Ürituse korraldajale

Ürituse idee ja sihtrühm

Ürituse planeerimist alustades mõelge esmalt järgmisele:

• Kellele üritus mõeldud on?
• Keda võiks huvitada?
• Millist sisu oleks hea üritusel omada?
• Millist meeskonda on vaja, et üritus toimuks?

Majanduslik

Eelarve on oluline osa ürituste planeerimisel, kuid olenevalt ürituse iseloomust on see võimalik korraldada ka väikese investeeringuga.

Eelarves on hea arvestada väljaminekutega, nt

• toimumiskohast tulenevad kulud
• töötajate kulud
• ehitised, näiteks lava, telgid, helisüsteem, valgustus, renditud tualetid ja prügikonteinerid
• litsentsitasud
• esinejate tasud.

Mõelge, kuidas saate üritust rahastada. Saate näiteks teenida tulu

• sissepääsupiletitega
• sponsorlepingutega
• toetustega
• müügitegevusega üritusel, näiteks kohvik või toodete müük
• rentides müüjatele piirkonnas esitlus- või müügipunkte.

Lisateavet linna toetuste kohta leiate linna veebisaidilt.

Samuti saab taotleda toetusi riigilt või sihtasutustelt.

Toimumiskoht

Keraval on palju erineva suurusega ürituste korraldamiseks sobivaid alasid ja kohti. Koha valikut mõjutavad:

• sündmuse olemus
• sündmuse aeg
• ürituse sihtrühm
• asukoht
• vabadus
• rendikulud.

Kerava linn haldab mitmeid rajatisi. Linnale kuuluvad siseruumid reserveeritakse Timmi süsteemi kaudu. Lisateavet rajatiste kohta leiate linna veebisaidilt.

Linnale kuuluvaid väliruume haldavad Kerava taristuteenused: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Kerava Linnaraamatukoguga on võimalik korraldada koostööüritusi. Rohkem infot leiad raamatukogu kodulehelt.

Altpoolt leiate teavet levinumate ürituste lubade ja protseduuride kohta. Olenevalt ürituse sisust ja iseloomust võib vaja minna ka muud tüüpi lube ja korraldusi.

Maakasutusluba

Väliürituste läbiviimiseks on alati vajalik maaomaniku luba. Linna omandis olevatele avalikele aladele, nagu tänavad ja pargialad, väljastavad load Kerava taristuteenistused. Luba taotletakse Lupapiste.fi teenusest. Eraalade kasutusloa andmise otsustab ala omanik. Linna sisemuse leiad Timmi süsteemist.

Kui tänavad on suletud ja suletaval tänaval kulgeb bussiliin või ürituse korraldamine mõjutab muul viisil bussiliiklust, tuleb liinimuudatuste osas pöörduda HSL-i poole.

Teavitamine politseile ja päästeteenistusele

Avaliku ürituse toimumisest tuleb teatada kirjalikult koos nõuetekohaste lisadega politseile hiljemalt viis päeva enne sündmust ja päästeteenistusele hiljemalt 14 päeva enne sündmust. Mida suurem on sündmus, seda varem peaksite liikvel olema.

Teadaanne ei pea toimuma väikestel avalikel üritustel, kus osalejaid on vähe ja mis ürituse või toimumiskoha iseloomust tulenevalt ei nõua korra ja ohutuse tagamiseks meetmeid. Kui te pole kindel, kas on vaja teatada, võtke ühendust politsei või päästeteenistuse nõuandeteenistusega:

• Itä-Uusimaa politsei: 0295 430 291 (kilp) või üldteenused.ita-uusimaa@poliisi.fi
• Kesk-Uusimaa päästeteenistus, 09 4191 4475 või paivystavapalotarkastaja@vantaa.fi.

Rohkem infot avalike ürituste ja nendest teavitamise kohta leiate politsei kodulehelt.

