Protecció de dades

La protecció de dades fa referència a la protecció de dades personals. Les dades personals són informació que descriu una persona física a partir de la qual es pot identificar directament o indirectament. Aquesta informació inclou, per exemple, nom, adreça de correu electrònic, número de seguretat social, foto i número de telèfon.

Per què es recullen dades als serveis de la ciutat?

Les dades personals es recullen i es tracten per dur a terme activitats oficials d'acord amb la legislació i la normativa. A més, l'obligació de les activitats oficials és elaborar estadístiques, per a les quals s'utilitzen dades personals anònimes segons sigui necessari, és a dir, les dades es troben en una forma des de la qual no es pot identificar la persona.

Quina informació es tracta als serveis de la ciutat?

Quan el client, és a dir, l'interessat, comença a utilitzar el servei, es recull la informació necessària per a la implementació del servei en qüestió. La ciutat ofereix diversos serveis als seus ciutadans, com ara serveis d'ensenyament i educació infantil, serveis de biblioteca i serveis esportius. En conseqüència, el contingut de la informació recollida varia. La ciutat de Kerava només recull les dades personals necessàries per al servei en qüestió. La informació recollida en els diferents serveis es pot trobar amb més detall a les declaracions de privadesa d'aquest lloc web per àrees temàtiques.

On obteniu la informació dels serveis de la ciutat?

Per regla general, les dades personals s'obtenen del propi client. A més, la informació s'obté de sistemes mantinguts per altres autoritats, com el Centre de Registre de Població. A més, durant la relació amb el client, el proveïdor de serveis que actuï en nom de la ciutat pot, en funció de la relació contractual, mantenir i complementar la informació del client.

Com es tracten les dades personals als serveis de la ciutat?

Les dades personals es tracten amb cura. Les dades es tracten només amb la finalitat predefinida. Quan tractem dades personals, complim la legislació i les bones pràctiques de tractament de dades.

Els fonaments legals segons el Reglament de Protecció de Dades són la legislació obligatòria, el contracte, el consentiment o l'interès legítim. A la ciutat de Kerava, sempre hi ha una base legal per al tractament de dades personals. En diversos serveis, el tractament de les dades personals també es pot basar en la legislació que regula el servei en qüestió, per exemple en les activitats docents.

El nostre personal està obligat a un deure de confidencialitat. El personal que gestiona les dades personals es forma regularment. Es controla l'ús i els drets dels sistemes que contenen dades personals. Les dades personals només poden ser tractades per un empleat que tingui dret a tractar les dades en qüestió en nom de les seves funcions laborals.

Qui processa les dades als serveis de la ciutat?

En principi, les dades personals dels clients de la ciutat, és a dir, usuaris registrats, només podran ser tractades pels empleats que tinguin la necessitat de tractar les dades en qüestió per a les seves funcions laborals. A més, la ciutat utilitza subcontractistes i socis que tenen accés a les dades personals necessàries per organitzar els serveis. Aquestes parts només poden tractar dades d'acord amb les instruccions i acords donats per la ciutat de Kerava.

A qui es pot donar a conèixer la informació dels registres municipals?

La transferència de dades personals fa referència a situacions en què les dades personals es ceden a un altre responsable del tractament per a un ús propi i independent. Les dades personals només es poden divulgar en el marc establert per la llei o amb el consentiment del client.

Pel que fa a la ciutat de Kerava, les dades personals es comuniquen a altres autoritats en funció dels requisits de la legislació. La informació es pot divulgar, per exemple, al Servei Nacional de Pensions o al servei KOSKI de la Junta Nacional d'Educació de Finlandia.

Segons el Reglament de Protecció de Dades, la persona registrada, és a dir, el client de la ciutat, té dret a:

• per comprovar la informació personal sobre ell mateix
• sol·licitar la correcció o la supressió de les seves dades
• sol·licitar la restricció del tractament o oposar-se al tractament
• sol·licitar la transferència de dades personals d'un sistema a un altre
• per rebre informació sobre el tractament de dades personals

El registrant no pot utilitzar tots els drets en totes les situacions. La situació es veu afectada, per exemple, per quina base legal segons el reglament de protecció de dades es tracten les dades personals.

Dret a inspeccionar les dades personals

La persona registrada, és a dir, el client de la ciutat, té dret a rebre confirmació del responsable del tractament que les dades personals que la concerneixen s'estan tractant o que no s'estan tractant. Quan ho sol·liciti, el responsable del tractament ha de proporcionar a l'interessat una còpia de les dades personals tractades en nom seu.

Recomanem enviar una sol·licitud d'inspecció principalment mitjançant transaccions electròniques amb una identificació sòlida (requereix l'ús de credencials bancàries). Podeu trobar el formulari electrònic des d'aquí.

