Ekitaldiaren antolatzailearentzat

Ekitaldiaren ideia eta xede taldea

Ekitaldi bat antolatzen hasten zarenean, lehenik eta behin, hausnartu:

• Nori zuzenduta dago ekitaldia?
• Nori axola diezaioke?
• Nolako edukia legoke ekitaldian egotea?
• Nolako taldea behar duzu ekitaldia gauzatzeko?

Ekonomikoa

Aurrekontua ekitaldien plangintzaren zati garrantzitsua da, baina ekitaldiaren izaeraren arabera, inbertsio txiki batekin ere antola daiteke.

Aurrekontuan, gastuak kontuan hartzea ona da, esaterako

• aretotik eratorritako kostuak
• langileen gastuak
• egiturak, adibidez, eszenatokia, karpak, soinu-sistema, argiteria, alokatutako komunak eta zabor-ontziak
• lizentzia tasak
• interpreteen kuotak.

Pentsa nola finantzatu dezakezun ekitaldia. Errenta lor dezakezu, adibidez

• sarrera-txartelekin
• babesteko hitzarmenekin
• diru-laguntzekin
• ekitaldiko salmenta jarduerekin, adibidez, kafetegi bat edo produktuak saltzea
• saltzaileei inguruko aurkezpen edo salmenta puntuak alokatuz.

Udalaren diru-laguntzei buruzko informazio gehiago eskuratzeko, bisitatu udalaren webgunea.

Estatuko edo fundazioetako diru-laguntzak ere eska ditzakezu.

Lekua

Tamaina ezberdinetako ekitaldietarako egokiak diren gune eta leku ugari ditu Keravak. Lekuaren aukerak honako hauek dira eragina:

• ekitaldiaren izaera
• gertaeraren ordua
• ekitaldiaren xede-taldea
• kokapena
• askatasuna
• alokairu-gastuak.

Kerava hiriak hainbat instalazio kudeatzen ditu. Hiriaren jabetzako barruko espazioak Timmi sistemaren bidez erreserbatzen dira. Instalazioei buruzko informazio gehiago udalaren webgunean aurki dezakezu.

Hiriaren jabetzako kanpoko espazioak Keravako azpiegitura zerbitzuek kudeatzen dituzte: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Kerava Udal Liburutegiarekin lankidetza ekitaldiak antola daitezke. Informazio gehiago liburutegiaren webgunean aurki dezakezue.

Jarraian, ekitaldien baimen eta izapide ohikoenei buruzko informazioa aurkituko duzu. Ekitaldiaren edukiaren eta izaeraren arabera, baliteke beste baimen eta antolaketa mota batzuk ere behar izatea.

Lurzorua erabiltzeko baimena

Lurzoruaren jabearen baimena behar da beti kanpoko ekitaldietarako. Udalaren jabetzako gune publikoetarako baimenak, hala nola kaleak eta parkeak, Keravako azpiegitura zerbitzuek ematen dituzte. Baimena Lupapiste.fi zerbitzutik eskatzen da. Eremuaren jabeak erabakitzen du eremu pribatuak erabiltzeko baimena. Hiriaren barrualdea Timmi sisteman aurki dezakezu.

Kaleak itxita badaude eta itxi nahi den kalean autobusen ibilbide bat igarotzen bada, edo gertaeren antolamenduek autobusen trafikoari eragiten badiote, HSLrekin harremanetan jarri behar da ibilbide aldaketei buruz.

Polizia eta salbamendu zerbitzuei jakinaraztea

Ekitaldi publikoaren jakinarazpena idatziz egin beharko da poliziari, behar diren eranskinekin, ekitaldia baino bost egun lehenago, eta erreskate-zerbitzuari ekitaldia baino 14 egun lehenago. Ekitaldia zenbat eta handiagoa izan, orduan eta lehenago ibili beharko zenuke.

Iragarpena ez da parte hartzaile gutxiko ekitaldi publiko txikietan egin behar eta, ekitaldiaren edo lekuaren izaera dela eta, ordena eta segurtasuna mantentzeko neurririk behar ez dutenak. Txosten bat egin behar den ez badakizu, jarri harremanetan polizia edo larrialdi zerbitzuen aholkularitza zerbitzuarekin:

• Itä-Uusimaako polizia: 0295 430 291 (zentrala) edo zerbitzu orokorrak.ita-uusimaa@poliisi.fi
• Uusimaako erreskate zerbitzua, 09 4191 4475 edo paivystavapalotarkastaja@vantaa.fi.

Ekitaldi publikoei eta horien berri emateko moduari buruzko informazio gehiago aurki dezakezu poliziaren webgunean.

