Per a l'organitzador de l'esdeveniment

Idea de l'esdeveniment i grup objectiu

Quan comenceu a planificar un esdeveniment, primer penseu en:

• A qui va destinat l'esdeveniment?
• A qui li pot importar?
• Quin tipus de contingut seria bo tenir en l'esdeveniment?
• Quin tipus d'equip necessites perquè l'esdeveniment sigui possible?

Econòmic

El pressupost és una part important de la planificació d'esdeveniments, però depenent de la naturalesa de l'esdeveniment, és possible organitzar-lo fins i tot amb una petita inversió.

En el pressupost, és bo tenir en compte les despeses, com ara

• despeses derivades del lloc
• despeses dels empleats
• estructures, per exemple escenari, tendes de campanya, so, il·luminació, lavabos de lloguer i contenidors d'escombraries
• taxes de llicència
• honoraris dels intèrprets.

Penseu en com podeu finançar l'esdeveniment. Podeu obtenir ingressos, per exemple

• amb bitllets d'entrada
• amb acords de patrocini
• amb subvencions
• amb activitats de venda a l'esdeveniment, per exemple una cafeteria o venda de productes
• mitjançant el lloguer de punts de presentació o venda de la zona a venedors.

Per a més informació sobre les subvencions de la ciutat, visiteu el web de la ciutat.

També podeu sol·licitar subvencions de l'estat o de les fundacions.

Lloc

Kerava té moltes zones i llocs adequats per a esdeveniments de diferents mides. L'elecció del lloc està influenciada per:

• la naturalesa de l'esdeveniment
• hora de l'esdeveniment
• grup objectiu de l'esdeveniment
• ubicació
• llibertat
• despeses de lloguer.

La ciutat de Kerava gestiona diverses instal·lacions. Els espais interiors propietat de la ciutat es reserven mitjançant el sistema Timmi. Podeu trobar més informació sobre les instal·lacions al web de la ciutat.

Els espais exteriors propietat de la ciutat són gestionats pels serveis d'infraestructura de Kerava: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

És possible organitzar esdeveniments de cooperació amb Kerava City Library. Podeu trobar més informació al web de la biblioteca.

A continuació trobareu informació sobre els permisos i tràmits d'esdeveniments més habituals. Segons el contingut i la naturalesa de l'esdeveniment, també pot ser que necessiteu altres tipus de permisos i arranjaments.

Autorització d'ús del sòl

Per a esdeveniments a l'aire lliure sempre es requereix el permís del propietari del terreny. Els permisos per a zones públiques propietat de la ciutat, com ara carrers i zones de parcs, els emeten els serveis d'infraestructura de Kerava. El permís es demana al servei Lupapiste.fi. El propietari de la zona decideix sobre el permís d'ús de les zones privades. Podeu trobar l'interior de la ciutat al sistema Timmi.

Si els carrers estan tancats i hi ha una ruta d'autobús pel carrer que s'ha de tancar, o si els esdeveniments afecten el trànsit d'autobusos, cal contactar amb HSL sobre els canvis de ruta.

Notificació a la policia i els serveis de salvament

La notificació de l'acte públic s'ha de fer per escrit amb els annexos requerits a la policia com a màxim cinc dies abans de l'esdeveniment i al servei de salvament com a màxim 14 dies abans de l'esdeveniment. Com més gran sigui l'esdeveniment, abans hauríeu d'estar en moviment.

No cal que l'anunci es faci en petits actes públics amb pocs participants i que, per la naturalesa de l'acte o del lloc, no requereixin mesures per mantenir l'ordre i la seguretat. Si no esteu segur de si cal fer una denuncia, poseu-vos en contacte amb la policia o el servei d'assessorament dels serveis d'emergència:

• Policia d'Ita-Uusimaa: 0295 430 291 (centrala) o serveis generals.ita-uusimaa@poliisi.fi
• Servei de rescat central d'Uusimaa, 09 4191 4475 o paivystavapalotarkastaja@vantaa.fi.

Podeu trobar més informació sobre actes públics i com denunciar-los al web de la policia.

