Vnitřní kontroly města Kerava byly ukončeny - nyní je čas na rozvojová opatření

Město Kerava v prosinci 2023 oznámilo, že zahájí interní audit nákupů souvisejících se skákáním na holi a nákupy právních služeb. Cílem interního auditu bylo zjistit, zda zakázky města Kerava byly provedeny řádně v souladu se zákony a předpisy.

Interní audit provedla společnost BDO Oy, která je auditorskou firmou specializující se na finance a správní služby veřejné správy. Interní audit provedený BDO je nyní dokončen a zprávy byly projednány na zasedání zastupitelstva města 25.3.2024. března XNUMX.

Nákupy skoku o tyči

BDO provedlo kontrolu projektu skoku o tyči oboru školství a výuka z roku 2023. Dále byl na žádost města zkontrolován projekt pracovní pohody města z roku 2019.

Kontrola byla provedena kontrolou fakturačního materiálu v celém rozsahu a pohovorem s osobou zúčastněnou na pořízení. Cílem auditu bylo posoudit soulad zadavatele s právními předpisy, dodržování pravidel a vhodnost postupů.

Základem pro hodnocení byly interní pokyny magistrátu, jako je příručka pro zadávání zakázek a pokyny pro malé zakázky, zákon o veřejných zakázkách a zákon o správě, jakož i vnitřní kontrola a postupy dobré správy.

Klíčové postřehy k nákupu skoku o tyči

Kontrolou bylo konstatováno, že při zadávání zakázek realizovaných v roce 2023 došlo k nedostatkům v dodržování pokynů pro zadávání zakázek a zákona o veřejných zakázkách, jakož i v rozhodování o zadávání zakázek.

BDO byla na stejné úrovni jako finský úřad pro hospodářskou soutěž a spotřebitele ve svém bulletinu zveřejněném 15.2.2024. února XNUMX: inspekce neposkytla jasné odůvodnění pro rozdělení nákupu skoku o tyči na dva nákupy, ale jedná se o jediný zadavatel, který by měl mít byla zadána do výběrového řízení.

Návrhy rozvoje uvedené ve zprávě

BDO doporučuje městu Kerava rozvinout vnitřní kontrolu.

Městu se doporučuje, aby výběrové řízení na pořízení tyčí a sociálních služeb vypsalo jako jeden subjekt a vypracovalo postupy, které dostatečně zaručují soulad všech městských zakázek se zákonem o veřejných zakázkách.

Kromě toho BDO doporučuje městu Kerava, aby vypracovalo postupy, které dostatečně zaručují dodržování zákona o veřejných zakázkách ve všech zadávacích procesech města. Kromě toho se doporučuje řídit se interními pokyny města v procesech zadávání veřejných zakázek a u všech zakázek přesahujících 9 000 eur je rozhodnutí o zadávání zakázek přijímáno v souladu s pokyny města pro malé zakázky.

Zprostředkování právních služeb

BDO provedla audit nákupů právních služeb města Kerava od společnosti Roschier Asiajatoimisto Oy v letech 2019–2023. Kontrola byla provedena na základě obdržených fakturačních materiálů a pohovorů s osobami podílejícími se na obstarávání právních služeb.

Cílem bylo zjistit, zda se město Kerava řídilo svými interními směrnicemi pro zadávání zakázek, směrnicemi o malých zakázkách, zákonem o zadávání zakázek a osvědčenými postupy vnitřní kontroly při zadávání zakázek. Kromě toho bylo cílem zdůraznit rozvojové cíle.

Klíčové připomínky k zadávání zakázek na právní služby

BDO ve své zprávě uvádí vývoj ve vnitřní kontrole města a dodržování zásad řádné správy ve všech aspektech cílů kontroly.

Ve zprávě se uvádí, že ačkoliv město Kerava po celou dobu auditu obstarávalo právní služby od stejného dodavatele bez výběrového řízení, při zadávání právních služeb nedošlo v jednotlivých případech k překročení limitu zadávání veřejných zakázek.

Město Kerava neuzavřelo s advokátní kanceláří písemnou smlouvu o zadávání veřejných zakázek ani pověřovací dopis a služby byly během kontrolního období nakupovány od stejného poskytovatele služeb převážně bez žádosti o výběrové řízení a rozhodnutí o zakázce.

Podle příručky města Kerava pro zadávání zakázek musí být na zakázku sepsána písemná smlouva o zakázce, která definuje předmět zakázky, podmínky zakázky a odpovědnosti jednotlivých provozovatelů. Zadávání právních služeb bylo v souladu se zákonem, ale nebylo ve všech ohledech v souladu s příručkou města.

Návrhy rozvoje uvedené ve zprávě

BDO doporučuje městu zvážit výběrové řízení na právní služby, a to i v případě, že jednotlivá zadání nepřekročí limit zadávání veřejných zakázek podle zákona o veřejných zakázkách.

Zpráva doporučuje, aby se Kerava řídila pokyny města pro malé zakázky. Dále město vyzývá, aby v budoucnu požadovalo po poskytovateli služeb dostatečně přesné rozpisy faktur za nákupy právních služeb. Město se při rozhodování o zadávání zakázek a uzavírání smluv musí řídit vlastními interními směrnicemi.

