Die internen Inspektionen der Stadt Kerava sind abgeschlossen – jetzt ist es Zeit für Entwicklungsmaßnahmen

Die Stadt Kerava gab im Dezember 2023 bekannt, dass sie eine interne Prüfung der Käufe im Zusammenhang mit Stockspringen und Käufen von Rechtsdienstleistungen einleiten wird. Ziel der internen Prüfung war es herauszufinden, ob die Beschaffungen der Stadt Kerava ordnungsgemäß und im Einklang mit Gesetzen und Vorschriften durchgeführt wurden.

Die interne Prüfung wurde von BDO Oy durchgeführt, einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, die auf Finanzen und Verwaltungsdienstleistungen für die öffentliche Verwaltung spezialisiert ist. Die von BDO durchgeführte interne Prüfung ist nun abgeschlossen und die Berichte wurden in der Stadtratssitzung am 25.3.2024. März XNUMX besprochen.

Anschaffungen im Stabhochsprung

BDO führte eine Inspektion des Stabhochsprungprojekts der Bildungs- und Lehrwirtschaft aus dem Jahr 2023 durch. Darüber hinaus wurde auf Wunsch der Stadt das städtische Projekt zum beruflichen Wohlergehen aus dem Jahr 2019 inspiziert.

Die Prüfung erfolgte durch Einsichtnahme in die gesamten Rechnungsunterlagen und durch Befragung der an der Beschaffung beteiligten Person. Ziel des Audits war es, die Rechtskonformität der Beschaffungsstelle sowie die Einhaltung der Regeln und die Angemessenheit der Verfahren zu beurteilen.

Als Bewertungsgrundlage dienten bei der Prüfung die kommunalen internen Weisungen wie das Vergabehandbuch und Kleinvergabeanweisungen, das Vergabegesetz und das Verwaltungsgesetz sowie interne Kontroll- und Good-Governance-Praktiken.

Wichtige Beobachtungen zur Beschaffung von Stabhochsprunggeräten

Bei der Prüfung wurde festgestellt, dass es bei den Beschaffungen im Jahr 2023 zu Mängeln bei der Einhaltung der Vergabevorschriften und des Vergabegesetzes sowie bei der Vergabeentscheidung gekommen ist.

BDO vertrat in seinem am 15.2.2024. Februar XNUMX veröffentlichten Bulletin die gleiche Meinung wie die finnische Wettbewerbs- und Verbraucherbehörde: Die Inspektion lieferte keine eindeutigen Begründungen für die Aufteilung des Stabhochsprungkaufs in zwei Käufe, aber es handelt sich um eine einzige Beschaffungsstelle, die dies hätte tun sollen ausgeschrieben worden.

Die im Bericht vorgestellten Entwicklungsvorschläge

BDO empfiehlt der Stadt Kerava, eine interne Kontrolle aufzubauen.

Der Stadt wird empfohlen, die Beschaffung von Stabhochsprung- und Sozialdienstleistungen als eine Einheit auszuschreiben und Verfahren zu entwickeln, die hinreichende Sicherheit bieten, dass alle städtischen Beschaffungen im Einklang mit dem Gesetz über das öffentliche Beschaffungswesen stehen.

Darüber hinaus empfiehlt BDO der Stadt Kerava, Verfahren zu entwickeln, die ausreichend Gewähr dafür bieten, dass das Gesetz über das öffentliche Beschaffungswesen in allen Beschaffungsprozessen der Stadt eingehalten wird. Darüber hinaus wird empfohlen, sich bei Beschaffungsprozessen an die stadtinternen Vorgaben zu halten und bei allen Beschaffungen über 9 Euro eine Beschaffungsentscheidung nach der Kleinvergaberichtlinie der Stadt zu treffen.

Beschaffung von Rechtsdienstleistungen

BDO prüfte die Einkäufe juristischer Dienstleistungen der Stadt Kerava von Roschier Asiajatoimisto Oy für die Jahre 2019–2023. Die Prüfung erfolgte anhand der erhaltenen Rechnungsunterlagen und durch Befragung der an der Beschaffung von Rechtsdienstleistungen beteiligten Personen.

Ziel war es herauszufinden, ob die Stadt Kerava ihre internen Beschaffungsrichtlinien, die Richtlinien für die Beschaffung kleinerer Mengen, das Beschaffungsgesetz und bewährte Praktiken der internen Kontrolle bei der Beschaffung befolgt hat. Darüber hinaus bestand das Ziel darin, Entwicklungsziele hervorzuheben.