Si el client no pot utilitzar el formulari electrònic, la sol·licitud també es pot fer a l'oficina de registre municipal o al punt d'atenció de Sampola. Per a això, necessiteu un DNI amb fotografia, ja que la persona que fa la sol·licitud ha de ser sempre identificable. No és possible fer una sol·licitud per telèfon o correu electrònic, perquè no podem identificar de manera fiable una persona en aquests canals.

Dret a la rectificació de les dades

El client registrat, és a dir, el client de la ciutat, té dret a exigir que les dades personals incorrectes, inexactes o incompletes que el concerneixen siguin corregits o complementats sense demora indeguda. A més, l'interessat té dret a exigir que s'eliminin les dades personals innecessàries. La redundància i la imprecisió s'avaluen segons el temps d'emmagatzematge de les dades.

Si l'ajuntament no accepta la sol·licitud de rectificació, s'emet una resolució sobre l'assumpte en la qual s'esmenten les raons per les quals no s'ha acceptat la sol·licitud.

Us recomanem que envieu una sol·licitud de correcció de dades principalment mitjançant transaccions electròniques amb identificació sòlida (requereix l'ús de credencials bancàries). Podeu trobar el formulari electrònic des d'aquí.

També es pot sol·licitar la correcció d'informació in situ a l'oficina de registre municipal o al punt d'atenció de Sampola. La identitat de la persona que fa la sol·licitud es verifica quan es presenta la sol·licitud.

Sol·licitar temps de tramitació i tarifes

La ciutat de Kerava s'esforça per processar les sol·licituds el més aviat possible. El termini per presentar informació o aportar informació addicional relacionada amb la sol·licitud d'inspecció de dades personals és d'un mes des de la recepció de la sol·licitud d'inspecció. Si la sol·licitud d'inspecció és excepcionalment complexa i extensa, el termini es pot prorrogar en dos mesos. El client serà notificat personalment sobre l'ampliació del temps de processament.

La informació del registrant es proporciona bàsicament de manera gratuïta. Tanmateix, si es demanen més còpies, l'ajuntament pot cobrar una tarifa raonable basada en els costos administratius. Si la sol·licitud d'informació és òbviament infundada i no raonable, especialment si les sol·licituds d'informació es fan reiteradament, l'Ajuntament pot cobrar les despeses administratives ocasionades per facilitar la informació o negar-se a facilitar-la totalment. En aquest cas, l'ajuntament demostrarà que la sol·licitud és infundada o no raonable.

Oficina del Comissionat de Protecció de Dades

L'interessat té dret a presentar una reclamació davant l'Oficina del Comissionat de Protecció de Dades, si considera que s'ha vulnerat la legislació vigent de protecció de dades en el tractament de les dades personals que el concerneixen.

Si l'ajuntament no accepta la sol·licitud de rectificació, s'emet una resolució sobre l'assumpte en la qual s'esmenten les raons per les quals no s'ha acceptat la sol·licitud. També us informem sobre el dret a recursos legals, per exemple la possibilitat de presentar una queixa davant el Comissionat de Protecció de Dades.

Informar al client sobre el tractament de les dades personals

El Reglament General de Protecció de Dades de la Unió Europea obliga el responsable del tractament (ciutat) a informar l'interessat (client) sobre el tractament de les seves dades personals. La informació al registrant a la ciutat de Kerava es realitza amb l'ajuda tant de les declaracions de protecció de dades específiques del registre com de la informació recollida al lloc web. Podeu trobar les declaracions de privadesa específiques del registre a la part inferior de la pàgina.

Finalitat del tractament de dades personals

La gestió de les tasques de la ciutat es basa en la llei, i la gestió de les tasques estatutàries sol requerir el tractament de dades personals. Per tant, la base per al tractament de dades personals a la ciutat de Kerava és, per regla general, complir amb les obligacions legals.

Períodes de conservació de dades personals

El període de conservació dels documents municipals està determinat per la legislació, els reglaments dels Arxius Nacionals o les recomanacions del període de conservació de l'Associació Nacional de Municipis. Els dos primers criteris són obligatoris i, per exemple, els documents que s'emmagatzemen verticalment els determina l'Arxiu Nacional. Els períodes de conservació, arxiu, eliminació i informació confidencial dels documents de la ciutat de Kerava es defineixen amb més detall a les normes de funcionament dels serveis d'arxiu i al pla de gestió documental. Els documents es destrueixen un cop transcorregut el període de conservació definit en el pla de gestió documental, garantint la protecció de dades.

Descripció dels grups registrats i grups de dades personals a tractar

Per persona registrada s'entén la persona a qui correspon el tractament de les dades personals. Els inscrits de la ciutat són els empleats, síndics i clients de la ciutat, com ara els residents municipals coberts pels serveis educatius i d'oci i serveis tècnics.