Městu dále doporučuje dbát na to, aby při obstarávání právních služeb byla sepsána písemná smlouva či zadání a příslušná rozhodnutí o zadávání zakázek. V rozhodnutí o zakázce musí být uvedeno, pokud se dotaz týká služeb právního zástupce, které jsou v rozporu se zákonem o veřejných zakázkách.

Co budeme dělat?

Město Kerava bere nedostatky uvedené v kontrolní zprávě velmi vážně. Chyby jsou opraveny a poučeni na všech úrovních organizace.

„Jménem celého vedení města se omlouvám za to, že jsme měli nedostatky ve vnitřní kontrole a dodržování pokynů k zadávání zakázek a také za to, že jsme selhali v komunikaci. Zajistím, aby všechna rozvojová opatření byla okamžitě uvedena do praxe“, starosta Kirsi Rontu státy.

Konkrétní opatření

Město ve svém provozu provede tyto změny:

• Vypracováváme postupy, abychom zajistili dodržování vnitřních směrnic města ve všech procesech zadávání zakázek.
• Zajišťujeme, aby vlastní právní služby města byly dostatečně finančně zajištěny.
• Veškeré externí nákupy právních služeb musí schválit právní služby města. Právní služby města koordinují veškeré obstarávání právních služeb mimo město a posuzují, zda je věc řešena jako interní zakázka nebo jako externí nákup služeb.
• Když je potřeba externí právní expertizy, služby jsou v zásadě zadány do výběrového řízení. Pojďme zjistit možnost výběrového řízení rámcové smlouvy na právní služby.
• Připravili jsme průvodce rozhodováním o nákupech, dohodách o postoupení a sledování nákladů na nákup právních služeb.
• Rozvíjíme vnitřní kontrolu a zajišťujeme dodržování pokynů najímáním vlastního interního auditora.
• Zabezpečujeme prostředky útvaru nákupu tak, aby se zaměstnancům města dostalo potřebné podpory při nákupu.
• Aktualizujeme příručku města k zadávání veřejných zakázek a ujišťujeme se, že ji lze použít.
• Pokyny pro zpracování nákupních faktur aktualizujeme a sestavujeme do jednoho dokumentu.
• Pokyny k dohledu a sledování nákladů během smluvního období zařazujeme do návodu k nákupu a do pokynů pro manipulaci s nákupními fakturami.
• Zkoumáme možnost rozšíření používání identifikátoru kalkulace na všechny zakázky, abychom usnadnili sledování nákladů.
• Projektům a pilotům říkáme jasného vlastníka. Je odpovědností vlastníka zajistit, aby byla učiněna nezbytná rozhodnutí, byla učiněna správně a aby bylo prováděno sledování nákladů.
• Každý, kdo se účastní nákupu, absolvuje školení v oblasti nákupu. Obsah nových a aktualizovaných pokynů je také kontrolován na školeních.
• Školíme městské správce v oblasti práva veřejných zakázek a všestranného využití portálu správců.
• Vyvíjíme provozní metody, aby správci rozhodnutí lépe využívali. Částky v eurech musí být rovněž uvedeny v seznamech rozhodnutí.
• Svěřence informujeme aktivně a aktuálně.
• Dokumentace vyšetřování, která vedla k rozhodnutí, se provádí písemně.
• Správní předpis je přezkoumán s ohledem na limity zadávání zakázek.
• Vedení města ukládá školské radě vyhodnotit výběrové řízení na sociální balíček.

„Kromě nich je cílem zlepšit komunikační dovednosti celé organizace a zvýšit transparentnost,“ slibuje Rontu.

Vedení města Kerava považuje rozvojová opatření města za dostatečná

Vedení města Kerava pečlivě prostudovalo kontrolní zprávy a akční plány vypracované vedením města k nápravě situace a schválilo je v celém rozsahu.

„Na základě kontrolních zpráv jsme kriticky, ale zároveň konstruktivně diskutovali o nezbytných rozvojových opatřeních. Vedení města považuje rozvojová opatření předložená vedením města za dostatečná. Připravili jsme také prohlášení k opatřením vedení města ke zvýšení otevřenosti a transparentnosti rozhodování. Těmito akcemi budeme město společně rozvíjet správným směrem,“ řekl místopředseda, který řídil jednání zastupitelstva města. Iiro Silvander množství.

Zprávy interního auditu si můžete prohlédnout v přiložených přílohách:

Interní audit města Kerava City týkající se zakázek na skok o tyči v roce 2024 (pdf)
Interní audit města Kerava 2024 při nákupu právních služeb (pdf)

Poskytovatelé dalších informací:

Otázky týkající se rozvojových opatření: starosta Kirsi Rontu. Své dotazy zasílejte na manažerku komunikace Pauliina Tervo, pauliina.tervo@kerava.fi, 040 318 4125
Otázky související s interním auditem: městský úředník Teppo Verronen, teppo.verronen@kerava.fi, 040 318 2322