As inspeccións internas da cidade de Kerava foron completadas - agora é o momento de medidas de desenvolvemento

A cidade de Kerava anunciou en decembro de 2023 que iniciará unha auditoría interna das compras relacionadas co salto de bastón e as compras de servizos xurídicos. O obxectivo da auditoría interna era descubrir se as contratacións realizadas pola cidade de Kerava se levaron a cabo correctamente cumprindo as leis e regulamentos.

A auditoría interna foi realizada por BDO Oy, que é unha firma de auditoría especializada en finanzas e servizos administrativos das administracións públicas. A auditoría interna realizada por BDO xa está rematada, e os informes foron tratados no pleno do concello do 25.3.2024 de marzo de XNUMX.

Compras de salto con pértega

BDO realizou unha inspección do proxecto de salto con pértega do sector educativo e docente a partir de 2023. Ademais, a petición da cidade, inspeccionouse o proxecto de benestar laboral da cidade a partir de 2019.

A inspección realizouse mediante a inspección do material de facturación na súa totalidade e mediante a entrevista coa persoa implicada na contratación. O obxectivo da auditoría foi avaliar o cumprimento legal da entidade contratante así como o cumprimento das normas e a idoneidade dos procedementos.

A auditoría utilizou como base de avaliación as instrucións internas do concello, como o manual de contratación e as instrucións de pequena contratación, a Lei de Contratación e a Lei de Administración, así como as prácticas de control interno e bo goberno.

Observacións clave sobre a adquisición de bóveda con pértega

Na inspección concluíuse que nas contratacións realizadas en 2023 houbo deficiencias no cumprimento das instrucións de contratación e da Lei de Contratación, así como na toma de decisións de contratación.

BDO estaba na mesma liña que a Autoridade de Consumo e Competencia de Finlandia no seu boletín publicado o 15.2.2024 de febreiro de XNUMX: a inspección non proporcionou razóns claras para dividir a compra de bóveda con pértega en dúas contratacións, senón que é unha única entidade de contratación que debería foron licitadas.

As propostas de desenvolvemento presentadas no informe

BDO recomenda á cidade de Kerava que desenvolva o control interno.

Recoméndase á cidade que licite a contratación dos servizos de salto con pértega e asistencial como unha única entidade e que elabore procedementos que aseguren suficientemente que todas as contratacións municipais cumpren coa lei de contratación pública.

Ademais disto, BDO recomenda á cidade de Kerava que elabore procedementos que aseguren suficientemente o cumprimento da lei de contratación pública en todos os procesos de contratación da cidade. Ademais, recoméndase seguir as instrucións internas da cidade nos procesos de contratación, e para todas as contratacións que superen os 9 euros, tómase unha decisión de contratación de acordo coas directrices de contratación reducida da cidade.

Contratación de servizos xurídicos

BDO auditou as compras de servizos xurídicos da cidade de Kerava a Roschier Asiajatoimisto Oy para os anos 2019-2023. A inspección realizouse a partir do material de facturación recibido e mediante entrevistas ás persoas implicadas na contratación dos servizos xurídicos.

O obxectivo era descubrir se a cidade de Kerava seguiu as súas directrices de contratación interna, as pautas de compras pequenas, a lei de contratación e as boas prácticas de control interno na contratación. Ademais, o obxectivo era destacar os obxectivos de desenvolvemento.

Observacións clave sobre a contratación de servizos xurídicos

BDO sinala no seu informe que existe un desenvolvemento no control interno da cidade e o cumprimento dos principios de bo goberno en todos os aspectos dos obxectivos inspectores.

O informe indica que aínda que a cidade de Kerava contratou servizos xurídicos do mesmo provedor durante todo o período de auditoría sen licitación, a contratación de servizos xurídicos non superou o límite de contratación da Lei de Contratación en casos individuais.

A cidade de Kerava non celebrou un contrato de contratación por escrito nin unha carta de cesión co bufete de avogados e os servizos foron adquiridos durante o período de inspección do mesmo provedor de servizos principalmente sen unha solicitude de licitación e unha decisión de contratación.

Segundo o manual de contratación da cidade de Kerava, debe redactarse un contrato de contratación por escrito para a contratación, que defina o obxecto da cesión, as condicións de contratación e as responsabilidades dos distintos operadores. A contratación dos servizos xurídicos foi conforme á lei, pero non foi conforme ao manual de contratación da cidade en todos os aspectos.

As propostas de desenvolvemento presentadas no informe

BDO recomenda á cidade que considere licitar servizos xurídicos, aínda que as cesións separadas non superen o límite de contratación da Lei de Contratación.

O informe recomenda que Kerava siga as pautas de compras pequenas da cidade. Ademais, ínstase á cidade a esixir ao provedor de servizos que proporcione desagregacións de facturas suficientemente precisas para as compras de servizos legais no futuro. A cidade debe seguir as súas propias directrices internas á hora de tomar decisións de contratación e contratos.