Gertaeren segurtasunari buruzko informazio gehiago aurki dezakezu erreskate operazioaren webgunean.

Zarata jakinarazpena

Ekitaldi publiko baten berri idatziz jakinarazi beharko zaio udaleko ingurumena zaintzeko agintaritzari, aldi baterako zarata edo dardara bereziki kezkagarriak eragiten baditu, adibidez, kanpoko kontzertu batean. Jakinarazpena neurria hartu edo jarduera hasi baino askoz lehenago egiten da, baina ordu hori baino 30 egun lehenago.

Gertaeraren zarata asaldura dela pentsatzeko arrazoirik badago, zarataren txostena egin beharko da. Soinu-erreprodukzioa 7:22etatik XNUMX:XNUMXetara antolatutako ekitaldietan erabil daiteke zarata txostenik aurkeztu gabe, beti ere bolumena zentzuzko mailan mantenduz. Baliteke musika ez izatea hain ozen erreproduzitzea, apartamentuetan, gune sentikorretan edo ekitaldi-eremutik kanpo zabalik entzun daitekeen.

Ekitaldiaren berri aldez aurretik inguruko auzoari eman behar zaio, etxebizitza elkartearen iragarki-taulan edo postontziko mezuen bidez. Ekitaldiaren inguruneko zaratarekiko sentikorrak diren eremuak ere kontuan hartu behar dira, hala nola zaharren egoitzak, eskolak eta elizak.

Erdialdeko Uusimaa Ingurumen Zentroa inguruko zarataren txostenen arduraduna da.

Zarataren txostenari buruzko informazio gehiago Uusimaa Zentroko Ingurumen Zentroaren webgunean aurkituko duzu.

Copyrightak

Ekitaldi eta ekitaldietan musika interpretatzeko Teostoren egile eskubideen konpentsazio kuota ordaindu behar da.

Musika emanaldiari eta erabilera lizentziei buruzko informazio gehiago aurki dezakezu Teostoren webgunean.

Elikagaiak

Operadore txikiagoek, hala nola, partikularrek edo zaletasun klubek, ez dute txostenik egin behar janarien salmenta edo zerbitzapen txikiari buruz. Ekitaldira saltzaile profesionalak etortzen badira, beren jardueraren berri eman beharko dute Uusimaa Zentroko Ingurumen Zentroan. Aldi baterako zerbitzatzeko lizentziak eskualdeko administrazio-agintaritzak ematen ditu.

Elikagaien salmenta profesionalerako baimenei buruzko informazio gehiago Uusimaa Zentroko Ingurumen Zentroaren webgunean aurki dezakezu.

Erreskate plana

Antolatzaileak ekitaldirako erreskate plana prestatu behar du

• non gutxienez 200 pertsona aldi berean egongo direla kalkulatzen da
• suak, su artifizialak edo beste produktu pirotekniko batzuk erabiltzen dira, edo suak eta lehergai kimikoak efektu berezi gisa erabiltzen dira.
• Lekutik irteteko antolamenduak ohikoak ez dira edo ekitaldiaren izaerak arrisku berezia dakar jendearentzat.

Ekitaldia eraikitzerakoan, bermatu behar da nahikoa leku dagoela erreskateentzat eta irtetekoentzat, gutxienez lau metroko pasabidea. Ekitaldiaren antolatzaileak eremuaren mapa ahalik eta zehatzena egin beharko du, eta ekitaldiaren eraikuntzan parte hartzen duten alderdi guztiei banatuko zaie.

Erreskate plana poliziari, erreskate zerbitzuari eta ekitaldiko langileei bidaltzen zaie.

Gertaeren segurtasunari buruzko informazio gehiago Uusimaako Erdialdeko erreskate zerbitzuaren webgunean aurki dezakezu.

Aginduen kontrola

Beharrezkoa izanez gero, ekitaldian zehar segurtasuna kontrolatuko da ekitaldiaren antolatzaileak izendatutako arduradunek. Ertzaintzak gutxieneko muga bat ezartzen du ekitaldi bakoitzeko ordenatzaile kopuruarentzat.

Lehen laguntzak

Ekitaldiaren antolatzaileak betebeharra du ekitaldirako behar adina sorospenerako prest gordetzeko. Ekitaldi baterako ez dago inolako zalantzarik gabe sorospenetako langileen kopururik, beraz, pertsona kopuruarekin, arriskuekin eta eremuaren tamainarekin erlazionatu behar da. 200-2 lagun arteko ekitaldietan, gutxienez EA 000 ikastaroa edo baliokidea egin duen lehen sorospeneko funtzionario izendatua izan behar da. Lehen sorospeneko gainerako langileek lehen sorospen trebetasun nahikoa izan behar dute.

