Gestion de documents

Pour la fourniture habituelle d'informations, de procès-verbaux, de copies ou d'autres impressions, des frais de 5,00 EUR sont facturés pour la première page et de 0,50 EUR pour chaque page suivante.

Pour la fourniture d'informations nécessitant des mesures particulières, d'un document, d'une copie ou d'un autre imprimé, une taxe de base fixe est facturée, qui est échelonnée comme suit en fonction de la difficulté de la recherche d'informations :

• recherche d'informations normale (temps de travail inférieur à 2 heures) 30 euros
• recherche d'informations exigeante (temps de travail 2 – 5 heures) 60 euros et
• recherche d'informations très exigeante (charge de travail supérieure à 5 heures) 100 euros.

En plus des frais de base, des frais par page sont facturés. En cas d'urgence, les frais de dossier peuvent être facturés en une fois et demie.

Toute personne a le droit de recevoir des informations sur les documents publics de l'autorité conformément à la loi sur la publicité des activités de l'autorité (621/1999).

Il n’est pas nécessaire de justifier une demande d’information sur un matériel public, et la personne qui demande l’information n’a pas à indiquer à quoi l’information sera utilisée. Ces demandes peuvent être faites librement, par exemple par téléphone ou par e-mail. Les demandes d'informations concernant les documents de la ville de Kerava sont adressées directement au titulaire de charge ou au domaine responsable du dossier.

Si nécessaire, vous pouvez obtenir des conseils auprès du bureau d'état civil de la ville sur les domaines des différentes autorités et les données qui y sont traitées.

Le bureau d'état civil de la ville peut être contacté soit par e-mail à kirjaamo@kerava.fi, soit par téléphone au 09 29491.

Il est judicieux de préciser la demande d'information le plus précisément possible afin de faciliter la recherche du document. La demande d'informations doit être identifiée de telle manière qu'il soit clair sur quel(s) document(s) elle concerne(nt). Par exemple, vous devez toujours indiquer la date ou le titre du document s'il est connu. La municipalité peut demander à la personne qui fait la demande d'informations de limiter et de préciser sa demande.

Lorsque vous ciblez la demande d'information sur des documents, les informations d'identification peuvent être, par exemple, le nom du registre ou du service dans lequel le document est inscrit, ainsi que des informations sur le type de document (demande, décision, dessin, bulletin). La description de la publicité du document de la Ville se trouve sur la page de description de la publicité du document. Pour préciser la demande, le cas échéant, contactez le domaine de la ville dont le document est en question.

Les documents de l'autorité contiennent également des informations qui ne peuvent être fournies que sous certaines conditions légales et pour lesquelles l'autorité doit examiner si les informations peuvent être fournies au demandeur. Cela s'applique, par exemple, aux informations tenues secrètes en vertu de la loi sur la publicité ou d'une législation spéciale.

Selon la loi sur la publicité, toute personne dont le droit, l'intérêt ou l'obligation est affecté par l'affaire a le droit de recevoir des informations sur le contenu d'un document non public de la part de l'autorité qui traite ou gère l'affaire, ce qui peut ou a eu un impact sur le traitement de son dossier. Lorsqu'elle demande des informations sur un document confidentiel ou des documents sur lesquels des informations ne peuvent être divulguées que sous certaines conditions, la personne qui demande le document doit indiquer le but de l'utilisation des informations et être en mesure de vérifier son identité. Vous pouvez trouver le formulaire électronique goûter. Les demandes d'informations effectuées sans identification électronique doivent être effectuées avec une carte d'identité officielle avec photo valide. Au point de transaction Kerava.

Lorsque seule une partie du document est publique, les informations demandées sont fournies à partir de la partie publique du document afin que la partie secrète ne soit pas révélée. Il peut être demandé au demandeur du document des informations complémentaires si cela est nécessaire pour clarifier les conditions de transmission des informations.

Les informations sur le document public seront fournies dans les plus brefs délais, au plus tard deux semaines après la demande d'informations. Si le traitement et la résolution de la demande d'informations nécessitent des mesures particulières ou une charge de travail plus importante que d'habitude, des informations sur le document seront fournies ou le problème sera résolu au plus tard dans un délai d'un mois à compter de la demande d'informations.

Conformément au règlement général de l'UE sur la protection des données, une demande d'inspection de données personnelles et une demande de correction de données incorrectes doivent recevoir une réponse dans les plus brefs délais et au plus tard un mois après réception de la demande. Le délai peut être prolongé de deux mois maximum.

Selon la nature, l'étendue et la forme des informations demandées, la ville peut transmettre les informations demandées soit par voie électronique, sur papier ou sur place.

L'unité de gestion des données doit tenir une description des réserves de données qu'elle gère et le registre des cas conformément à l'article 906 de la loi sur la gestion des données (2019/28). La ville de Kerava fait office d'unité de gestion de l'information mentionnée dans la loi.

À l'aide de cette description, les clients de la ville de Kerava apprennent comment la ville gère les données créées dans le cadre du traitement des dossiers et de la prestation de services de l'autorité. L'objectif de la description est d'aider les clients à identifier le contenu de la demande d'informations et à diriger la demande d'informations vers la bonne partie.

La description de la publicité du document indique également dans quelle mesure la ville traite les données lors de la production de services ou du traitement des affaires. La possibilité d'obtenir des informations sur les réserves de données dont dispose la ville sert la transparence de l'administration.