केरवा शहर का आंतरिक निरीक्षण पूरा हो चुका है - अब विकास उपायों का समय है

केरावा शहर ने दिसंबर 2023 में घोषणा की कि वह गन्ना कूद और कानूनी सेवा खरीद से संबंधित खरीद का आंतरिक ऑडिट शुरू करेगा। आंतरिक ऑडिट का लक्ष्य यह पता लगाना था कि क्या केरावा शहर द्वारा की गई खरीद कानूनों और विनियमों के अनुपालन में ठीक से की गई है।

आंतरिक ऑडिट बीडीओ ओए द्वारा किया गया था, जो सार्वजनिक प्रशासन वित्त और प्रशासन सेवाओं में विशेषज्ञता वाली एक ऑडिटिंग फर्म है। बीडीओ द्वारा किया गया आंतरिक ऑडिट अब पूरा हो गया है, और रिपोर्ट पर 25.3.2024 मार्च, XNUMX को नगर परिषद की बैठक में चर्चा की गई है।

पोल वॉल्ट की खरीदारी

बीडीओ ने 2023 से शिक्षा और शिक्षण उद्योग की पोल वॉल्टिंग परियोजना का निरीक्षण किया। इसके अलावा, शहर के अनुरोध पर, 2019 से शहर की व्यावसायिक कल्याण परियोजना का निरीक्षण किया गया।

निरीक्षण चालान सामग्री का संपूर्ण निरीक्षण करके और खरीद में शामिल व्यक्ति का साक्षात्कार करके किया गया था। ऑडिट का उद्देश्य खरीद इकाई के कानूनी अनुपालन के साथ-साथ नियमों के अनुपालन और प्रक्रियाओं की उपयुक्तता का आकलन करना था।

मूल्यांकन का आधार नगर पालिका के आंतरिक निर्देश थे, जैसे कि खरीद मैनुअल और छोटे खरीद निर्देश, खरीद अधिनियम और प्रशासन अधिनियम, साथ ही आंतरिक नियंत्रण और सुशासन प्रथाएं।

पोल वॉल्ट खरीद पर मुख्य टिप्पणियाँ

निरीक्षण में यह निष्कर्ष निकला कि 2023 में की गई खरीद में खरीद निर्देशों और खरीद अधिनियम के अनुपालन के साथ-साथ खरीद निर्णय लेने में कमियां रही हैं।

बीडीओ 15.2.2024 फरवरी, XNUMX को प्रकाशित अपने बुलेटिन में फिनिश प्रतिस्पर्धा और उपभोक्ता प्राधिकरण के समान था: निरीक्षण ने पोल वॉल्ट खरीद को दो खरीद में विभाजित करने के लिए स्पष्ट औचित्य प्रदान नहीं किया, लेकिन यह एक एकल खरीद इकाई है जिसे होना चाहिए था टेंडर डाल दिया गया है।

रिपोर्ट में प्रस्तुत किये गये विकास प्रस्ताव

बीडीओ ने केरवा शहर को आंतरिक नियंत्रण विकसित करने की अनुशंसा की.

शहर को एक एकल इकाई के रूप में पोल ​​वॉल्टिंग और कल्याण सेवाओं की खरीद के लिए निविदा देने और ऐसी प्रक्रियाएं तैयार करने की सिफारिश की गई है जो पर्याप्त आश्वासन प्रदान करती हैं कि सभी शहर की खरीद सार्वजनिक खरीद पर कानून का अनुपालन करती हैं।

इसके अलावा, बीडीओ केरवा शहर को ऐसी प्रक्रियाएं तैयार करने की सिफारिश करते हैं जो पर्याप्त आश्वासन प्रदान करती हैं कि शहर की सभी खरीद प्रक्रियाओं में सार्वजनिक खरीद पर कानून का पालन किया जाता है। इसके अलावा, खरीद प्रक्रियाओं में शहर के आंतरिक निर्देशों का पालन करने की सलाह दी जाती है, और 9 यूरो से अधिक की सभी खरीद के लिए, खरीद का निर्णय शहर के छोटे खरीद दिशानिर्देशों के अनुसार किया जाता है।

कानूनी सेवा खरीद

बीडीओ ने वर्ष 2019-2023 के लिए रोशिएर एशियाजाटोइमिस्टो ओए से केरावा शहर की कानूनी सेवा खरीद का ऑडिट किया। निरीक्षण प्राप्त चालान सामग्री के आधार पर और कानूनी सेवाओं की खरीद में शामिल व्यक्तियों के साक्षात्कार के आधार पर किया गया था।

लक्ष्य यह पता लगाना था कि क्या केरवा शहर ने अपने आंतरिक खरीद दिशानिर्देशों, छोटे खरीद दिशानिर्देशों, खरीद अधिनियम और खरीद में आंतरिक नियंत्रण की अच्छी प्रथाओं का पालन किया है। इसके अलावा, लक्ष्य विकास लक्ष्यों को उजागर करना था।

कानूनी सेवा खरीद पर मुख्य टिप्पणियाँ

बीडीओ ने अपनी रिपोर्ट में कहा है कि शहर के आंतरिक नियंत्रण और निरीक्षण उद्देश्यों के सभी पहलुओं में सुशासन के सिद्धांतों के अनुपालन में विकास हो रहा है.

