Gestió documental

Per al subministrament habitual d'informació, actes, còpies o altres impressions, es cobra una tarifa de 5,00 EUR per la primera pàgina i 0,50 EUR per a cada pàgina posterior.

Per facilitar la informació que requereixi mesures especials, un document, còpia o altra impressió, es cobra una tarifa bàsica fixa, que s'ajusta en funció de la dificultat de la cerca d'informació de la següent manera:

• cerca normal d'informació (jornada inferior a 2 hores) 30 euros
• recerca d'informació exigent (horari de treball 2 – 5 hores) 60 euros i
• recerca d'informació molt exigent (càrrega de treball més de 5 hores) 100 euros.

A més de la tarifa bàsica, es cobra una tarifa per pàgina. En cas d'urgència, la taxa de document es pot cobrar en una vegada i mitja.

Tota persona té dret a rebre informació sobre el document públic de l'autoritat d'acord amb la Llei de publicitat de les activitats de l'autoritat (621/1999).

No cal justificar una sol·licitud d'informació sobre material públic, i la persona que sol·licita la informació no ha de dir per a què es farà servir la informació. Aquestes sol·licituds es poden fer lliurement, per exemple per telèfon o per correu electrònic. Les sol·licituds d'informació sobre documents de la ciutat de Kerava es dirigeixen directament al titular de l'oficina o domini responsable de l'assumpte.

Si cal, podeu obtenir assessorament al registre de la ciutat sobre els dominis de les diferents autoritats i els materials de dades que s'hi processen.

Es pot contactar amb l'oficina de registre municipal per correu electrònic a kirjaamo@kerava.fi o per telèfon al 09 29491.

És una bona idea especificar la sol·licitud d'informació amb la màxima precisió possible per facilitar la recerca del document. La sol·licitud d'informació s'ha d'identificar de manera que quedi clar quin document o documents es refereix a la sol·licitud. Per exemple, sempre hauríeu d'indicar la data o el títol del document si és conegut. L'autoritat municipal pot demanar a la persona que fa la sol·licitud d'informació que limiti i concreti la seva sol·licitud.

Quan orienteu la sol·licitud d'informació als documents, la informació identificativa pot ser, per exemple, el nom del registre o servei en què s'inclou el document, així com informació sobre el tipus de document (sol·licitud, decisió, dibuix, butlletí). La descripció de la publicitat del document de la ciutat es pot trobar a la pàgina de descripció de la publicitat del document. Per concretar la sol·licitud, si és necessari, poseu-vos en contacte amb el domini de la ciutat el document del qual es tracti.

Els documents de l'autoritat també inclouen informació que només es pot donar en determinades condicions per llei i per a la qual l'autoritat ha de considerar si la informació es pot donar al sol·licitant. Això s'aplica, per exemple, a la informació que es manté en secret segons la Llei de publicitat o una legislació especial.

Segons la Llei de publicitat, una persona el dret, l'interès o l'obligació de la qual es vegi afectat per l'assumpte té dret a rebre informació sobre el contingut d'un document no públic de l'autoritat que gestiona o s'encarrega de l'assumpte, que pot o ha tingut un impacte. sobre la gestió del seu cas. Quan sol·liciti informació sobre un document confidencial o documents sobre els quals només es pot divulgar informació en determinades condicions, la persona que sol·licita el document ha d'indicar la finalitat de l'ús de la informació i poder verificar la seva identitat. Podeu trobar el formulari electrònic des d'aquí. Les sol·licituds d'informació realitzades sense identificació electrònica s'han de fer amb un DNI oficial amb fotografia en vigor Al punt de transacció de Kerava.

Quan només una part del document és pública, la informació sol·licitada es dóna des de la part pública del document perquè no es reveli la part secreta. Es pot demanar al sol·licitant del document informació addicional si és necessària per aclarir les condicions de lliurament de la informació.

La informació sobre el document públic es facilitarà tan aviat com sigui possible, com a màxim dues setmanes després de la sol·licitud d'informació. Si la tramitació i resolució de la sol·licitud d'informació requereixen mesures especials o una càrrega de treball superior a l'habitual, es facilitarà la informació sobre el document o es resoldrà l'assumpte en el termini d'un mes des de la presentació de la sol·licitud d'informació.

Segons el Reglament General de Protecció de Dades de la UE, una sol·licitud d'inspecció de dades personals i una sol·licitud de correcció de dades incorrectes s'han de respondre sense demora indeguda i com a màxim un mes després de rebre la sol·licitud. El termini es pot prorrogar en un màxim de dos mesos.

Segons la naturalesa, l'abast i la forma de la informació sol·licitada, l'Ajuntament pot lliurar la informació sol·licitada ja sigui electrònicament, en paper o presencialment.

La unitat de gestió de dades ha de mantenir una descripció de les reserves de dades que gestiona i el registre d'expedients d'acord amb l'article 906 de la Llei de gestió de dades (2019/28). La ciutat de Kerava actua com a unitat de gestió de la informació esmentada a la llei.

Amb l'ajuda d'aquesta descripció, s'explica als clients de la ciutat de Kerava com la ciutat gestiona els materials de dades que es creen en el processament de casos i la prestació de serveis de l'autoritat. L'objectiu de la descripció és ajudar els clients a identificar el contingut de la sol·licitud d'informació i dirigir la sol·licitud d'informació a la part adequada.

La descripció de la publicitat del document també indica fins a quin punt la ciutat processa les dades quan produeix serveis o gestiona assumptes. La possibilitat d'obtenir informació sobre quines reserves de dades té la ciutat serveix per a la transparència de l'administració.