الحكم الرشيد.

الملاحظات الرئيسية بشأن شراء القفز بالزانة

وخلص التفتيش إلى أنه في المشتريات التي تمت في عام 2023، كانت هناك أوجه قصور في الامتثال لتعليمات المشتريات وقانون المشتريات، وكذلك في اتخاذ قرارات الشراء.

كانت BDO على نفس المنوال الذي اتبعته هيئة المنافسة والمستهلك الفنلندية في نشرتها الصادرة في 15.2.2024 فبراير XNUMX: لم يقدم التفتيش مبررات واضحة لتقسيم عملية شراء القفز بالزانة إلى عمليتي شراء، ولكنها كيان مشتريات واحد ينبغي أن يكون لديه تم طرحها للمناقصة.

مقترحات التطوير الواردة في التقرير

توصي شركة BDO مدينة كيرافا بتطوير الرقابة الداخلية.

يُنصح المدينة بتقديم عطاءات لشراء خدمات القفز بالزانة وخدمات الرعاية الاجتماعية ككيان واحد ووضع إجراءات توفر ضمانًا كافيًا بأن جميع مشتريات المدينة تمتثل لقانون المشتريات العامة.

بالإضافة إلى ذلك، توصي BDO مدينة كيرافا بوضع إجراءات توفر ضمانًا كافيًا باتباع قانون المشتريات العامة في جميع عمليات المشتريات بالمدينة. بالإضافة إلى ذلك، يُنصح باتباع التعليمات الداخلية للمدينة في عمليات الشراء، وبالنسبة لجميع المشتريات التي تتجاوز 9 يورو، يتم اتخاذ قرار الشراء وفقًا لإرشادات المشتريات الصغيرة في المدينة.

شراء الخدمات القانونية

قامت BDO بتدقيق مشتريات الخدمات القانونية لمدينة Kerava من Roschier Asiajatoimisto Oy للأعوام 2019-2023. وتم إجراء التفتيش على أساس مواد الفواتير الواردة ومن خلال إجراء مقابلات مع الأشخاص المشاركين في شراء الخدمات القانونية.

كان الهدف هو معرفة ما إذا كانت مدينة كيرافا قد اتبعت إرشادات المشتريات الداخلية، وإرشادات المشتريات الصغيرة، وقانون المشتريات، والممارسات الجيدة للرقابة الداخلية في المشتريات. وبالإضافة إلى ذلك، كان الهدف هو تسليط الضوء على أهداف التنمية.

الملاحظات الرئيسية بشأن شراء الخدمات القانونية

وذكرت شركة BDO في تقريرها أن هناك تطوراً في الرقابة الداخلية بالمدينة والالتزام بمبادئ الحكم الرشيد في كافة جوانب أهداف التفتيش.

ويشير التقرير إلى أنه على الرغم من أن مدينة كيرافا قامت بشراء خدمات قانونية من نفس المورد طوال فترة المراجعة دون تقديم عطاءات، فإن شراء الخدمات القانونية لم يتجاوز حد الشراء المنصوص عليه في قانون المشتريات في الحالات الفردية.

لم تبرم مدينة كيرافا عقد شراء مكتوب أو خطاب تكليف مع مكتب المحاماة، وتم شراء الخدمات خلال فترة التفتيش من نفس مقدم الخدمة بشكل أساسي دون طلب مناقصة وقرار شراء.

وفقًا لدليل المشتريات الخاص بمدينة كيرافا، يجب إعداد عقد شراء مكتوب للمشتريات، والذي يحدد موضوع المهمة وشروط الشراء ومسؤوليات مختلف الجهات الفاعلة. لقد كان شراء الخدمات القانونية متوافقًا مع القانون، لكنه لم يكن متوافقًا مع دليل المشتريات الخاص بالمدينة من جميع النواحي.

مقترحات التطوير الواردة في التقرير

توصي شركة BDO المدينة بالنظر في تقديم عطاءات للخدمات القانونية، حتى لو كانت المهام المنفصلة لا تتجاوز حد الشراء المنصوص عليه في قانون المشتريات.

ويوصي التقرير بأن تتبع شركة Kerava إرشادات المشتريات الصغيرة الخاصة بالمدينة. بالإضافة إلى ذلك، يتم حث المدينة على مطالبة مزود الخدمة بتقديم تفاصيل دقيقة كافية للفواتير لشراء الخدمات القانونية في المستقبل. يجب أن تتبع المدينة إرشاداتها الداخلية عند اتخاذ قرارات الشراء والعقود.

يُنصح المدينة أيضًا بالانتباه إلى أنه عند شراء الخدمات القانونية، يتم إعداد عقد مكتوب أو خطاب تكليف وقرارات الشراء المناسبة. ويجب ذكر ذلك في قرار الشراء إذا كان السؤال يتعلق بخدمات التمثيل القانوني التي لا تتوافق مع قانون المشتريات.

ماذا علينا ان نفعل؟

تأخذ مدينة كيرافا أوجه القصور الواردة في تقرير التفتيش على محمل الجد. يتم تصحيح الأخطاء واستخلاص الدروس منها على جميع مستويات المنظمة.

