Zakończyły się wewnętrzne kontrole miasta Kerava – teraz czas na działania rozwojowe

Miasto Kerava ogłosiło w grudniu 2023 r., że rozpocznie wewnętrzny audyt zakupów związanych ze skakaniem o lasce i zakupami usług prawnych. Celem audytu wewnętrznego było sprawdzenie, czy zamówienia realizowane przez miasto Kerava zostały zrealizowane prawidłowo, zgodnie z przepisami prawa i przepisami.

Audyt wewnętrzny przeprowadziła firma BDO Oy, która jest firmą audytorską specjalizującą się w finansach i usługach administracji publicznej. Audyt wewnętrzny przeprowadzony przez BDO zakończył się, a raporty zostały omówione na sesji rady miasta w dniu 25.3.2024 marca XNUMX roku.

Zakup skoku o tyczce

BDO przeprowadziło kontrolę projektu skoku o tyczce branży oświatowo-dydaktycznej z 2023 r. Ponadto, na wniosek miasta, skontrolowano miejski projekt higieny pracy z 2019 r.

Kontrola polegała na sprawdzeniu całości materiału fakturowego oraz przesłuchaniu osoby zaangażowanej w realizację zamówienia. Celem audytu była ocena zgodności z prawem podmiotu zamawiającego oraz przestrzegania zasad i prawidłowości stosowanych procedur.

Podstawą oceny były instrukcje wewnętrzne gminy, takie jak instrukcja zamówień publicznych i instrukcja małych zamówień, ustawa o zamówieniach publicznych i ustawa o administracji, a także praktyki kontroli wewnętrznej i dobrego zarządzania.

Kluczowe obserwacje dotyczące zamówień publicznych w skoku o tyczce

W trakcie kontroli stwierdzono, że w zamówieniach dokonanych w 2023 r. wystąpiły uchybienia w zakresie przestrzegania instrukcji przetargowych oraz ustawy Prawo zamówień publicznych, a także w podejmowaniu decyzji zakupowych.

BDO podzieliło stanowisko fińskiego Urzędu ds. Konkurencji i Konsumentów w swoim biuletynie opublikowanym 15.2.2024 lutego XNUMX r.: kontrola nie przedstawiła jasnych powodów podziału zakupu skoku o tyczce na dwa zamówienia, raczej to jeden podmiot zamawiający powinien zostały ogłoszone przetargu.

Propozycje rozwoju przedstawione w raporcie

BDO rekomenduje miastu Kerava rozwój kontroli wewnętrznej.

Zaleca się, aby miasto składało zamówienia na skoki o tyczce i usługi socjalne jako jeden podmiot oraz opracowało procedury zapewniające wystarczającą pewność, że wszystkie zamówienia miejskie są zgodne z przepisami prawa o zamówieniach publicznych.

Ponadto BDO zaleca miastu Kerava opracowanie procedur dających wystarczającą pewność, że we wszystkich procesach zakupowych prowadzonych w mieście przestrzegane są przepisy prawa o zamówieniach publicznych. Ponadto zaleca się przestrzeganie wewnętrznych instrukcji miasta w procesach zakupowych, a w przypadku wszystkich zamówień o wartości przekraczającej 9 000 euro decyzja o zamówieniu podejmowana jest zgodnie z wytycznymi miasta dotyczącymi małych zamówień.

Zamówienia na usługi prawne

BDO przeprowadziło audyt zakupów usług prawnych miasta Kerava od Roschier Asiajatoimisto Oy na lata 2019–2023. Kontrolę przeprowadzono na podstawie otrzymanych materiałów fakturowych oraz w drodze wywiadów z osobami zajmującymi się zamówieniami na usługi prawne.

Celem było sprawdzenie, czy miasto Kerava przestrzega swoich wytycznych dotyczących zamówień wewnętrznych, wytycznych dotyczących małych zamówień, ustawy o zamówieniach publicznych oraz dobrych praktyk kontroli wewnętrznej w zamówieniach publicznych. Ponadto celem było podkreślenie celów rozwojowych.