Podeu trobar més informació sobre la seguretat d'esdeveniments al lloc web de l'operació de rescat.

Notificació de soroll

Un acte públic s'ha de comunicar per escrit a l'autoritat de protecció del medi ambient del municipi si provoca sorolls o vibracions especialment molestos de manera temporal, per exemple en un concert a l'aire lliure. La notificació es fa amb molta antelació a la presa de la mesura o a l'inici de l'activitat, però com a màxim 30 dies abans d'aquesta hora.

Si hi ha motius per suposar que el soroll de l'esdeveniment és una pertorbació, s'ha de fer un informe de soroll. La reproducció del so es pot utilitzar en els esdeveniments organitzats entre les 7 i les 22 hores sense fer un informe de soroll, sempre que el volum es mantingui a un nivell raonable. És possible que la música no es reprodueixi tan fort que es pugui escoltar als apartaments, en zones sensibles o fora de l'àrea d'esdeveniments.

S'ha d'informar prèviament de l'esdeveniment al veïnat dels voltants, ja sigui al tauler d'anuncis de l'associació d'habitatges o mitjançant missatges de bústia. També s'han de tenir en compte les zones sensibles al soroll de l'entorn de l'esdeveniment, com ara residències d'avis, escoles i esglésies.

El Centre Mediambiental Central Uusimaa és responsable dels informes de soroll a la zona.

Podeu trobar més informació sobre l'informe de soroll al web del Centre Ambiental Central Uusimaa.

Drets d'autor

Interpretar música en esdeveniments i esdeveniments requereix el pagament de la taxa de compensació dels drets d'autor de Teosto.

Podeu trobar més informació sobre l'actuació musical i les llicències d'ús al lloc web de Teosto.

Aliments

Els operadors més petits, com els particulars o els clubs d'aficions, no necessiten fer un informe sobre la petita venda o servei d'aliments. Si venen professionals venedors a l'esdeveniment, han de comunicar les seves pròpies activitats al Centre Ambiental Central Uusimaa. Les llicències de servei temporal les atorga l'autoritat administrativa autonòmica.

Podeu trobar més informació sobre els permisos per a la venda professional d'aliments al web del Centre Ambiental Central Uusimaa.

Pla de rescat

L'organitzador ha d'elaborar un pla de rescat per a l'esdeveniment

• on es calcula que almenys 200 persones seran presents al mateix temps
• s'utilitzen flames obertes, focs artificials o altres productes pirotècnics, o s'utilitzen productes químics explosius i incendis com a efectes especials
• les disposicions per sortir del recinte són diferents de les habituals o la naturalesa de l'esdeveniment suposa un perill especial per a les persones.

A l'hora de construir l'esdeveniment, s'ha de garantir que hi hagi espai suficient per als socorristes i sortides, un pas de quatre metres com a mínim. L'organitzador de l'esdeveniment ha de fer un plànol de la zona el més precís possible, que es distribuirà a totes les parts implicades en la construcció de l'esdeveniment.

El pla de rescat s'envia a la policia, al servei de rescat i al personal de l'esdeveniment.

Podeu trobar més informació sobre la seguretat d'esdeveniments a la pàgina web del servei de rescat de Central Uusimaa.

Control de comandes

Si cal, la seguretat durant l'esdeveniment serà controlada per responsables designats per l'organitzador de l'esdeveniment. La policia estableix un límit mínim per al nombre de vigilants per esdeveniment.

Primers auxilis

L'organitzador de l'esdeveniment té l'obligació de reservar la disponibilitat suficient de primers auxilis per a l'esdeveniment. No hi ha un nombre inequívoc de personal de primers auxilis per a un esdeveniment, per la qual cosa s'ha de relacionar amb el nombre de persones, els riscos i la mida de la zona. Els esdeveniments amb entre 200 i 2 persones han de tenir un oficial de primers auxilis designat que hagi completat almenys el curs EA 000 o equivalent. La resta del personal de primers auxilis ha de tenir les habilitats suficients en primers auxilis.

