Mae'r archwiliadau mewnol o ddinas Kerava wedi'u cwblhau - nawr yw'r amser ar gyfer mesurau datblygu

Cyhoeddodd dinas Kerava ym mis Rhagfyr 2023 y bydd yn dechrau archwiliad mewnol o bryniannau sy'n ymwneud â neidio cansen a phrynu gwasanaethau cyfreithiol. Nod yr archwiliad mewnol oedd darganfod a yw'r caffaeliadau a wnaed gan ddinas Kerava wedi'u cynnal yn gywir yn unol â chyfreithiau a rheoliadau.

Cynhaliwyd yr archwiliad mewnol gan BDO Oy, sef cwmni archwilio sy’n arbenigo mewn gweinyddiaeth gyhoeddus, cyllid a gwasanaethau gweinyddol. Mae'r archwiliad mewnol a gynhaliwyd gan BDO bellach wedi'i gwblhau, ac mae'r adroddiadau wedi'u trafod yng nghyfarfod cyngor y ddinas ar Fawrth 25.3.2024, XNUMX.

Prynu gladdgell polyn

Cynhaliodd BDO arolygiad o brosiect vaulting polyn y diwydiant addysg ac addysgu o 2023. Yn ogystal, ar gais y ddinas, arolygwyd prosiect lles galwedigaethol y ddinas o 2019.

Cynhaliwyd yr arolygiad trwy archwilio'r deunydd anfonebu yn ei gyfanrwydd a thrwy gyfweld â'r person a oedd yn ymwneud â'r caffaeliad. Nod yr archwiliad oedd asesu cydymffurfiad cyfreithiol yr endid caffael yn ogystal â chydymffurfiaeth â'r rheolau a phriodoldeb y gweithdrefnau.

Y sail werthuso oedd cyfarwyddiadau mewnol y fwrdeistref, megis y llawlyfr caffael a chyfarwyddiadau caffael bach, y Ddeddf Caffael a'r Ddeddf Gweinyddu, yn ogystal â rheolaeth fewnol ac arferion llywodraethu da.

Sylwadau allweddol ar gaffael cromenni polyn

Yn yr arolygiad, daethpwyd i’r casgliad y bu diffygion yn y caffaeliadau a wnaed yn 2023, o ran cydymffurfio â’r cyfarwyddiadau caffael a’r Ddeddf Caffael, yn ogystal â gwneud penderfyniadau caffael.

Roedd BDO ar yr un llinellau ag Awdurdod Cystadleuaeth a Defnyddwyr y Ffindir yn ei fwletin a gyhoeddwyd ar Chwefror 15.2.2024, XNUMX: ni roddodd yr arolygiad gyfiawnhad clir dros rannu pryniant y gladdgell polyn yn ddau bryniant, ond mae'n un endid caffael a ddylai fod wedi cael ei roi allan i dendr.

Y cynigion datblygu a gyflwynir yn yr adroddiad

Mae BDO yn argymell dinas Kerava i ddatblygu rheolaeth fewnol.

Argymhellir bod y ddinas yn tendro caffael gwasanaethau bwa polion a lles fel un endid a llunio gweithdrefnau sy'n rhoi digon o sicrwydd bod holl gaffaeliadau'r ddinas yn cydymffurfio â'r gyfraith ar gaffael cyhoeddus.

Yn ogystal â hyn, mae BDO yn argymell dinas Kerava i lunio gweithdrefnau sy'n rhoi digon o sicrwydd bod y gyfraith ar gaffael cyhoeddus yn cael ei dilyn yn holl brosesau caffael y ddinas. Yn ogystal, fe'ch cynghorir i ddilyn cyfarwyddiadau mewnol y ddinas mewn prosesau caffael, ac ar gyfer pob caffaeliad sy'n fwy na 9 ewro, gwneir penderfyniad caffael yn unol â chanllawiau caffael bach y ddinas.

Caffael gwasanaeth cyfreithiol

Archwiliodd BDO bryniannau gwasanaeth cyfreithiol dinas Kerava gan Roschier Asiajatoimisto Oy ar gyfer y blynyddoedd 2019-2023. Cynhaliwyd yr arolygiad ar sail y deunydd anfonebu a dderbyniwyd a thrwy gyfweld â'r bobl sy'n ymwneud â chaffael gwasanaethau cyfreithiol.

Y nod oedd darganfod a yw dinas Kerava wedi dilyn ei chanllawiau caffael mewnol, ei chanllawiau caffael bach, ei deddf caffael ac arferion rheoli mewnol da ym maes caffael. Yn ogystal, y nod oedd amlygu targedau datblygu.