Wichtige Beobachtungen zur Beschaffung von Rechtsdienstleistungen

BDO stellt in seinem Bericht fest, dass sich die interne Kontrolle der Stadt und die Einhaltung der Grundsätze guter Regierungsführung in allen Aspekten der Inspektionsziele weiterentwickelt haben.

In dem Bericht heißt es, dass die Stadt Kerava zwar im gesamten Prüfungszeitraum ohne Ausschreibung Rechtsdienstleistungen vom selben Lieferanten bezogen habe, die Beschaffung von Rechtsdienstleistungen jedoch in einzelnen Fällen die Beschaffungsgrenze des Vergabegesetzes nicht überschritten habe.

Die Stadt Kerava hat keinen schriftlichen Beschaffungsvertrag oder Auftragsschreiben mit der Anwaltskanzlei abgeschlossen, und während des Inspektionszeitraums wurden Dienstleistungen größtenteils ohne Ausschreibung und Beschaffungsentscheidung von demselben Dienstleister eingekauft.

Laut Beschaffungshandbuch der Stadt Kerava ist für die Beschaffung ein schriftlicher Beschaffungsvertrag zu erstellen, der den Auftragsgegenstand, die Beschaffungsbedingungen und die Verantwortlichkeiten der verschiedenen Akteure festlegt. Die Beschaffung juristischer Dienstleistungen erfolgte im Einklang mit dem Gesetz, jedoch nicht in allen Punkten mit dem Beschaffungshandbuch der Stadt.

Die im Bericht vorgestellten Entwicklungsvorschläge

BDO empfiehlt der Stadt, die Ausschreibung juristischer Dienstleistungen in Betracht zu ziehen, auch wenn die einzelnen Aufträge die Vergabegrenze des Vergabegesetzes nicht überschreiten.

Der Bericht empfiehlt Kerava, die Richtlinien der Stadt für die Beschaffung kleinerer Flächen zu befolgen. Darüber hinaus wird die Stadt aufgefordert, künftig vom Dienstleister zu verlangen, dass er bei Käufen von Rechtsdienstleistungen hinreichend genaue Rechnungsaufschlüsselungen vorlegt. Die Stadt muss sich bei Beschaffungsentscheidungen und Verträgen an ihre eigenen internen Richtlinien halten.

Der Stadt wird außerdem empfohlen, bei der Beschaffung von Rechtsdienstleistungen darauf zu achten, dass ein schriftlicher Vertrag bzw. ein Auftragsschreiben erstellt und entsprechende Vergabeentscheidungen getroffen werden. Es muss in der Vergabeentscheidung angegeben werden, ob es sich um gesetzliche Vertretungsleistungen handelt, die nicht im Einklang mit dem Vergabegesetz stehen.

Was werden wir machen?

Die Stadt Kerava nimmt die im Inspektionsbericht dargelegten Mängel sehr ernst. Auf allen Ebenen der Organisation werden Fehler korrigiert und Lehren daraus gezogen.

„Im Namen der gesamten Stadtverwaltung möchte ich mich dafür entschuldigen, dass es bei uns zu Mängeln bei der internen Kontrolle und der Einhaltung von Beschaffungsanweisungen sowie zu Versäumnissen in der Kommunikation gekommen ist.“ „Ich werde dafür sorgen, dass alle Entwicklungsmaßnahmen umgehend umgesetzt werden“, so der Bürgermeister Kirsi Rontu Zustände.

Konkrete Maßnahmen

Die Stadt wird folgende Änderungen an ihrem Betrieb vornehmen:

• Wir erstellen Verfahren, um sicherzustellen, dass bei allen Beschaffungsprozessen die stadtinternen Richtlinien eingehalten werden.
• Wir stellen sicher, dass die stadteigenen Rechtsdienste ausreichend ausgestattet sind.
• Alle externen Käufe von Rechtsdienstleistungen müssen von der Rechtsabteilung der Stadt genehmigt werden. Der Rechtsdienst der Stadt koordiniert alle Beschaffungen von Rechtsdienstleistungen außerhalb der Stadt und prüft, ob es sich um eine interne Auftragsabwicklung oder einen externen Dienstleistungseinkauf handelt.
• Wenn externe Rechtsexpertise benötigt wird, werden die Leistungen grundsätzlich ausgeschrieben. Lassen Sie uns die Möglichkeit der Ausschreibung des Rahmenvertrags für juristische Dienstleistungen herausfinden.
• Wir haben einen Leitfaden zu Beschaffungsentscheidungen, Abtretungsvereinbarungen und Kostenüberwachung beim Einkauf von Rechtsdienstleistungen erstellt.
• Wir entwickeln eine interne Kontrolle und stellen die Einhaltung der Anweisungen durch die Beauftragung eines eigenen internen Prüfers sicher.
• Wir sichern die Ressourcen der Beschaffungseinheit, damit die Mitarbeiter der Stadt die nötige Unterstützung bei der Beschaffung erhalten.
• Wir aktualisieren das Beschaffungshandbuch der Stadt und sorgen dafür, dass es nutzbar ist.
• Wir aktualisieren und fassen die Anweisungen zur Bearbeitung von Einkaufsrechnungen in einem Dokument zusammen.
• Hinweise zur Aufsicht und Kostenüberwachung während der Vertragslaufzeit nehmen wir im Beschaffungshandbuch und in den Hinweisen zum Umgang mit Einkaufsrechnungen auf.
• Wir prüfen die Möglichkeit, die Verwendung der Berechnungskennung auf alle Beschaffungen auszuweiten, um die Kostenverfolgung zu erleichtern.
• Wir benennen Projekte und Piloten als klare Eigentümer. Es liegt in der Verantwortung des Eigentümers, dafür zu sorgen, dass die notwendigen Entscheidungen richtig getroffen werden und eine Kostenüberwachung durchgeführt wird.
• Jeder, der an der Beschaffung beteiligt ist, erhält eine Beschaffungsschulung. Auch der Inhalt der neuen und aktualisierten Anleitungen wird in den Schulungen überprüft.
• Wir schulen städtische Treuhänder im Vergaberecht und der vielseitigen Nutzung des Treuhänderportals.
• Wir entwickeln Arbeitsmethoden, damit Entscheidungen von Treuhändern besser genutzt werden können. Die Euro-Beträge müssen auch in den Entscheidungslisten aufgeführt sein.
• Wir informieren Treuhänder aktiv und aktuell.
• Die Dokumentation der Untersuchungen, die zu den Entscheidungen geführt haben, erfolgt schriftlich.
• Die Verwaltungsvorschrift wird im Hinblick auf Beschaffungsgrenzen überprüft.
• Die Stadtregierung verpflichtet die Bildungsbehörde, die Ausschreibung des Sozialpakets zu bewerten.

„Ziel ist es darüber hinaus, die Kommunikationsfähigkeiten der gesamten Organisation zu verbessern und die Transparenz zu erhöhen“, verspricht Rontu.

Die Stadtverwaltung von Kerava hält die Entwicklungsmaßnahmen der Stadt für ausreichend

Die Stadtverwaltung von Kerava hat die Inspektionsberichte und die von der Stadtverwaltung ausgearbeiteten Aktionspläne zur Behebung der Situation sorgfältig geprüft und sie in vollem Umfang genehmigt.

„Auf Basis der Inspektionsberichte haben wir eine kritische, aber zugleich konstruktive Diskussion über die notwendigen Entwicklungsmaßnahmen geführt. Die Stadtregierung hält die von der Stadtverwaltung vorgelegten Entwicklungsmaßnahmen für ausreichend. Wir haben außerdem eine Stellungnahme zu den Maßnahmen der Stadtregierung zur Erhöhung der Offenheit und Transparenz der Entscheidungsfindung vorbereitet. „Mit diesen Maßnahmen werden wir die Stadt gemeinsam in die richtige Richtung weiterentwickeln“, so der stellvertretende Vorsitzende, der die Sitzung des Stadtrates leitete Iiro Silvander Menge.

Die internen Auditberichte können Sie in den beigefügten Anlagen einsehen:

Internes Audit der Stadt Kerava zur Beschaffung von Stabhochsprungprojekten im Jahr 2024 (PDF)
Internes Audit der Stadt Kerava 2024 zum Einkauf von Rechtsdienstleistungen (pdf)

Anbieter weiterer Informationen:

Fragen zu Entwicklungsmaßnahmen: Bürgermeisterin Kirsi Rontu. Senden Sie Ihre Fragen an Kommunikationsmanagerin Pauliina Tervo, pauliina.tervo@kerava.fi, 040 318 4125
Fragen im Zusammenhang mit der internen Prüfung: Stadtschreiber Teppo Verronen, teppo.verronen@kerava.fi, 040 318 2322