Assegurances

L'organitzador de l'esdeveniment és responsable de qualsevol accident. Esbrineu ja en la fase de planificació si cal una assegurança per a l'esdeveniment i, en cas afirmatiu, de quina mena. Podeu consultar-ho a la companyia d'assegurances i a la policia.

Electricitat i aigua

Quan reserveu el lloc, informa't de la disponibilitat d'electricitat. Tingueu en compte que normalment no n'hi ha prou amb un endoll estàndard, però els dispositius més grans necessiten corrent trifàsica (16 A). Si es ven o serveix menjar a l'esdeveniment, també s'ha de disposar d'aigua al lloc. Cal consultar la disponibilitat d'electricitat i aigua al llogater del local.

Consulteu la disponibilitat d'electricitat i aigua als espais exteriors de Kerava, així com les claus dels armaris elèctrics i els punts d'aigua dels serveis d'infraestructura de Kerava: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Marc

Sovint es necessiten diverses estructures per a l'esdeveniment, com ara un escenari, carpes, marquesines i lavabos. És responsabilitat de l'organitzador de l'esdeveniment garantir que les estructures puguin suportar fins i tot fenòmens meteorològics inesperats i altres càrregues que s'hi col·loquen. Assegureu-vos, per exemple, que les tendes i marquesines tinguin els pesos adequats.

Gestió de residus, neteja i reciclatge

Penseu en quin tipus d'escombraries es genera a l'esdeveniment i com us cuideu de reciclar-les. L'organitzador de l'esdeveniment s'encarrega de la gestió dels residus de l'esdeveniment i de la posterior neteja de les zones amb deixalles.

Si us plau, assegureu-vos que hi hagi lavabos a la zona d'actes i que heu acordat el seu ús amb l'administrador de l'espai. Si no hi ha lavabos permanents a la zona, cal llogar-los.

Podeu obtenir més informació sobre els requisits de gestió de residus als esdeveniments dels serveis d'infraestructura de Kerava: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Signes

L'acte ha de disposar de senyalització dels lavabos (inclosos lavabos per a minusvàlids i guarderia) i el punt de primers auxilis. Les zones de fumadors i les de no fumadors també s'han de senyalitzar per separat a la zona. En els esdeveniments més grans s'ha de tenir en compte la senyalització de les places d'aparcament i la seva orientació.

Mercaderies trobades

L'organitzador de l'esdeveniment ha de tenir cura de la mercaderia trobada i planificar-ne la recepció i l'enviament.

Llibertat

L'accessibilitat permet la participació igualitària de les persones a l'esdeveniment. Es pot tenir en compte, per exemple, en els podis reservats a persones amb mobilitat reduïda o en llocs reservats per a elles d'altres maneres. També és una bona idea afegir informació d'accessibilitat a les pàgines d'esdeveniments. Si l'esdeveniment no està lliure de barreres, recordeu-nos avisar amb antelació.

Podeu trobar instruccions per organitzar un esdeveniment accessible al web de l'Invalidiliito.

El màrqueting d'esdeveniments s'ha de fer mitjançant diversos canals. Penseu en qui pertany al grup objectiu de l'esdeveniment i com podeu arribar-hi millor.

Canals de màrqueting

Calendari d'esdeveniments de Kerava

Anuncieu l'esdeveniment a temps al calendari d'esdeveniments de Kerava. El calendari d'esdeveniments és un canal gratuït que poden utilitzar totes les parts que organitzen esdeveniments a Kerava. L'ús del calendari requereix el registre com a usuari del servei ja sigui com a empresa, comunitat o unitat. Un cop us hàgiu registrat, podeu publicar esdeveniments al calendari.

Enllaç a la portada del calendari d'esdeveniments.

Vídeo instructiu breu sobre la inscripció (events.kerava.fi).