Sylwadau allweddol ar gaffael gwasanaethau cyfreithiol

Mae BDO yn nodi yn ei adroddiad bod datblygiad yn rheolaeth fewnol y ddinas a chydymffurfiaeth ag egwyddorion llywodraethu da ym mhob agwedd ar amcanion yr arolygiad.

Dywed yr adroddiad, er bod dinas Kerava wedi caffael gwasanaethau cyfreithiol gan yr un cyflenwr trwy gydol y cyfnod archwilio heb dendro, nid yw caffael gwasanaethau cyfreithiol wedi mynd y tu hwnt i derfyn caffael y Ddeddf Caffael mewn achosion unigol.

Nid yw dinas Kerava wedi ymrwymo i gontract caffael ysgrifenedig na llythyr aseiniad gyda'r cwmni cyfreithiol, ac mae gwasanaethau wedi'u prynu yn ystod y cyfnod arolygu gan yr un darparwr gwasanaeth yn bennaf heb gais am dendr a phenderfyniad caffael.

Yn ôl llawlyfr caffael dinas Kerava, rhaid llunio contract caffael ysgrifenedig ar gyfer y caffael, sy'n diffinio gwrthrych yr aseiniad, yr amodau caffael a chyfrifoldebau'r gwahanol weithredwyr. Mae caffael gwasanaethau cyfreithiol wedi bod yn unol â'r gyfraith, ond nid yw wedi bod yn unol â llawlyfr caffael y ddinas ym mhob ffordd.

Y cynigion datblygu a gyflwynir yn yr adroddiad

Mae BDO yn argymell y ddinas i ystyried tendro gwasanaethau cyfreithiol, hyd yn oed os nad yw'r aseiniadau ar wahân yn fwy na therfyn caffael y Ddeddf Caffael.

Mae'r adroddiad yn argymell bod Kerava yn dilyn canllawiau caffael bach y ddinas. Yn ogystal, anogir y ddinas i fynnu bod y darparwr gwasanaeth yn darparu dadansoddiadau anfonebau digon cywir ar gyfer pryniannau gwasanaeth cyfreithiol yn y dyfodol. Rhaid i'r ddinas ddilyn ei chanllawiau mewnol ei hun wrth wneud penderfyniadau a chontractau caffael.

Argymhellir hefyd i'r ddinas roi sylw i'r ffaith, wrth gaffael gwasanaethau cyfreithiol, bod contract ysgrifenedig neu lythyr aseiniad a phenderfyniadau caffael priodol yn cael eu llunio. Rhaid nodi yn y penderfyniad caffael os yw’r cwestiwn yn ymwneud â gwasanaethau cynrychioliadol cyfreithiol nad ydynt yn cydymffurfio â’r Ddeddf Caffael.

Beth ydym yn mynd i'w wneud?

Mae dinas Kerava yn cymryd y diffygion a gyflwynwyd yn yr adroddiad arolygu o ddifrif. Caiff camgymeriadau eu cywiro a dysgir gwersi ohonynt ar bob lefel o'r sefydliad.

“Ar ran holl reolwyr y ddinas, rwy’n ymddiheuro am y ffaith ein bod wedi cael diffygion mewn rheolaeth fewnol a chydymffurfio â chyfarwyddiadau caffael, yn ogystal â’r ffaith ein bod wedi methu â chyfathrebu. Byddaf yn sicrhau bod yr holl fesurau datblygu yn cael eu rhoi ar waith ar unwaith", y maer Kirsi Rontu taleithiau.

Mesurau concrit

Bydd y ddinas yn gwneud y newidiadau canlynol i'w gweithrediadau:

• Rydym yn llunio gweithdrefnau i sicrhau bod canllawiau mewnol y ddinas yn cael eu dilyn ym mhob proses gaffael.
• Rydym yn sicrhau bod gan Wasanaethau Cyfreithiol y ddinas ei hun adnoddau digonol.
• Rhaid i bob pryniant gwasanaeth cyfreithiol allanol gael ei gymeradwyo gan wasanaethau cyfreithiol y ddinas. Mae Gwasanaethau Cyfreithiol y ddinas yn cydlynu'r holl gaffael gwasanaethau cyfreithiol y tu allan i'r ddinas ac yn asesu a yw'r mater yn cael ei drin fel swydd fewnol neu fel pryniant gwasanaeth allanol.
• Pan fydd angen arbenigedd cyfreithiol allanol, caiff y gwasanaethau eu tendro yn y bôn. Dewch i ni ddarganfod y posibilrwydd o dendro'r contract fframwaith ar gyfer gwasanaethau cyfreithiol.
• Fe wnaethom baratoi canllaw ar benderfyniadau caffael, cytundebau aseiniad a monitro costau pryniannau gwasanaeth cyfreithiol.
• Rydym yn datblygu rheolaeth fewnol ac yn sicrhau cydymffurfiaeth â'r cyfarwyddiadau trwy gyflogi ein harchwiliwr mewnol ein hunain.
• Rydym yn sicrhau adnoddau’r uned gaffael fel bod gweithwyr y ddinas yn cael y cymorth angenrheidiol ym maes caffael.
• Rydym yn diweddaru llawlyfr caffael y ddinas ac yn gwneud yn siŵr y gellir ei ddefnyddio.
• Rydym yn diweddaru ac yn llunio'r cyfarwyddiadau ar gyfer prosesu anfonebau pryniant mewn un ddogfen.
• Rydym yn cynnwys cyfarwyddiadau ar oruchwylio a monitro costau yn ystod cyfnod y contract yn y llawlyfr caffael ac yn y cyfarwyddiadau ar gyfer ymdrin ag anfonebau pryniant.
• Rydym yn ymchwilio i'r posibilrwydd o ehangu'r defnydd o'r dynodwr cyfrifo i bob caffaeliad er mwyn hwyluso olrhain costau.
• Rydym yn enwi prosiectau a chynlluniau peilot yn berchennog clir. Cyfrifoldeb y perchennog yw sicrhau bod y penderfyniadau angenrheidiol yn cael eu gwneud, eu bod yn cael eu gwneud yn gywir, a bod costau’n cael eu monitro.
• Mae pawb sy'n cymryd rhan mewn caffael yn cael hyfforddiant caffael. Mae cynnwys y cyfarwyddiadau newydd a'r cyfarwyddiadau wedi'u diweddaru hefyd yn cael eu hadolygu yn yr hyfforddiant.
• Rydym yn hyfforddi ymddiriedolwyr dinasoedd mewn cyfraith caffael a defnydd amlbwrpas o'r porth ymddiriedolwyr.
• Rydym yn datblygu dulliau gweithredu fel bod penderfyniadau'n cael eu defnyddio'n well gan ymddiriedolwyr. Rhaid i'r symiau ewro hefyd ymddangos yn y rhestrau penderfyniadau.
• Rydym yn hysbysu ymddiriedolwyr yn weithredol ac yn gyfredol.
• Mae dogfennaeth yr ymchwiliadau a arweiniodd at y penderfyniadau yn cael eu gwneud yn ysgrifenedig.
• Adolygir y rheol weinyddol o ran terfynau caffael.
• Mae llywodraeth y ddinas yn gorfodi'r Bwrdd Addysg i werthuso tendro'r pecyn lles.

"Yn ogystal â'r rhain, y nod yw gwella sgiliau cyfathrebu'r sefydliad cyfan a chynyddu tryloywder," mae Rontu yn addo.

Mae llywodraeth dinas Kerava o'r farn bod mesurau datblygu'r ddinas yn ddigonol

Mae llywodraeth dinas Kerava wedi astudio'n ofalus yr adroddiadau arolygu a'r cynlluniau gweithredu a luniwyd gan dîm rheoli'r ddinas i unioni'r sefyllfa ac wedi eu cymeradwyo yn eu cyfanrwydd.

“Yn seiliedig ar yr adroddiadau arolygu, cawsom drafodaeth feirniadol ond adeiladol ar yr un pryd am y mesurau datblygu angenrheidiol. Mae llywodraeth y ddinas yn ystyried bod y mesurau datblygu a gyflwynwyd gan reolwyr y ddinas yn ddigonol. Rydym hefyd wedi paratoi datganiad ar fesurau llywodraeth y ddinas i wneud penderfyniadau yn fwy agored a thryloyw. Gyda'r camau hyn, byddwn yn datblygu'r ddinas gyda'n gilydd i'r cyfeiriad cywir", yr is-gadeirydd a gadeiriodd gyfarfod bwrdd y ddinas. Iiro Silvander swm.

Gallwch weld yr adroddiadau archwilio mewnol yn yr atodiadau atodedig:

Archwiliad mewnol Dinas Kerava o gaffaeliadau cromenni polyn 2024 (pdf)
Archwiliad mewnol o ddinas Kerava 2024 ar bryniannau gwasanaeth cyfreithiol (pdf)

Darparwyr gwybodaeth ychwanegol:

Cwestiynau yn ymwneud â mesurau datblygu: y maer Kirsi Rontu. Anfonwch eich cwestiynau at y rheolwr cyfathrebu Pauliina Tervo, pauliina.tervo@kerava.fi, 040 318 4125
Cwestiynau’n ymwneud â’r archwiliad mewnol: clerc y ddinas Teppo Verronen, teppo.verronen@kerava.fi, 040 318 2322