Rohkem infot sündmuste turvalisuse kohta leiad päästeoperatsiooni kodulehelt.

Mürateade

Avalikust üritusest tuleb valla keskkonnakaitseasutusele kirjalikult teatada, kui see põhjustab ajutist eriti häirivat müra või vibratsiooni, näiteks välikontserdil. Teade tehakse aegsasti enne meetme võtmist või tegevuse alustamist, kuid mitte hiljem kui 30 päeva enne seda.

Kui on alust eeldada, et üritusest kostuv müra on häiriv, tuleb koostada müraaruanne. Heli taasesitust saab kasutada kella 7–22 korraldatavatel üritustel ilma mürateadet tegemata, kui helitugevust hoitakse mõistlikul tasemel. Muusikat ei tohi mängida nii kõvasti, et seda oleks kuulda korterites, tundlikes piirkondades või laialt väljaspool ürituse ala.

Ümbruskonnale tuleb ürituse toimumisest eelnevalt teada anda kas korteriühistu teadetetahvlil või postkasti teadetega. Arvestada tuleb ka sündmuskeskkonna müratundlike piirkondadega, nagu hooldekodud, koolid ja kirikud.

Piirkonna mürateadete eest vastutab Kesk-Uusimaa keskkonnakeskus.

Rohkem infot müraraporti kohta leiate Kesk-Uusimaa keskkonnakeskuse kodulehelt.

Autoriõigused

Muusika esitamine üritustel ja üritustel eeldab Teosto autoriõiguse hüvitise tasumist.

Lisateavet muusika esitamise ja kasutuslitsentside kohta leiate Teosto veebisaidilt.

Toiduained

Väiksemad ettevõtjad, näiteks eraisikud või huviklubid, ei pea toidu väikemüügi või serveerimise kohta aruannet tegema. Kui üritusele tulevad professionaalsed müüjad, peavad nad oma tegevusest Kesk-Uusimaa keskkonnakeskusele aru andma. Ajutise teenindamisloa annab välja piirkondlik haldusasutus.

Rohkem infot professionaalse toidumüügi lubade kohta leiate Kesk-Uusimaa keskkonnakeskuse kodulehelt.

Päästeplaan

Ürituse korraldaja peab koostama päästeplaani

• kus hinnanguliselt viibib samal ajal vähemalt 200 inimest
• kasutatakse lahtist tuld, ilutulestikku või muid pürotehnilisi tooteid või eriefektidena tule- ja plahvatusohtlikke kemikaale
• sündmuspaigast väljumise korraldus erineb tavapärasest või kujutab ürituse iseloom inimestele erilist ohtu.

Sündmuse rajamisel tuleb jälgida, et päästjatele ja väljujatele oleks piisavalt ruumi, vähemalt neljameetrine läbipääs. Ürituse korraldaja peab tegema võimalikult täpse ala kaardi, mis jagatakse kõigile ürituse ehitusega seotud osapooltele.

Päästeplaan saadetakse politseile, päästeametile ja ürituse töötajatele.

Ürituste turvalisuse kohta leiad rohkem infot Kesk-Uusimaa päästeteenistuse kodulehelt.

Tellimuse kontroll

Vajadusel jälgivad turvalisust ürituse ajal ürituse korraldaja poolt määratud korrapidajad. Politsei kehtestab korrapidajate arvu miinimumlimiidi ürituse kohta.

Esmaabi

Ürituse korraldajal on kohustus varuda ürituseks piisav esmaabivalmidus. Üritusel ei ole ühemõttelist esmaabitöötajate arvu, seega peaks see olema seotud inimeste arvu, riskide ja ala suurusega. 200–2 inimesega üritustel peab olema määratud esmaabiametnik, kes on läbinud vähemalt EA 000 kursuse või samaväärse kursuse. Teistel esmaabitöötajatel peavad olema piisavad esmaabioskused.

