ケラヴァ市の内部検査は完了しました - 今こそ開発措置を講じる時です

ケラヴァ市は2023年XNUMX月、サトウキビジャンプや法的サービスの購入に関連する購入の内部監査を開始すると発表した。内部監査の目的は、ケラヴァ市による調達が法令に従って適切に行われているかどうかを調査することでした。

内部監査は、行政財務および行政サービスを専門とする監査法人であるBDO Oyによって実施されました。 BDO が実施した内部監査は現在完了しており、報告書は 25.3.2024 年 XNUMX 月 XNUMX 日の市議会で審議されました。

棒高跳びの購入

BDOは、2023年から教育・指導業界の棒高跳びプロジェクトの査察を実施した。また、市の要請により、2019年から市の職業福祉プロジェクトを査察した。

検査は請求書の全文検査と調達関係者への聞き取りにより実施した。監査の目的は、調達企業の法的遵守、規則の遵守および手順の適切性を評価することでした。

監査では、調達マニュアルや小規模調達指示書、調達法や管理法、内部統制やグッドガバナンスの実践など、自治体の内部指示を評価の基準として使用した。

棒高跳びの調達に関する主な所見

検査の結果、2023年に行われた調達において、調達指示書や調達法の遵守、調達の決定に不備があったと結論づけた。

BDO は、15.2.2024 年 XNUMX 月 XNUMX 日に発行された公報でフィンランド競争消費者庁と同じ立場にありました。検査では棒高跳びの購入を XNUMX つの調達に分割する明確な理由は示されていませんでしたが、むしろ単一の調達主体として、入札に出されました。

報告書に記載されている開発提案

BDO はケラヴァ市に対し内部統制を整備するよう勧告しています。

市は、サトウキビジャグリングと福祉サービスの調達を単一の事業体として入札し、すべての市の調達が公共調達法に準拠していることを十分に保証する手順を作成することが推奨されます。

これに加えて、BDO はケラヴァ市に対して、市のすべての調達プロセスにおいて公共調達法が遵守されていることを十分に保証する手順を作成することを推奨しています。さらに、調達プロセスでは市の内部指示に従うことが推奨されており、9 ユーロを超えるすべての調達については、市の小規模調達ガイドラインに従って調達の決定が行われます。

法的サービスの調達

BDOは、2019年から2023年にかけてロシエ・アジアジャトイミスト・オイからケラヴァ市が購入した法律サービスを監査した。検査は、受け取った請求資料に基づいて、法律サービスの調達に関係する関係者に聞き取りを行うことによって実施されました。

目的は、ケラヴァ市が内部調達ガイドライン、小規模調達ガイドライン、調達法、および内部統制の優良慣行に従っているかどうかを調査することでした。さらに、開発目標を強調することが目的でした。

法律サービスの調達に関する主な所見

BDOは報告書の中で、市の内部統制は発展しており、検査目的のあらゆる側面においてグッドガバナンスの原則が遵守されていると述べている。

報告書によると、ケラヴァ市は監査期間中、入札を行わずに同じ供給業者から法律サービスを調達したが、個別のケースでは法律サービスの調達が調達法の調達制限を超えていなかったとしている。

ケラヴァ市は同法律事務所と書面による調達契約や譲渡状を締結しておらず、検査期間中に主に入札要請や調達決定を経ることなく同じサービスプロバイダーからサービスを購入している。

ケラヴァ市の調達マニュアルによると、調達には書面による調達契約を作成する必要があり、割り当ての目的、調達条件、さまざまな関係者の責任を定義します。法的サービスの調達は法律に従っているが、あらゆる点で市の調達マニュアルに従っているわけではない。

報告書に記載されている開発提案

BDO は市に対して、個別の割り当てが調達法の調達制限を超えない場合でも、法律サービスの入札を検討することを推奨しています。

報告書はケラバ市に対し、市の小規模調達ガイドラインに従うよう勧告している。さらに、市は、サービスプロバイダーに対して、将来的に法的サービスの購入に関して十分に正確な請求書の内訳を提供するよう要求するよう求められています。市は調達の決定や契約を行う際に、独自の内部ガイドラインに従う必要があります。