Per complir amb les obligacions legals, l'Ajuntament tracta diverses dades personals. Les dades personals fan referència a tota la informació relacionada amb una persona física identificada o identificable, com ara el nom, el número de seguretat social, l'adreça, el número de telèfon i l'adreça de correu electrònic. A més, la ciutat tracta les anomenades dades personals especials (sensibles), que vol dir, per exemple, informació relacionada amb la salut, la situació econòmica, les conviccions polítiques o l'origen ètnic. La informació especial s'ha de mantenir en secret i només es pot tractar en situacions específicament definides en el reglament de protecció de dades, que són, p. el consentiment de l'interessat i el compliment de les obligacions legals del responsable del tractament.

Divulgació de dades personals

La transferència de dades personals s'explica detalladament a les declaracions de privadesa específiques del registre, que es poden trobar a la part inferior de la pàgina. Com a norma general, es pot afirmar que la informació es divulga fora de la ciutat només amb el consentiment de l'interessat o la cooperació mútua de les autoritats per motius estatutaris.

Mesures de seguretat tècniques i organitzatives

Els equips de tecnologia de la informació es troben en locals protegits i vigilats. Els drets d'accés als sistemes d'informació i fitxers es basen en drets d'accés personals i se'n supervisa l'ús. Els drets d'accés s'atorguen tasca per tasca. Cada usuari accepta l'obligació d'utilitzar i mantenir la confidencialitat de les dades i els sistemes d'informació. A més, els arxius i les unitats de treball disposen de control d'accés i panys de portes. Els documents s'emmagatzemen en sales controlades i en armaris tancats.

Avisos de privadesa

Les descripcions són fitxers pdf que s'obren a la mateixa pestanya.

• Declaració de privadesa de Resident Choices (pdf)
• Registre de personal (pdf)
• Registre de gestió de clients de serveis empresarials (pdf)
• Universitat de Kerava (pdf)
• Educació infantil i educació infantil (pdf)
• Educació bàsica (pdf)
• Batxillerat (pdf)
• Suport al creixement i l'aprenentatge (pdf)
• Serveis d'infraestructures (pdf)
• Registre de gestió de casos i documents (pdf)
• Serveis d'ocupació (pdf)
• Subministrament d'aigua de Kerava (pdf)
• Registre de clients del sistema de biblioteques de la biblioteca de la ciutat de Kerava i les biblioteques de Kirkes (pdf)
• Serveis de videovigilància de la biblioteca (pdf)
• Registre de fiduciaris (pdf)
• Serveis del museu (pdf)
• Document informatiu registre reserva d'espai Timmi (pdf)
• Sol·licituds de subvenció (pdf)
• Registre de materials de resposta per a l'enquesta Maptionaire (pdf)
• eParking (pdf)
• Registre d'usuaris de l'entorn de formació en línia de protecció de dades Navisec Flex (pdf)
• Registre de clients per a tasques oficials de control d'edificis (pdf)
• Granit Registre personal de gestió i notificació de desviacions de seguretat laboral, riscos i seguretat de la informació (pdf)
• Enquesta webropol de la ciutat de Kerava (pdf)
• Formulari de contacte del servei de xat Smilee registre de clients (pdf)
• Sistema electrònic de gestió de flotes amb Spot (pdf)
• Registre personal de l'administració financera de la ciutat de Kerava (pdf)
• Registre personal del sistema de vigilància amb càmeres de llocs públics del centre de la ciutat (pdf)
• Sistema de vigilància amb càmeres de gravació immobiliària de Kerava City (pdf)
• Activitat de Déu del parc (pdf)
• Organització de sortides i assistència alimentària a les famílies (pdf)
• Registre personal de sol·licituds de subvencions en el sector de l'oci i el benestar (pdf)
• Retransmissió de l'ajuntament (pdf)
• Permisos d'aparcament del personal de la zona d'aparcament del parc esportiu Kaleva (pdf)
• Llistat de persones que treballen en projectes de construcció autogestionats d'enginyeria municipal (pdf)
• Registre de clients de control d'aparcament de la ciutat de Kerava (pdf)
• Registre de clients dels serveis juvenils de la ciutat de Kerava (pdf)
• Gestió de contractes de Cloudia (pdf)
• Registre de personal de màrqueting d'esdeveniments de la indústria de l'oci i el benestar (pdf)
• Piiloduuni.fi (pdf)
• Organització d'esdeveniments i registre de màrqueting dels serveis culturals de Kerava (pdf)
• Registre de l'organització del consell juvenil de Kerava i eleccions juvenils (pdf)
• Registre de localització de vehicles, maquinària i treballadors d'enginyeria urbana (pdf)
• Registre del canal intern de denúncia d'abús de la ciutat de Kerava (pdf)
• Menjarregistre de serveis (pdf)
• Registre d'enquesta de l'arbre de noms (pdf)
• Registre del festival de la nova construcció (pdf)
• Registre de grups d'interès del sector de l'oci i el benestar (pdf)
• Document informatiu, registre de gestió d'usuaris (pdf)
• Document informatiu, servei al núvol M365 i registre de gestió de dispositius mòbils Intune (pdf)
• Informointiasiakirja, kiinteistörekisteri (pdf)