Protection des données

La protection des données fait référence à la protection des données personnelles. Les données personnelles sont des informations décrivant une personne physique à partir desquelles la personne peut être identifiée directement ou indirectement. Ces informations comprennent, par exemple, le nom, l'adresse e-mail, le numéro de sécurité sociale, la photo et le numéro de téléphone.

Pourquoi les données sont-elles collectées dans les services de la ville ?

Les données personnelles sont collectées et traitées pour exercer des activités officielles conformément à la législation et à la réglementation. En outre, l'obligation des activités officielles est d'établir des statistiques pour lesquelles des données personnelles anonymisées sont utilisées si nécessaire, c'est-à-dire que les données se présentent sous une forme à partir de laquelle la personne ne peut pas être identifiée.

Quelles informations sont traitées dans les services de la ville ?

Lorsque le client, c'est-à-dire la personne concernée, commence à utiliser le service, les informations nécessaires à la mise en œuvre du service en question sont collectées. La ville offre divers services à ses citoyens, par exemple des services d'enseignement et d'éducation de la petite enfance, des services de bibliothèque et des services sportifs. Par conséquent, le contenu des informations collectées varie. La ville de Kerava collecte uniquement les données personnelles nécessaires au service concerné. Les informations collectées dans les différents services peuvent être trouvées plus en détail dans les déclarations de confidentialité de ce site Web par domaine.

Où trouver les informations sur les services de la ville ?

En règle générale, les données personnelles sont obtenues auprès du client lui-même. En outre, les informations sont obtenues à partir de systèmes gérés par d'autres autorités, telles que le Centre d'enregistrement de la population. Par ailleurs, au cours de la relation client, le prestataire agissant pour le compte de la ville peut, sur la base de la relation contractuelle, entretenir et compléter les informations du client.

Comment les données personnelles sont-elles traitées dans les services de la ville ?

Les données personnelles sont traitées avec soin. Les données sont traitées uniquement dans le but prédéfini. Lors du traitement des données personnelles, nous respectons la législation et les bonnes pratiques en matière de traitement des données.

Les bases juridiques selon le règlement sur la protection des données sont la législation impérative, le contrat, le consentement ou l'intérêt légitime. Dans la ville de Kerava, il existe toujours une base légale pour le traitement des données personnelles. Dans divers services, le traitement des données personnelles peut également être fondé sur la législation régissant le service en question, par exemple dans les activités d'enseignement.

Notre personnel est tenu à un devoir de confidentialité. Le personnel traitant des données personnelles est régulièrement formé. L'utilisation et les droits des systèmes contenant des données personnelles sont surveillés. Les données personnelles ne peuvent être traitées que par un employé qui a le droit de traiter les données en question dans le cadre de ses fonctions.

Qui traite les données dans les services de la ville ?

En principe, les données personnelles des clients de la ville, c'est-à-dire des utilisateurs enregistrés, ne peuvent être traitées que par les collaborateurs qui ont besoin de traiter les données en question dans le cadre de leurs fonctions. Par ailleurs, la ville fait appel à des sous-traitants et des partenaires qui ont accès aux données personnelles nécessaires à l'organisation des prestations. Ces parties ne peuvent traiter les données que conformément aux instructions et accords donnés par la ville de Kerava.

À qui les informations des registres municipaux peuvent-elles être divulguées ?

Le transfert de données personnelles fait référence aux situations dans lesquelles les données personnelles sont transmises à un autre responsable du traitement pour son propre usage indépendant. Les données personnelles ne peuvent être divulguées que dans le cadre fixé par la loi ou avec le consentement du client.

Quant à la ville de Kerava, les données personnelles sont divulguées à d'autres autorités sur la base des exigences légales. Les informations peuvent être divulguées, par exemple, au Service national des retraites ou au service KOSKI géré par le Conseil national finlandais de l'éducation.

Conformément au règlement sur la protection des données, la personne enregistrée, c'est-à-dire le client de la ville, a le droit de :

• vérifier les informations personnelles le concernant
• demander la rectification ou la suppression de leurs données
• demander la limitation du traitement ou s’opposer au traitement
• demander le transfert de données personnelles d’un système à un autre
• recevoir des informations sur le traitement des données personnelles

Le titulaire ne peut pas utiliser tous les droits dans toutes les situations. La situation dépend, par exemple, de la base juridique du traitement des données personnelles conformément au règlement sur la protection des données.

Le droit de consulter les données personnelles

La personne enregistrée, c'est-à-dire le client de la ville, a le droit de recevoir la confirmation du responsable du traitement que les données personnelles la concernant sont en cours de traitement ou qu'elles ne sont pas en cours de traitement. Sur demande, le responsable du traitement doit fournir à la personne concernée une copie des données personnelles traitées en son nom.

Nous vous recommandons de soumettre une demande d'inspection principalement par le biais de transactions électroniques avec une identification forte (nécessite l'utilisation d'identifiants bancaires). Vous pouvez trouver le formulaire électronique goûter.