Aseguruak

Ekitaldiaren antolatzailea da istripuen erantzule. Mesedez, jakin ezazu dagoeneko plangintza-fasean ekitaldirako asegurua behar den ala ez eta, hala bada, nolakoa. Aseguru konpainiari eta poliziari buruz galdetu dezakezu.

Elektrizitatea eta ura

Aretoa erreserbatzean, jakin ezazu elektrizitatearen erabilgarritasunari buruz. Kontuan izan normalean entxufe estandarra ez dela nahikoa, baina gailu handiagoek korronte trifasikoa behar dute (16A). Ekitaldian janaria saltzen edo zerbitzatzen bada, ura ere egon beharko da lokalean. Argindarra eta uraren erabilgarritasunari buruz galdetu behar diozu lokalaren alokairuari.

Galdetu Keravako kanpoko espazioetan elektrizitatea eta uraren erabilgarritasunari buruz, bai eta Keravako azpiegitura zerbitzuetako armairu elektrikoen eta ur puntuen giltzak: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Esparrua

Ekitaldirako hainbat egitura behar izaten dira, hala nola eszenatokia, karpa, markesina eta komunak. Ekitaldiaren antolatzailearen ardura da egiturek ustekabeko fenomeno meteorologikoei eta haien gainean jartzen zaizkien bestelako kargak ere jasan ditzaketela ziurtatzea. Mesedez, ziurtatu, adibidez, kanpin-dendak eta koipeek pisu egokia dutela.

Hondakinen kudeaketa, garbiketa eta birziklapena

Pentsa zer motatako zabor sortzen den ekitaldian eta nola zaintzen duzun birziklatzeaz. Ekitaldiaren antolatzailea da ekitaldiko hondakinen kudeaketaz eta ondoren zabor-guneen garbiketaz.

Mesedez, ziurtatu ekitaldien eremuan komunak daudela eta horien erabilera adostu duzula espazioko administratzailearekin. Inguruan komun iraunkorrik ez badago, alokatu egin behar dituzu.

Hondakinen kudeaketa-baldintzei buruzko informazio gehiago lor dezakezu Keravako azpiegitura zerbitzuen ekitaldietan: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Seinaleak

Ekitaldiak komunetarako (elbarrientzako komunak eta haurtzaindegia barne) eta lehen sorospenerako seinaleak izan behar ditu. Erretzeko guneak eta ez-erretzaileak ere bereizita markatu behar dira eremuan. Ekitaldi handienetan aparkatzeko lekuen markatzea eta haietarako orientazioa kontuan hartu behar dira.

Aurkitutako ondasunak

Ekitaldiaren antolatzaileak aurkitutako ondasunak zaindu eta harrera eta bidalketa planifikatu beharko ditu.

Askatasuna

Irisgarritasunak jendearen partaidetza berdina ahalbidetzen du ekitaldian. Kontuan izan daiteke, adibidez, mugikortasun murriztua duten pertsonentzat gordetako podiumetan edo beste modu batzuetan haiei erreserbatutako lekuetan. Ideia ona da gertaeren orrietan irisgarritasun-informazioa gehitzea. Gertaera oztoporik gabekoa ez bada, mesedez, gogoratu aldez aurretik jakinaraztea.

Ekitaldi irisgarri bat antolatzeko argibideak Invalidiliito-ren webgunean aurki ditzakezu.

Gertaeren marketina hainbat kanal erabiliz egin behar da. Pentsatu nor den ekitaldiaren xede-taldeari eta nola irits zaitezkeen.

Marketin bideak

Keravaren ekitaldien egutegia

Iragarri gertaera garaiz Keravaren ekitaldien egutegian. Gertaeren egutegia doako kanala da, Kerava-n ekitaldiak antolatzen dituzten alderdi guztiek erabil dezaketena. Egutegia erabiltzeko zerbitzuaren erabiltzaile gisa erregistratu behar da bai enpresa, komunitate edo unitate gisa. Izena eman ondoren, ekitaldiak egutegian argitara ditzakezu.

Esteka ekitaldien egutegiaren hasierako orrialdera.

Izena emateko bideo didaktiko laburra (events.kerava.fi).