Kluczowe obserwacje dotyczące zamówień na usługi prawne

BDO w swoim raporcie stwierdza, że ​​następuje rozwój kontroli wewnętrznej miasta i przestrzegania zasad dobrego rządzenia we wszystkich aspektach celów kontroli.

W raporcie wskazano, że chociaż miasto Kerava zamawiało usługi prawne od tego samego dostawcy przez cały okres objęty kontrolą bez przeprowadzania przetargu, zamówienie na usługi prawne nie przekroczyło w indywidualnych przypadkach limitu zamówień określonego w ustawie o zamówieniach publicznych.

Miasto Kerava nie zawarło z kancelarią prawną pisemnej umowy w sprawie zamówienia ani pisma wyznaczającego zadania, a w okresie objętym kontrolą usługi kupowano od tego samego usługodawcy, głównie bez zaproszenia do składania ofert i decyzji w sprawie zamówienia.

Zgodnie z instrukcją obsługi zamówień miasta Kerava w przypadku zamówienia należy sporządzić pisemną umowę w sprawie zamówienia, która określa przedmiot zlecenia, warunki zamówienia oraz obowiązki poszczególnych wykonawców. Zamówienie na usługi prawne odbyło się zgodnie z prawem, jednak nie pod każdym względem było zgodne z miejskim podręcznikiem zamówień publicznych.

Propozycje rozwoju przedstawione w raporcie

BDO rekomenduje miastu rozważenie przeprowadzenia przetargu na obsługę prawną, nawet jeśli poszczególne zadania nie przekraczają limitu zamówień określonego w ustawie Prawo zamówień publicznych.

W raporcie zaleca się, aby Kerava postępowała zgodnie z wytycznymi miasta dotyczącymi drobnych zamówień publicznych. Ponadto wzywa się miasto, aby w przyszłości wymagało od usługodawcy przedstawienia wystarczająco dokładnych zestawień faktur za zakupy usług prawnych. Miasto musi kierować się własnymi wewnętrznymi wytycznymi przy podejmowaniu decyzji dotyczących zamówień i zawierania umów.

Zaleca się także, aby miasto zwracało uwagę na fakt, że przy zamawianiu usług prawnych sporządzana jest pisemna umowa lub pismo zlecające oraz odpowiednie decyzje o udzieleniu zamówienia. Jeżeli pytanie dotyczy usług przedstawicielstwa prawnego, które nie są zgodne z ustawą o zamówieniach publicznych, należy to zaznaczyć w decyzji o udzieleniu zamówienia.

Co zrobimy?

Miasto Kerava bardzo poważnie podchodzi do uchybień wskazanych w protokole kontroli. Błędy są korygowane i wyciągane wnioski na wszystkich poziomach organizacji.

„W imieniu całego zarządu miasta przepraszam za braki w kontroli wewnętrznej i przestrzeganiu instrukcji zakupowych, a także za brak komunikacji. Dopilnuję, aby wszystkie działania rozwojowe zostały natychmiast wdrożone” – burmistrz Kirsi Rontu stwierdza.

Konkretne środki

Miasto dokona następujących zmian w swojej działalności:

• Tworzymy procedury zapewniające przestrzeganie wewnętrznych wytycznych miasta we wszystkich procesach zakupowych.
• Dbamy o to, aby miejskie służby prawne posiadały odpowiednie zasoby.
• Wszystkie zakupy zewnętrznych usług prawnych muszą zostać zatwierdzone przez miejskie służby prawne. Miejskie Wydziały Prawne koordynują wszystkie zamówienia na usługi prawne poza miastem i oceniają, czy sprawa jest traktowana jako praca wewnętrzna, czy jako zakup usług zewnętrznych.
• Gdy potrzebna jest zewnętrzna ekspertyza prawna, usługi są zasadniczo przeprowadzane w drodze przetargu. Przekonajmy się o możliwości zawarcia umowy ramowej o świadczenie usług prawnych.
• Przygotowaliśmy poradnik dotyczący decyzji zakupowych, umów cesji i monitorowania kosztów zakupów usług prawnych.
• Rozwijamy kontrolę wewnętrzną i zapewniamy przestrzeganie instrukcji poprzez zatrudnienie własnego audytora wewnętrznego.
• Zabezpieczamy zasoby jednostki zakupowej, aby pracownicy miasta otrzymali niezbędne wsparcie w zakupach.
• Aktualizujemy księgę zakupową miasta i dbamy o jej przydatność.
• Aktualizujemy i zestawiamy instrukcje przetwarzania faktur zakupowych w jeden dokument.
• Instrukcje dotyczące nadzoru i monitorowania kosztów w trakcie trwania umowy zamieszczamy w księdze zakupowej oraz w instrukcji obsługi faktur zakupowych.
• Badamy możliwość rozszerzenia stosowania identyfikatora kalkulacji na wszystkie zamówienia, aby ułatwić śledzenie kosztów.
• Nazywamy projekty i piloty wyraźnym właścicielem. Obowiązkiem właściciela jest dopilnowanie, aby podjęte zostały niezbędne decyzje, aby zostały one podjęte prawidłowo oraz aby prowadzony był monitoring kosztów.
• Każdy, kto uczestniczy w zakupach, przechodzi szkolenie zakupowe. Na szkoleniach weryfikowana jest także treść nowych i zaktualizowanych instrukcji.
• Szkolimy zarządców miast z zakresu prawa zamówień publicznych i wszechstronnego wykorzystania portalu powierniczego.
• Wypracowujemy metody działania, aby decyzje były lepiej wykorzystywane przez powierników. Kwoty w euro muszą także pojawiać się na listach decyzji.
• Aktywnie i na bieżąco informujemy powierników.
• Dokumentacja dochodzeń, które doprowadziły do ​​wydania decyzji, sporządzana jest w formie pisemnej.
• Przepis administracyjny podlega przeglądowi pod kątem limitów zamówień.
• Władze miasta zobowiązują Kuratorium Oświaty do oceny przetargu na pakiet socjalny.

„Oprócz tego celem jest poprawa umiejętności komunikacyjnych całej organizacji i zwiększenie przejrzystości” – obiecuje Rontu.

Władze miasta Kerava uważają, że działania rozwojowe miasta są wystarczające

Władze miasta Kerava dokładnie zapoznały się z raportami z inspekcji i planami działania opracowanymi przez zarząd miasta w celu naprawienia sytuacji i zatwierdziły je w całości.

„Na podstawie raportów z kontroli przeprowadziliśmy krytyczną, ale jednocześnie konstruktywną dyskusję na temat niezbędnych działań rozwojowych. Władze miasta uważają, że przedstawione przez władze miasta działania rozwojowe są wystarczające. Przygotowaliśmy także oświadczenie w sprawie działań władz miasta mających na celu zwiększenie otwartości i przejrzystości podejmowania decyzji. Dzięki tym działaniom wspólnie będziemy rozwijać miasto we właściwym kierunku” – wiceprzewodnicząca przewodnicząca posiedzeniu Zarządu Miasta Iiro Silvandera kwota.

Raporty z audytu wewnętrznego można zobaczyć w załączonych załącznikach:

Audyt wewnętrzny miasta Kerava dotyczący zamówień na skoki o tyczce w 2024 r. (pdf)
Audyt wewnętrzny miasta Kerava 2024 w zakresie zakupów usług prawnych (pdf)

Dostawcy dodatkowych informacji:

Pytania dotyczące działań rozwojowych: burmistrz Kirsi Rontu. Wyślij swoje pytania do menedżera ds. komunikacji Pauliiny Tervo, pauliina.tervo@kerava.fi, 040 318 4125
Pytania związane z audytem wewnętrznym: urzędnik miejski Teppo Verronen, teppo.verronen@kerava.fi, 040 318 2322