また、市は、法的サービスを調達する際に、書面による契約書または委任状が作成され、適切な調達決定が行われることにも留意することが推奨されます。質問が調達法に準拠しない法定代理業務に関するものである場合は、調達決定にその旨を記載する必要があります。

何しようか？

ケラヴァ市は、検査報告書に示された欠陥を非常に深刻に受け止めています。間違いは修正され、組織のあらゆるレベルから教訓が得られます。

「市の経営陣全体を代表して、内部管理や調達指示の遵守に不備があったこと、またコミュニケーションに不備があったことをお詫びします。すべての開発策が直ちに実行されるよう努めます」と市長 キルシ・ロントゥ 州。

具体的な対策

市では業務内容を以下の通り変更させていただきます。

• 私たちは、すべての調達プロセスにおいて市の内部ガイドラインが確実に遵守されるように手順を作成します。
• 私たちは、市独自の法務サービスに十分なリソースが提供されることを保証します。
• 外部からの法律サービスの購入はすべて、市の法律サービスによって承認される必要があります。市の法務サービスは、市外からのすべての法的サービスの調達を調整し、問題が社内の仕事として処理されるか、外部サービスの購入として処理されるかを評価します。
• 外部の法律専門知識が必要な場合は、基本的には入札でサービスを提供します。法律サービスの枠組み契約を入札する可能性を調べてみましょう。
• 私たちは、調達の決定、譲渡契約、法的サービス購入のコスト監視に関するガイドを作成しました。
• 当社は内部統制を整備し、独自の内部監査人を雇用することで指示の遵守を確保します。
• 市の職員が調達に必要なサポートを受けられるよう、調達部門のリソースを確保します。
• 市の調達マニュアルを更新し、活用できるようにしています。
• 購入請求書の処理手順を更新し、1 つの文書にまとめます。
• 契約期間中の監督とコストの監視については、調達マニュアルおよび購入請求書の取り扱い手順に記載しています。
• 私たちは、コストの追跡を容易にするために、計算識別子の使用をすべての調達に拡張する可能性を調査しています。
• 私たちはプロジェクトとパイロットに明確な所有者を指名します。必要な決定が確実に行われ、それが正しく行われ、コストの監視が実行されることを保証するのは所有者の責任です。
• 調達に参加する人は全員、調達トレーニングを受けます。新規および更新された指示の内容もトレーニングで確認されます。
• 私たちは市の管財人に調達法と管財人ポータルの多用途な使用法について研修します。
• 私たちは、受託者が意思決定をより適切に活用できるように、運用方法を開発します。ユーロの金額も意思決定リストに記載する必要があります。
• 私たちは受託者に積極的かつ最新の情報を提供します。
• 決定に至った調査の文書化は書面で行われます。
• 調達限度額については管理規定を見直す。
• 市政府は教育委員会に福祉パッケージの入札を評価することを義務付けている。

「これらに加えて、組織全体のコミュニケーションスキルを向上させ、透明性を高めることが目標です」とロントゥ氏は約束する。

ケラヴァ市政府は、市の開発対策は十分であると考えている

ケラヴァ市政府は、状況を改善するために市の管理チームが作成した検査報告書と行動計画を注意深く検討し、それらを全面的に承認しました。

「視察報告書に基づいて、私たちは必要な開発措置について批判的であると同時に建設的な議論を行いました。市政府は、市当局が提示した開発方策で十分であると考えている。また、意思決定の公開性と透明性を高めるための市政府の措置に関する声明も作成しました。これらの行動により、私たちは市を正しい方向に一緒に発展させていきます」と市委員会会議の議長を務めた副議長は述べました。 色シルバーダー 額。

内部監査レポートは添付ファイルでご覧いただけます。

ケラヴァ市の 2024 年棒高跳び調達に関する内部監査 (pdf)
法的サービスの購入に関するケラヴァ市の 2024 年内部監査 (pdf)

追加情報の提供者:

開発対策に関する質問: キルシ・ロントゥ市長。ご質問がある場合は、コミュニケーション マネージャーの Pauliina Tervo、pauliina.tervo@kerava.fi、040 318 4125 までお送りください。
内部監査に関する質問: 市職員 Teppo Verronen、teppo.verronen@kerava.fi、040 318 2322