Tamén se recomenda á cidade que preste atención ao feito de que, ao contratar servizos xurídicos, se redacta un contrato escrito ou carta de cesión e as decisións de contratación adecuadas. Deberá facerse constar na resolución de contratación se a cuestión se refire a servizos de representación legal que están fóra do cumprimento da Lei de Contratación.

Que imos facer?

A cidade de Kerava toma moi en serio as deficiencias presentadas no informe de inspección. Corríxense os erros e apréndense leccións de todos os niveis da organización.

“En nome de toda a dirección municipal, pido desculpas por que tivemos deficiencias no control interno e no cumprimento das instrucións de contratación, así como por fallar na comunicación. Asegurareime de que todas as medidas de desenvolvemento se poñan en práctica de inmediato”, o alcalde Kirsi Rontu estados.

Medidas concretas

O Concello realizará os seguintes cambios no seu funcionamento:

• Elaboramos procedementos para garantir o cumprimento das directrices internas da cidade en todos os procesos de contratación.
• Aseguramos que os propios Servizos Xurídicos da cidade conteñan os recursos adecuados.
• Todas as compras externas de servizos xurídicos deberán ser aprobadas polos servizos xurídicos da cidade. Os Servizos Xurídicos da cidade coordinan todas as contratacións de servizos xurídicos fóra da cidade e realizan unha avaliación de se o asunto se xestiona como un traballo interno ou como unha compra de servizos externos.
• Cando se precisa pericia xurídica externa, os servizos son basicamente licitados. Coñecemos a posibilidade de licitar o contrato marco de servizos xurídicos.
• Elaboramos unha guía sobre decisións de contratación, acordos de cesión e seguimento de custos das compras de servizos xurídicos.
• Desenvolvemos o control interno e aseguramos o cumprimento das instrucións mediante a contratación do noso propio auditor interno.
• Aseguramos os recursos da unidade de contratación para que os empregados da cidade reciban o apoio necesario na contratación.
• Actualizamos o manual de contratación da cidade e asegurámonos de que se poida utilizar.
• Actualizamos e recompilamos as instrucións para procesar as facturas de compra nun só documento.
• Incluímos instrucións sobre supervisión e seguimento de custos durante o período do contrato no manual de contratación e nas instrucións para xestionar as facturas de compra.
• Estamos investigando a posibilidade de estender o uso do identificador de cálculo a todas as contratacións para facilitar o seguimento dos custos.
• Nomeamos proxectos e pilotos un propietario claro. É responsabilidade do propietario asegurarse de que se toman as decisións necesarias, de que se tomen correctamente e de que se realice o seguimento dos custos.
• Todas as persoas que participan nas compras reciben formación en materia de compras. Nas formacións tamén se revisa o contido das instrucións novas e actualizadas.
• Adestramos aos administradores municipais en materia de dereito de contratación e uso versátil do portal de administradores.
• Desenvolvemos métodos operativos para que as decisións sexan mellor utilizadas polos administradores. Os importes en euros tamén deben figurar nos listados de decisións.
• Informamos aos administradores de forma activa e actualizada.
• A documentación das investigacións que deron lugar ás decisións faise por escrito.
• Revísase a norma administrativa en canto aos límites de contratación.
• O goberno municipal obriga á Xunta de Educación a avaliar a licitación do paquete asistencial.

“Ademais destes, o obxectivo é mellorar as habilidades comunicativas de toda a organización e aumentar a transparencia”, promete Rontu.

O goberno da cidade de Kerava considera que as medidas de desenvolvemento da cidade son suficientes

O goberno da cidade de Kerava estudou detidamente os informes de inspección e os plans de actuación elaborados polo equipo directivo da cidade para remediar a situación e aprobounos na súa totalidade.

“A partir dos informes de inspección mantivemos unha discusión crítica pero ao mesmo tempo construtiva sobre as medidas de desenvolvemento necesarias. O goberno municipal considera suficientes as medidas de desenvolvemento presentadas pola dirección municipal. Tamén elaboramos un comunicado sobre as medidas do goberno municipal para aumentar a apertura e transparencia na toma de decisións. Con estas actuacións imos desenvolver a cidade xuntos na boa dirección”, o vicepresidente que presidiu a xunta da cidade. Iiro Silvander cantidade.

Podes ver os informes de auditoría interna nos anexos adxuntos:

Auditoría interna da cidade de Kerava das adquisicións de bóveda con pértega de 2024 (pdf)
Auditoría interna da cidade de Kerava 2024 sobre compras de servizos xurídicos (pdf)

Provedores de información adicional:

Preguntas relacionadas coas medidas de desenvolvemento: alcalde Kirsi Rontu. Envía as túas preguntas á xefa de comunicación Pauliina Tervo, pauliina.tervo@kerava.fi, 040 318 4125
Preguntas relacionadas coa auditoría interna: secretario municipal Teppo Verronen, teppo.verronen@kerava.fi, 040 318 2322