Si le client ne peut pas utiliser le formulaire électronique, la demande peut également être faite au bureau d'état civil de la ville ou au point de service de Sampola. Pour cela, vous avez besoin d'une pièce d'identité avec photo, car la personne qui fait la demande doit toujours être identifiable. Il n'est pas possible de faire une demande par téléphone ou par e-mail, car nous ne pouvons pas identifier de manière fiable une personne via ces canaux.

Droit de rectification des données

Le client enregistré, c'est-à-dire le client de la ville, a le droit d'exiger que les données personnelles incorrectes, inexactes ou incomplètes le concernant soient rectifiées ou complétées sans délai injustifié. En outre, la personne concernée a le droit d'exiger que les données personnelles inutiles soient supprimées. La redondance et l'inexactitude sont évaluées en fonction de la durée de stockage des données.

Si la ville n'accepte pas la demande de rectification, une décision est rendue à ce sujet, qui mentionne les raisons pour lesquelles la demande n'a pas été acceptée.

Nous vous recommandons de soumettre une demande de correction de données principalement par le biais de transactions électroniques avec une identification forte (nécessite l'utilisation d'identifiants bancaires). Vous pouvez trouver le formulaire électronique goûter.

Une demande de rectification des informations peut également être effectuée sur place au bureau d'état civil de la ville ou au point service de Sampola. L'identité de la personne qui fait la demande est vérifiée lors du dépôt de la demande.

Délais et frais de traitement des demandes

La ville de Kerava s'efforce de traiter les demandes dans les plus brefs délais. Le délai pour soumettre des informations ou fournir des informations complémentaires liées à la demande de contrôle des données personnelles est d'un mois à compter de la réception de la demande de contrôle. Si la demande d'inspection est exceptionnellement complexe et étendue, le délai peut être prolongé de deux mois. Le client sera informé personnellement de la prolongation du délai de traitement.

Les informations du déclarant sont essentiellement fournies gratuitement. Toutefois, si davantage de copies sont demandées, la ville peut facturer des frais raisonnables basés sur les frais administratifs. Si la demande d'informations est manifestement infondée et déraisonnable, notamment si les demandes d'informations sont répétées, la ville peut facturer les frais administratifs occasionnés par la fourniture des informations ou refuser complètement de fournir les informations. Dans un tel cas, la ville démontrera le caractère manifestement infondé ou déraisonnable de la demande.

Bureau du commissaire à la protection des données

La personne concernée a le droit de déposer une plainte auprès du Bureau du commissaire à la protection des données si elle estime que la législation en vigueur sur la protection des données a été violée lors du traitement des données personnelles la concernant.

Si la ville n'accepte pas la demande de rectification, une décision est rendue à ce sujet, qui mentionne les raisons pour lesquelles la demande n'a pas été acceptée. Nous vous informons également sur le droit aux recours légaux, par exemple la possibilité de déposer une plainte auprès du commissaire à la protection des données.

Informer le client sur le traitement des données personnelles

Le règlement général sur la protection des données de l'Union européenne oblige le responsable du traitement (ville) à informer la personne concernée (client) du traitement de ses données personnelles. L'information du déclarant à la ville de Kerava s'effectue à l'aide à la fois des déclarations de protection des données spécifiques au registre et des informations recueillies sur le site Internet. Vous trouverez les déclarations de confidentialité spécifiques au registre en bas de la page.

Finalité du traitement des données personnelles

La gestion des tâches de la ville repose sur la loi, et la gestion des tâches statutaires nécessite généralement le traitement de données personnelles. Le traitement des données personnelles dans la ville de Kerava repose donc en règle générale sur le respect des obligations légales.

Durées de conservation des données personnelles

La durée de conservation des documents municipaux est déterminée soit par la législation, soit par les règlements des Archives nationales, soit par les recommandations de l'Association nationale des communes en matière de durée de conservation. Les deux premiers critères sont obligatoires et, par exemple, les documents à conserver verticalement sont déterminés par les Archives nationales. Les durées de conservation, d'archivage, de destruction et de confidentialité des documents de la ville de Kerava sont définies plus en détail dans les règles de fonctionnement des services d'archives et dans le plan de gestion documentaire. Les documents sont détruits après l'expiration de la durée de conservation définie dans le plan de gestion documentaire, garantissant ainsi la protection des données.

Description des groupes enregistrés et des groupes de données personnelles à traiter

Personne enregistrée désigne la personne concernée par le traitement des données personnelles. Les inscrits de la ville sont les employés, les syndics et les clients de la ville, tels que les résidents municipaux couverts par les services éducatifs et de loisirs et les services techniques.