"بالنيابة عن إدارة المدينة بأكملها، أعتذر عن حقيقة أننا واجهنا أوجه قصور في الرقابة الداخلية والامتثال لتعليمات المشتريات، فضلاً عن حقيقة فشلنا في الاتصال. سأتأكد من وضع جميع إجراءات التطوير موضع التنفيذ على الفور"، قال عمدة المدينة كيرسي رونتو تنص على.

تدابير ملموسة

ستقوم المدينة بإجراء التغييرات التالية على عملياتها:

• نقوم بوضع إجراءات لضمان اتباع المبادئ التوجيهية الداخلية للمدينة في جميع عمليات الشراء.
• نحن نضمن أن الخدمات القانونية الخاصة بالمدينة تتمتع بالموارد الكافية.
• يجب أن تتم الموافقة على جميع عمليات شراء الخدمات القانونية الخارجية من قبل الخدمات القانونية بالمدينة. تقوم الخدمات القانونية بالمدينة بتنسيق جميع عمليات شراء الخدمات القانونية خارج المدينة وإجراء تقييم لما إذا كان يتم التعامل مع الأمر كوظيفة داخلية أو كشراء خدمة خارجية.
• عندما تكون هناك حاجة إلى خبرة قانونية خارجية، يتم تقديم الخدمات بشكل أساسي. دعونا نتعرف على إمكانية طرح العقد الإطاري للخدمات القانونية.
• قمنا بإعداد دليل حول قرارات الشراء واتفاقيات التنازل ومراقبة تكاليف شراء الخدمات القانونية.
• نقوم بتطوير الرقابة الداخلية والتأكد من الالتزام بالتعليمات من خلال تعيين مدقق داخلي خاص بنا.
• نقوم بتأمين موارد وحدة المشتريات ليحصل موظفو المدينة على الدعم اللازم في مجال المشتريات.
• نقوم بتحديث دليل المشتريات الخاص بالمدينة والتأكد من إمكانية استخدامه.
• نقوم بتحديث وتجميع تعليمات معالجة فواتير الشراء في مستند واحد.
• نقوم بتضمين تعليمات الإشراف ومراقبة التكاليف خلال فترة العقد في دليل المشتريات وفي تعليمات التعامل مع فواتير الشراء.
• نحن ندرس إمكانية توسيع نطاق استخدام معرف الحساب ليشمل جميع المشتريات لتسهيل تتبع التكلفة.
• نحن نسمي المشاريع والطيارين مالكًا واضحًا. تقع على عاتق المالك مسؤولية التأكد من اتخاذ القرارات اللازمة، وتنفيذها بشكل صحيح، ومراقبة التكلفة.
• كل من يشارك في المشتريات يتلقى تدريبًا في مجال المشتريات. تتم أيضًا مراجعة محتوى التعليمات الجديدة والمحدثة في التدريبات.
• نقوم بتدريب أمناء المدينة على قانون المشتريات والاستخدام المتنوع لبوابة الوصي.
• نقوم بتطوير أساليب التشغيل بحيث يتم استخدام القرارات بشكل أفضل من قبل الأمناء. ويجب أن تظهر المبالغ باليورو أيضًا في قوائم القرار.
• نقوم بإبلاغ الأمناء بشكل نشط ومحدث.
• ويتم توثيق التحقيقات التي أدت إلى اتخاذ القرارات كتابياً.
• تتم مراجعة القاعدة الإدارية فيما يتعلق بحدود المشتريات.
• تلزم حكومة المدينة مجلس التعليم بتقييم مناقصة حزمة الرعاية الاجتماعية.

"بالإضافة إلى ذلك، فإن الهدف هو تحسين مهارات الاتصال للمنظمة بأكملها وزيادة الشفافية"، كما وعد رونتو.

تعتبر حكومة مدينة كيرافا أن إجراءات تطوير المدينة كافية

لقد درست حكومة مدينة كيرافا بعناية تقارير التفتيش وخطط العمل التي وضعها فريق إدارة المدينة لمعالجة الوضع ووافقت عليها بالكامل.

وأضاف: "بناء على تقارير التفتيش، أجرينا مناقشة انتقادية وبناءة في نفس الوقت حول إجراءات التطوير الضرورية. تعتبر حكومة المدينة أن إجراءات التطوير التي قدمتها إدارة المدينة كافية. لقد أعددنا أيضًا بيانًا حول الإجراءات التي اتخذتها حكومة المدينة لزيادة الانفتاح والشفافية في اتخاذ القرار. بهذه الإجراءات، سنعمل على تطوير المدينة معًا في الاتجاه الصحيح"، نائب الرئيس الذي ترأس اجتماع مجلس المدينة ايرو سيلفاندر كمية.

ويمكنكم الاطلاع على تقارير التدقيق الداخلي في المرفقات:

المراجعة الداخلية لمدينة كيرافا لمشتريات القفز بالزانة لعام 2024 (pdf)
التدقيق الداخلي لمدينة كيرافا 2024 على مشتريات الخدمات القانونية (pdf)

مقدمو المعلومات الإضافية:

الأسئلة المتعلقة بتدابير التنمية: رئيس البلدية كيرسي رونتو. أرسل أسئلتك إلى مديرة الاتصالات بولينا تيرفو، pauliina.tervo@kerava.fi، 040 318 4125
الأسئلة المتعلقة بالتدقيق الداخلي: كاتب المدينة تيبو فيرونين، teppo.verronen@kerava.fi، 040 318 2322