Kindlustused

Õnnetuste eest vastutab ürituse korraldaja. Palun uuri juba planeerimise faasis, kas ürituse jaoks on vaja kindlustust ja kui jah, siis millist. Seda saab küsida kindlustusseltsist ja politseist.

Elekter ja vesi

Koha broneerimisel uurige elektri olemasolu kohta. Pange tähele, et tavaliselt tavalisest pistikupesast ei piisa, vaid suuremad seadmed vajavad kolmefaasilist voolu (16A). Kui üritusel müüakse või serveeritakse toitu, peab toimumiskohas olema ka vesi. Elektri ja vee olemasolu kohta tuleb küsida sündmuskoha rentijalt.

Küsi Kerava väliruumide elektri ja vee olemasolu ning elektrikilpide ja veepunktide võtmeid Kerava taristuteenustest: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Raamistik

Ürituse jaoks on sageli vaja erinevaid konstruktsioone, nagu lava, telke, varikatusi ja tualette. Ürituse korraldaja kohustus on tagada, et konstruktsioonid taluksid ka ootamatuid ilmastikunähtusi ja muid neile pandud koormusi. Palun veenduge näiteks, et telkidel ja varikatustel oleks vastav raskus.

Jäätmekäitlus, puhastamine ja taaskasutus

Mõtle läbi, millist prügi üritusel tekib ja kuidas sa selle taaskasutamise eest hoolitsed. Ürituse korraldaja vastutab ürituse jäätmekäitluse ja sellele järgneva risustatud alade koristamise eest.

Palume veenduda, et ürituse alal on tualettruumid ja nende kasutamine on ruumi administraatoriga kokku leppinud. Kui piirkonnas pole püsivaid tualette, tuleb need rentida.

Täpsemat infot jäätmekäitlusnõuete kohta saad üritustel Kerava taristuteenustest: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Märgid

Üritusel peavad olema sildid tualettide (sh invakäimlad ja lastehoid) ja esmaabipunkti kohta. Samuti tuleb alal eraldi tähistada suitsetamisalad ja mittesuitsetajate alad. Suurematel üritustel tuleb arvestada parkimiskohtade märgistamisega ja nendele suunamisega.

Leitud kaup

Ürituse korraldaja peab hoolitsema leitud kauba eest ning planeerima selle vastuvõtmise ja edasitoimetamise.

Vabadus

Juurdepääsetavus võimaldab inimestel üritusel võrdselt osaleda. Arvestada saab näiteks liikumispuudega inimestele mõeldud poodiumitel või muul viisil neile ette nähtud kohtades. Samuti on hea mõte lisada sündmuste lehtedele juurdepääsetavuse teavet. Kui üritus ei ole takistusteta, palume sellest eelnevalt teada anda.

Juhised ligipääsetava ürituse korraldamiseks leiate Invalidiliito kodulehelt.

Üritusturundus peaks toimuma mitut kanalit kasutades. Mõelge, kes kuuluvad ürituse sihtrühma ja kuidas saate nendeni kõige paremini jõuda.

Turunduskanalid

Kerava sündmuste kalender

Anna üritusest aegsasti teada Kerava sündmuste kalendris. Sündmuste kalender on tasuta kanal, mida saavad kasutada kõik Keraval üritusi korraldavad osapooled. Kalendri kasutamine eeldab registreerimist teenuse kasutajaks kas ettevõtte, kogukonna või üksusena. Kui olete registreerunud, saate sündmusi kalendris avaldada.

Link sündmuste kalendri esilehele.

Lühike registreerimise õppevideo (events.kerava.fi).

Lühike õpetusvideo sündmuse loomise kohta (YouTube)

Oma kanalid ja võrgud

• veebisait
• sotsiaalmeedia
• meililoendid
• uudiskirjad
• oma sidusrühmade ja partnerite kanalid
• plakatid ja voldikud

Plakatite jagamine

Plakatid tuleks laialdaselt levitada. Saate neid jagada näiteks järgmistes kohtades:

• toimumiskoht ja selle ümbrus
• Kerava raamatukogu
• Sampola müügikoht
• Kauppakaare jalakäijate tänava ja Kerava jaama teadetetahvlid.