रिपोर्ट में कहा गया है कि हालांकि केरावा शहर ने ऑडिट अवधि के दौरान बिना टेंडर के एक ही आपूर्तिकर्ता से कानूनी सेवाएं खरीदी हैं, लेकिन व्यक्तिगत मामलों में कानूनी सेवाओं की खरीद खरीद अधिनियम की खरीद सीमा से अधिक नहीं हुई है।

केरावा शहर ने कानूनी फर्म के साथ कोई लिखित खरीद अनुबंध या असाइनमेंट पत्र में प्रवेश नहीं किया है, और मुख्य रूप से निविदा के अनुरोध और खरीद निर्णय के बिना उसी सेवा प्रदाता से निरीक्षण अवधि के दौरान सेवाएं खरीदी गई हैं।

केरावा शहर के खरीद नियमावली के अनुसार, खरीद के लिए एक लिखित खरीद अनुबंध तैयार किया जाना चाहिए, जो असाइनमेंट के उद्देश्य, खरीद की शर्तों और विभिन्न अभिनेताओं की जिम्मेदारियों को परिभाषित करता है। कानूनी सेवाओं की खरीद कानून के अनुसार हुई है, लेकिन यह सभी मामलों में शहर की खरीद नियमावली के अनुरूप नहीं है।

रिपोर्ट में प्रस्तुत किये गये विकास प्रस्ताव

बीडीओ शहर को कानूनी सेवाओं की निविदा पर विचार करने की सलाह देते हैं, भले ही अलग-अलग असाइनमेंट खरीद अधिनियम की खरीद सीमा से अधिक न हों।

रिपोर्ट में सिफारिश की गई है कि केरावा शहर के छोटे खरीद दिशानिर्देशों का पालन करें। इसके अलावा, शहर से आग्रह किया गया है कि भविष्य में कानूनी सेवा खरीद के लिए सेवा प्रदाता को पर्याप्त सटीक इनवॉइस ब्रेकडाउन प्रदान करने की आवश्यकता हो। खरीद संबंधी निर्णय और अनुबंध करते समय शहर को अपने आंतरिक दिशानिर्देशों का पालन करना चाहिए।

शहर को इस तथ्य पर भी ध्यान देने की सिफारिश की जाती है कि, कानूनी सेवाएं खरीदते समय, एक लिखित अनुबंध या असाइनमेंट पत्र और उचित खरीद निर्णय तैयार किए जाते हैं। यदि प्रश्न कानूनी प्रतिनिधि सेवाओं से संबंधित है जो खरीद अधिनियम के अनुपालन से बाहर हैं तो इसे खरीद निर्णय में अवश्य बताया जाना चाहिए।

हम क्या करने जा रहे हैं?

निरीक्षण रिपोर्ट में प्रस्तुत कमियों को केरावा नगर गंभीरता से लेता है। संगठन के सभी स्तरों पर गलतियों को सुधारा जाता है और सबक सीखा जाता है।

"पूरे शहर प्रबंधन की ओर से, मैं इस तथ्य के लिए माफी मांगता हूं कि हमारे पास आंतरिक नियंत्रण और खरीद निर्देशों के अनुपालन में कमियां हैं, साथ ही इस तथ्य के लिए भी कि हम संचार में विफल रहे हैं। मैं यह सुनिश्चित करूंगा कि सभी विकास उपायों को तुरंत अमल में लाया जाए”, महापौर किरसी रोंटू राज्य.

ठोस उपाय

शहर अपने परिचालन में निम्नलिखित परिवर्तन करेगा:

• हम यह सुनिश्चित करने के लिए प्रक्रियाएं तैयार करते हैं कि सभी खरीद प्रक्रियाओं में शहर के आंतरिक दिशानिर्देशों का पालन किया जाए।
• हम यह सुनिश्चित करते हैं कि शहर की अपनी कानूनी सेवाएं पर्याप्त रूप से संसाधनयुक्त हों।
• सभी बाहरी कानूनी सेवा खरीद को शहर की कानूनी सेवाओं द्वारा अनुमोदित किया जाना चाहिए। शहर की कानूनी सेवाएँ शहर के बाहर कानूनी सेवाओं की सभी खरीद का समन्वय करती हैं और यह आकलन करती हैं कि क्या मामले को आंतरिक नौकरी के रूप में या बाहरी सेवा खरीद के रूप में संभाला जाता है।
• जब बाहरी कानूनी विशेषज्ञता की आवश्यकता होती है, तो सेवाएं मूल रूप से प्रस्तुत की जाती हैं। आइए कानूनी सेवाओं के लिए रूपरेखा अनुबंध की निविदा की संभावना का पता लगाएं।
• हमने खरीद निर्णयों, असाइनमेंट समझौतों और कानूनी सेवा खरीद की लागत निगरानी पर एक गाइड तैयार किया।
• हम आंतरिक नियंत्रण विकसित करते हैं और अपने स्वयं के आंतरिक लेखा परीक्षक को नियुक्त करके निर्देशों का अनुपालन सुनिश्चित करते हैं।
• हम खरीद इकाई के संसाधनों को सुरक्षित करते हैं ताकि शहर के कर्मचारियों को खरीद में आवश्यक सहायता मिल सके।
• हम शहर की खरीद नियमावली को अद्यतन करते हैं और सुनिश्चित करते हैं कि इसका उपयोग किया जा सके।
• हम खरीद चालान संसाधित करने के निर्देशों को एक दस्तावेज़ में अद्यतन और संकलित करते हैं।
• हम अनुबंध अवधि के दौरान पर्यवेक्षण और लागत निगरानी पर निर्देश खरीद मैनुअल में और खरीद चालान को संभालने के निर्देशों में शामिल करते हैं।
• हम लागत ट्रैकिंग की सुविधा के लिए गणना पहचानकर्ता के उपयोग को सभी खरीदों तक बढ़ाने की संभावना की जांच कर रहे हैं।
• हम परियोजनाओं और पायलटों को एक स्पष्ट स्वामी का नाम देते हैं। यह सुनिश्चित करना मालिक की ज़िम्मेदारी है कि आवश्यक निर्णय लिए गए हैं, कि वे सही ढंग से लिए गए हैं, और लागत की निगरानी की गई है।
• खरीद में भाग लेने वाले प्रत्येक व्यक्ति को खरीद प्रशिक्षण प्राप्त होता है। प्रशिक्षणों में नए और अद्यतन निर्देशों की सामग्री की भी समीक्षा की जाती है।
• हम शहर के ट्रस्टियों को खरीद कानून और ट्रस्टी पोर्टल के बहुमुखी उपयोग में प्रशिक्षित करते हैं।
• हम संचालन के तरीके विकसित करते हैं ताकि ट्रस्टियों द्वारा निर्णयों का बेहतर उपयोग किया जा सके। यूरो राशियाँ भी निर्णय सूची में दिखाई देनी चाहिए।
• हम ट्रस्टियों को सक्रिय रूप से और अद्यतन जानकारी देते हैं।
• जिन जाँचों के फलस्वरूप निर्णय हुए उनका दस्तावेज़ीकरण लिखित रूप में किया जाता है।
• खरीद सीमा के संबंध में प्रशासनिक नियम की समीक्षा की जाती है।
• शहर सरकार शिक्षा बोर्ड को कल्याण पैकेज की निविदा का मूल्यांकन करने के लिए बाध्य करती है।

"इनके अलावा, लक्ष्य पूरे संगठन के संचार कौशल में सुधार करना और पारदर्शिता बढ़ाना है," रोंटू वादा करता है।

केरवा शहर सरकार शहर के विकास उपायों को पर्याप्त मानती है

केरवा शहर सरकार ने स्थिति को सुधारने के लिए शहर की प्रबंधन टीम द्वारा तैयार की गई निरीक्षण रिपोर्टों और कार्य योजनाओं का सावधानीपूर्वक अध्ययन किया है और उन्हें पूरी तरह से मंजूरी दे दी है।

"निरीक्षण रिपोर्टों के आधार पर, हमने आवश्यक विकास उपायों के बारे में एक महत्वपूर्ण लेकिन साथ ही रचनात्मक चर्चा की। शहर सरकार शहर प्रबंधन द्वारा प्रस्तुत विकास उपायों को पर्याप्त मानती है। हमने निर्णय लेने में खुलापन और पारदर्शिता बढ़ाने के लिए शहर सरकार के उपायों पर एक बयान भी तैयार किया है। इन कार्यों से हम सब मिलकर सही दिशा में शहर का विकास करेंगे'' सिटी बोर्ड की बैठक की अध्यक्षता करते उपाध्यक्ष इइरो सिल्वेंडर मात्रा।

आप संलग्न अनुलग्नकों में आंतरिक ऑडिट रिपोर्ट देख सकते हैं:

केरवा सिटी की 2024 पोल वॉल्ट खरीद का आंतरिक ऑडिट (पीडीएफ)
कानूनी सेवा खरीद पर केरवा शहर का आंतरिक ऑडिट 2024 (पीडीएफ)

अतिरिक्त जानकारी के प्रदाता:

विकास उपायों से संबंधित प्रश्न: मेयर किर्सी रोंटू। अपने प्रश्न संचार प्रबंधक पॉलिना टेर्वो को भेजें, poulina.tervo@kerava.fi, 040 318 4125
आंतरिक ऑडिट से संबंधित प्रश्न: सिटी क्लर्क टेप्पो वेरोनेन, teppo.verronen@kerava.fi, 040 318 2322