Vídeo instructiu breu sobre com crear un esdeveniment (YouTube)

Canals i xarxes pròpies

• lloc web
• Mitjà de comunicació social
• llistes de correu electrònic
• butlletins informatius
• canals dels propis grups d'interès i socis
• cartells i díptics

Lliurament de cartells

Els pòsters s'han de distribuir àmpliament. Podeu compartir-los als llocs següents, per exemple:

• el recinte i els seus voltants
• Biblioteca Kerava
• El punt de venda de Sampola
• Els taulers d'anuncis del carrer de vianants de Kauppakaare i l'estació de Kerava.

Podeu demanar en préstec les claus dels taulers d'anuncis del carrer de vianants de Kauppakaari i de l'estació de Kerava amb un rebut del servei d'atenció al client de la biblioteca municipal. La clau s'ha de retornar immediatament després del seu ús. Els pòsters en mida A4 o A3 es poden exportar als taulers d'anuncis. Els cartells s'enganxen sota una solapa de plàstic, que es tanca automàticament. No necessiteu cintes ni altres dispositius de fixació! Si us plau, traieu els vostres cartells dels taulers després de l'esdeveniment.

Altres taulers d'anuncis a l'aire lliure es poden trobar, per exemple, a Kannisto i prop del parc esportiu de Kaleva i al costat de la botiga K d'Ahjo.

Cooperació mediàtica

Val la pena comunicar l'esdeveniment als mitjans locals i, en funció del grup objectiu de l'esdeveniment, als mitjans nacionals. Envieu un comunicat de premsa o oferiu una història acabada quan es publiqui el programa de l'esdeveniment o quan s'acosti.

Els mitjans locals poden estar interessats en l'esdeveniment, per exemple Keski-Uusimaa i Keski-Uusimaa Viikko. Cal adreçar-se als mitjans nacionals, per exemple, diaris i publicacions periòdiques, canals de ràdio i televisió i mitjans en línia. També val la pena pensar en la cooperació amb els influencers de les xarxes socials i els productors de contingut adequats per a l'esdeveniment.

Cooperació comunicativa amb la ciutat

La ciutat de Kerava emet periòdicament esdeveniments locals als seus propis canals. L'esdeveniment s'ha d'afegir al calendari d'esdeveniments comú, des del qual la ciutat, si és possible, compartirà l'esdeveniment pels seus propis canals.

Podeu posar-vos en contacte amb la unitat de comunicació de la ciutat sobre una possible cooperació comunicativa: viestinta@kerava.fi.

Designació de director de projecte o productor d'esdeveniments

• Compartir responsabilitats
• Fes un pla d'esdeveniments

Finances i pressupost

• Esdeveniment de pagament o gratuït?
• Venda d'entrades
• Ajuts i beques
• Socis i patrocinadors
• Altres mètodes de recaptació de fons

Permisos i contractes d'esdeveniments

• Permisos i notificacions (usos del sòl, policia, bombers, permís de soroll, etc.): informar a totes les parts
• Contractes (lloguer, escenari, so, intèrprets, etc.)

Horaris d'esdeveniments

• Calendari de construcció
• Horari del programa
• Horari de desmuntatge

Contingut de l'esdeveniment

• Programa
• Participants
• Intèrprets
• Presentador
• Convidats
• Mitjans de comunicació
• Racions

Seguretat i gestió de riscos

• Avaluació de riscos
• Pla de salvament i seguretat
• Control de comandes
• Primers auxilis
• Guàrdia
• Assegurances

Lloc

• Marc
• Accessoris
• Reproducció del so
• Informació
• Signes
• Control de trànsit
• Mapa

Comunicació

• Pla de comunicació
• Lloc web
• Mitjans de comunicació social
• Cartells i Flyers
• Comunicats de mitjans
• Publicitat de pagament
• Informació del client, com ara instruccions d'arribada i aparcament
• Canals de cooperació socis i grups d'interès

Neteja i ambient de l'esdeveniment

• Lavabos
• Contenidors d'escombraries
• Netejar

Treballadors i treballadors de Talkoo

• Inducció
• Deures laborals
• Torns de treball
• Menjars

Avaluació final

• Recollida de comentaris
• Oferir comentaris a les persones que han participat en la realització de l'esdeveniment
• Seguiment dels mitjans