Afin de remplir ses obligations légales, la ville traite diverses données personnelles. Les données personnelles désignent toutes les informations relatives à une personne physique identifiée ou identifiable, telles que son nom, son numéro de sécurité sociale, son adresse, son numéro de téléphone et son adresse e-mail. En outre, la ville traite des données personnelles dites spéciales (sensibles), c'est-à-dire, par exemple, des informations liées à la santé, à la situation économique, aux convictions politiques ou à l'origine ethnique. Les informations particulières doivent rester secrètes et ne peuvent être traitées que dans des situations spécifiquement définies dans le règlement sur la protection des données, par ex. le consentement de la personne concernée et le respect des obligations légales du responsable du traitement.

Divulgation de données personnelles

Le transfert des données personnelles est expliqué en détail dans les déclarations de confidentialité spécifiques au registre, qui se trouvent en bas de page. En règle générale, on peut affirmer que les informations ne sont diffusées en dehors de la ville qu'avec le consentement de la personne concernée ou une coopération mutuelle des autorités sur la base de motifs statutaires.

Mesures de sécurité techniques et organisationnelles

Les équipements informatiques sont situés dans des locaux protégés et surveillés. Les droits d'accès aux systèmes d'information et aux fichiers reposent sur des droits d'accès personnels et leur utilisation est surveillée. Les droits d'accès sont accordés tâche par tâche. Chaque utilisateur accepte l'obligation d'utiliser et de maintenir la confidentialité des données et des systèmes d'information. De plus, les archives et les unités de travail disposent d’un contrôle d’accès et de serrures de porte. Les documents sont stockés dans des salles contrôlées et dans des armoires verrouillées.

Avis de confidentialité

Les descriptions sont des fichiers pdf qui s'ouvrent dans le même onglet.

• Déclaration de confidentialité des choix des résidents (pdf)
• Registre du personnel (pdf)
• Registre de gestion des clients des services aux entreprises (pdf)
• Université de Kerava (pdf)
• Éducation de la petite enfance et éducation préscolaire (pdf)
• Éducation de base (pdf)
• Lycée (pdf)
• Soutien à la croissance et à l’apprentissage (pdf)
• Services d'infrastructures (pdf)
• Registre de gestion des dossiers et des documents (pdf)
• Services d'emploi (pdf)
• Approvisionnement en eau de Kerava (pdf)
• Registre des clients du système de bibliothèque de la bibliothèque municipale de Kerava et des bibliothèques de Kirkes (pdf)
• Vidéosurveillance des services de la bibliothèque (pdf)
• Registre des fiduciaires (pdf)
• Services du musée (pdf)
• Document d'information registre de réservation de place Timmi (pdf)
• Demandes de subvention (pdf)
• Registre des supports de réponse à l'enquête Maptionaire (pdf)
• Stationnement électronique (pdf)
• Registre des utilisateurs de l'environnement de formation en ligne Navisec Flex sur la protection des données (pdf)
• Registre des clients pour les tâches officielles de contrôle des bâtiments (pdf)
• Registre personnel de gestion et de notification des écarts en matière de sécurité au travail, de risque et de sécurité de l'information Granite (pdf)
• Enquête webropol de la ville de Kerava (pdf)
• Formulaire de contact du service de chat Smilee registre client (pdf)
• Système de gestion électronique de flotte avec Spot (pdf)
• Registre personnel de l'administration financière de la ville de Kerava (pdf)
• Registre personnel du système de vidéosurveillance des lieux publics du centre-ville (pdf)
• Système de surveillance par caméra d'enregistrement immobilier de la ville de Kerava (pdf)
• Activité Park God (pdf)
• Organisation de sorties et aide alimentaire pour les familles (pdf)
• Registre personnel des demandes de subvention dans le secteur des loisirs et du bien-être (pdf)
• Streaming de la séance du conseil municipal (pdf)
• Autorisations de stationnement du personnel pour le parking du parc sportif Kaleva (pdf)
• Liste des personnes œuvrant dans les projets de construction autogérés en génie municipal (pdf)
• Registre des clients du contrôle de stationnement de la ville de Kerava (pdf)
• Registre des clients des services de jeunesse de la ville de Kerava (pdf)
• Gestion des contrats Cloudia (pdf)
• Registre des personnels du marketing événementiel des secteurs du loisir et du bien-être (pdf)
• Piiloduuni.fi (pdf)
• Registre d'organisation d'événements et de commercialisation des services culturels de Kerava (pdf)
• Registre de l'organisation du conseil des jeunes de Kerava et des élections des jeunes (pdf)
• Registre de localisation des véhicules, engins et ouvriers du génie urbain (pdf)
• Registre de la chaîne de signalement des abus internes de la ville de Kerava (pdf)
• Atériaregistre des services (pdf)
• Registre d'enquête sur les arbres de noms (pdf)
• Registre du festival de la nouvelle construction (pdf)
• Registre des acteurs de la filière loisirs et bien-être (pdf)
• Document d'information, registre de gestion des utilisateurs (pdf)
• Document d'information, service cloud M365 et registre de gestion des appareils mobiles Intune (pdf)
• Informointiasiakirja, kiinteistörekisteri (pdf)