Gertaera bat sortzeari buruzko argibide-bideo laburra (YouTube)

Kanal eta sare propioak

• webgunea
• sare sozialak
• posta elektronikoko zerrendak
• buletinak
• Interesdunen eta bazkideen kanal propioak
• kartelak eta eskuorriak

Kartelak banatzea

Kartelak zabal banatu behar dira. Toki hauetan parteka ditzakezu, adibidez:

• lokala eta bere inguruak
• Kerava liburutegia
• Sampolaren salmenta puntua
• Kauppakaare oinezkoen kaleko eta Kerava geltokiko iragarki-taulak.

Kauppakaari oinezkoen kaleko eta Kerava geltokiko iragarki-tauletako giltzak maileguan har ditzakezu hiriko liburutegiko bezeroarentzako arretaren ordainagiria. Gakoa erabili eta berehala itzuli behar da. A4 edo A3 tamainako kartelak iragarki-tauletara esporta daitezke. Kartelak plastikozko estalki baten azpian daude, automatikoki ixten dena. Ez duzu zintarik edo bestelako konponketa-gailurik behar! Mesedez, kendu kartelak arbeletatik zure ekitaldiaren ondoren.

Kanpoko beste iragarki ohol batzuk aurki daitezke, adibidez, Kannisto-n eta Kaleva kirol-parkearen ondoan eta Ahjo-ren K-dendaren ondoan.

Komunikabideen lankidetza

Merezi du ekitaldiaren berri tokiko hedabideei eta, ekitaldiaren xede-taldearen arabera, hedabide nazionalei. Bidali hedabide-ohar bat edo eskaini istorio amaitu bat ekitaldiaren egitaraua argitaratzen denean edo hurbiltzen denean.

Tokiko hedabideek ekitaldian interesa izan dezakete, adibidez, Keski-Uusimaa eta Keski-Uusimaa Viikko. Hedabide nazionaletara jo behar da, adibidez, egunkarietara eta aldizkarietara, irrati eta telebista kateetara eta sareko komunikabideetara. Ekitaldirako egokiak diren sare sozialetako eragileekin eta eduki ekoizleekin lankidetzan pentsatzea ere merezi du.

Udalarekin komunikazio-lankidetza

Kerava hiriak aldian-aldian tokiko ekitaldiak igortzen ditu bere kateetan. Gertaera ekitaldien egutegi komunean gehitu behar da, eta bertatik udalak, ahal izanez gero, ekitaldia bere kanaletan partekatuko du.

Udaleko komunikazio unitatearekin harremanetan jar zaitezke komunikazio-lankidetza posibleei buruz: viestinta@kerava.fi.

Proiektuaren zuzendaria edo ekitaldien ekoizlea izendatzea

• Erantzukizunak partekatu
• Egin ekitaldien plana

Finantza eta aurrekontua

• Ordainpeko edo doako ekitaldia?
• Sarreren salmenta
• Bekak eta bekak
• Bazkideak eta babesleak
• Dirua biltzeko beste metodo batzuk

Gertaeren baimenak eta kontratuak

• Baimenak eta jakinarazpenak (lurzoruaren erabilera, polizia, suhiltzaileen agintaritza, zarata baimena eta abar): alderdi guztiei jakinaraztea
• Kontratuak (alokairua, eszenatokia, soinua, interpreteak eta abar)

Ekitaldien ordutegiak

• Eraikuntza-egutegia
• Programaren ordutegia
• Desmuntatzeko ordutegia

Gertaeren edukia

• Programa
• Parte hartzaileak
• Interpreteak
• Aurkezlea
• Gonbidatuak
• Komunikabideak
• Anoak

Segurtasuna eta arriskuen kudeaketa

• Arriskuen ebaluazioa
• Salbamendu eta segurtasun plana
• Aginduen kontrola
• Lehen laguntzak
• Guardia
• Aseguruak

Lekua

• Esparrua
• Osagarriak
• Soinuaren erreprodukzioa
• Informazioa
• Seinaleak
• Trafiko kontrola
• Mapa

Komunikazioa

• Komunikazio plana
• Verkkosvusto
• Sare sozialak
• Kartelak eta Flyers
• Komunikabideak
• Ordaindutako publizitatea
• Bezeroaren informazioa, adibidez, iristeko eta aparkatzeko argibideak
• Lankidetza-bazkideen eta interes-taldeen kanalak

Ekitaldiaren garbitasuna eta giroa

• Komunak
• Zabor-ontziak
• Garbitu

Talkooko langileak eta langileak

• Indukzioa
• Lanpostuaren betebeharrak
• Lan txandak
• Otorduak

Azken ebaluazioa

• Iritzia biltzea
• Ekitaldiaren ezarpenean parte hartu dutenei iritzia ematea
• Komunikabideen jarraipena