Správa dokumentů

Za obvyklé poskytnutí informací, zápisů, kopií či jiných tisků je účtován poplatek ve výši 5,00 EUR za první stránku a 0,50 EUR za každou další stránku.

Za poskytnutí informací, které vyžadují zvláštní opatření, dokument, kopii nebo jiný výtisk, je účtován pevný základní poplatek, který je odstupňován podle náročnosti vyhledávání informací takto:

• běžné vyhledávání informací (pracovní doba méně než 2 hodiny) 30 eur
• náročné vyhledávání informací (pracovní doba 2 – 5 hodin) 60 eur a
• velmi náročné vyhledávání informací (vytížení více než 5 hodin) 100 eur.

Kromě základního poplatku je účtován poplatek za stránku. V naléhavém případě může být poplatek za dokument účtován v jedenapůlnásobku.

Každý má právo na informace o veřejné listině úřadu v souladu se zákonem o zveřejňování činnosti úřadu (621/1999).

Žádost o informace o veřejném materiálu není třeba odůvodňovat a ten, kdo o informaci žádá, nemusí sdělovat, k čemu budou informace použity. Takové požadavky lze podávat volně, například telefonicky nebo e-mailem. Žádosti o informace týkající se dokumentů města Kerava směřují přímo na úředníka nebo doménu odpovědnou za věc.

V případě potřeby si můžete nechat poradit na podatelně města ohledně domén různých úřadů a tam zpracovávaných datových materiálů.

Městský úřad je možné kontaktovat buď e-mailem na kirjaamo@kerava.fi nebo telefonicky na čísle 09 29491.

Žádost o informace je dobré specifikovat co nejpřesněji, aby bylo možné dokument snáze najít. Žádost o informaci musí být označena tak, aby bylo zřejmé, jakého dokumentu nebo dokumentů se žádost týká. Například byste měli vždy uvést datum nebo název dokumentu, pokud je znám. Městský úřad může žadatele požádat o omezení a upřesnění svého požadavku.

Když zacílíte žádost o informace na dokumenty, identifikačními údaji může být například název rejstříku nebo služby, ve které je dokument zařazen, a také informace o typu dokumentu (žádost, rozhodnutí, výkres, bulletin). Popis publicity dokumentu města najdete na stránce s popisem publicity dokumentu. Pro upřesnění požadavku v případě potřeby kontaktujte městskou doménu, o jejíž dokument se jedná.

Součástí dokladů úřadu jsou i informace, které lze poskytnout pouze za určitých podmínek ze zákona a u kterých musí úřad zvážit, zda je lze žadateli poskytnout. Týká se to například informací utajovaných podle zákona o publicitě nebo zvláštních právních předpisů.

Podle zákona o publicitě má osoba, jejíž právo, zájem nebo povinnost je věcí dotčena, právo obdržet od orgánu, který věc projednává nebo vyřizuje, informace o obsahu neveřejné listiny, která může nebo měla mít vliv. o vyřizování jeho případu. Při žádosti o informace o důvěrném dokumentu nebo dokumentech, které lze zpřístupnit pouze za určitých podmínek, musí osoba žádající o dokument uvést účel informace a být schopna ověřit svou totožnost. Elektronický formulář najdete odtud. Žádosti o informace bez elektronické identifikace musí být podány s platným úředním průkazem totožnosti s fotografií Na transakčním místě Kerava.

Pokud je veřejná pouze část dokumentu, jsou požadované informace uvedeny z veřejné části dokumentu, aby nebyla prozrazena tajná část. Žadatel dokumentu může být požádán o doplňující informace, pokud je to potřeba k upřesnění podmínek předání informace.

Informace o veřejné listině budou poskytnuty co nejdříve, nejpozději do dvou týdnů od podání žádosti o informace. Vyžaduje-li zpracování a řešení žádosti o informace zvláštní opatření nebo větší pracovní vytížení než obvykle, bude nejpozději do jednoho měsíce od podání žádosti o informace poskytnuta informace o dokumentu nebo věc vyřešena.

Podle obecného nařízení EU o ochraně osobních údajů musí být žádost o kontrolu osobních údajů a žádost o opravu nesprávných údajů zodpovězena bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce od obdržení žádosti. Lhůtu lze prodloužit maximálně o dva měsíce.

Podle povahy, rozsahu a formy požadovaných informací může město předat požadované informace buď elektronicky, na papíře nebo na místě.

Jednotka správy dat musí vést popis datových rezerv, které spravuje, a evidenci případů v souladu s § 906 zákona o správě dat (2019/28). Město Kerava působí jako útvar správy informací uvedený v zákoně.

Pomocí tohoto popisu je zákazníkům města Kerava sděleno, jak město spravuje datové materiály, které vznikají při zpracování případů úřadu a poskytování služeb. Cílem popisu je pomoci zákazníkům identifikovat obsah žádosti o informace a nasměrovat žádost o informace správné straně.

Popis publicity dokumentu také vypovídá, do jaké míry město zpracovává data při poskytování služeb nebo vyřizování záležitostí. Transparentnosti správy slouží možnost získat informace o tom, jaké datové rezervy město má.