Kauppakaari jalakäijate tänava ja Kerava jaama teadetetahvlite võtmeid saab laenutada linnaraamatukogu klienditeeninduse kviitungiga. Võti tuleb tagastada kohe pärast kasutamist. A4 või A3 suuruses plakateid saab eksportida teadetetahvlitele. Plakatid on kinnitatud plastikust klapi alla, mis sulgub automaatselt. Te ei vaja teipi ega muid kinnitusvahendeid! Palun võtke pärast üritust oma plakatid tahvlitelt maha.

Teisi väliteatetahvleid leiab näiteks Kannistost ja Kaleva spordipargi lähedalt ning Ahjo K-poe kõrvalt.

Meedia koostöö

Üritusest tasub suhelda kohalikule meediale ja olenevalt ürituse sihtrühmast ka üleriigilisele meediale. Saada meediateade või paku valmis lugu, kui ürituse programm avaldatakse või kui see läheneb.

Ürituse vastu võib huvi tunda kohalik meedia, näiteks Keski-Uusimaa ja Keski-Uusimaa Viikko. Üleriigilise meedia poole tuleks pöörduda näiteks ajalehtede ja perioodiliste väljaannete, raadio- ja telekanalite ning veebimeedia poole. Samuti tasub mõelda koostööle üritusele sobivate sotsiaalmeedia mõjutajate ja sisutootjatega.

Suhtluskoostöö linnaga

Kerava linn edastab oma kanalitel perioodiliselt kohalikke sündmusi. Sündmus tuleks lisada ühisesse ürituste kalendrisse, kust linn võimalusel üritust oma kanalites jagab.

Võimaliku suhtluskoostöö osas saab ühendust võtta linna kommunikatsiooniüksusega: viestinta@kerava.fi.

Projektijuhi või ürituse produtsendi määramine

• Jagage vastutust
• Koostage ürituse plaan

Rahandus ja eelarve

• Tasuline või tasuta üritus?
• Piletite müük
• Toetused ja stipendiumid
• Partnerid ja sponsorid
• Muud raha kogumise meetodid

Ürituste load ja lepingud

• Load ja teatised (maakasutus, politsei, tuletõrje, müraluba ja nii edasi): kõigi osapoolte teavitamine
• Lepingud (rent, lava, heli, esinejad ja nii edasi)

Ürituste ajakavad

• Ehitusgraafik
• Programmi ajakava
• Demonteerimise ajakava

Sündmuse sisu

• programmi
• Osalejad
• Esinejad
• Saatejuht
• Kutsutud külalised
• Meedia
• Portsjonid

Ohutus ja riskijuhtimine

• Riskianalüüs
• Pääste- ja ohutusplaan
• Tellimuse kontroll
• Esmaabi
• Valvur
• Kindlustused

Toimumiskoht

• Raamistik
• Aksessuaarid
• Heli taasesitus
• Teave
• Märgid
• Liikluskontroll
• Kaart

Suhtlemine

• Suhtlusplaan
• Veebisait
• Sotsiaalmeedia
• Plakatid ja flaierid
• Meediaväljaanded
• Tasuline reklaam
• Kliendi teave, näiteks saabumise ja parkimise juhised
• Koostööpartnerite ja huvigruppide kanalid

Ürituse puhtus ja keskkond

• Tualettruumid
• Prügikonteinerid
• Tühjendama

Talkoo töölised ja töölised

• Induktsioon
• Tööülesanded
• Töövahetused
• Söögikorrad

Lõplik hindamine

• Tagasiside kogumine
• Ürituse elluviimisel osalenutele tagasiside andmine
• Meedia monitooring