Zarządzanie dokumentami

Za zwykłe udostępnienie informacji, protokołów, kopii lub innych wydruków pobierana jest opłata w wysokości 5,00 EUR za pierwszą stronę i 0,50 EUR za każdą kolejną stronę.

Za udostępnienie informacji wymagających szczególnych środków, dokumentu, kopii lub innego wydruku pobierana jest stała opłata podstawowa, skalowana w zależności od stopnia trudności poszukiwania informacji w następujący sposób:

• normalne poszukiwanie informacji (czas pracy poniżej 2 godzin) 30 euro
• wymagające wyszukiwanie informacji (czas pracy 2 – 5 godzin) 60 euro i
• bardzo wymagające wyszukiwanie informacji (nakład pracy powyżej 5 godzin) 100 euro.

Oprócz opłaty podstawowej pobierana jest opłata za stronę. W pilnym przypadku opłata za dokument może zostać pobrana półtora raza.

Każdy ma prawo do otrzymania informacji o dokumencie publicznym organu zgodnie z ustawą o jawności działalności Urzędu (621/1999).

W przypadku materiałów publicznych nie ma konieczności uzasadniania żądania informacji, a osoba wnioskująca o informację nie musi informować, do czego informacje te będą wykorzystywane. Żądanie takie można zgłosić swobodnie, na przykład telefonicznie lub e-mailem. Prośby o informacje dotyczące dokumentów miasta Kerava kierowane są bezpośrednio do urzędnika lub domeny odpowiedzialnej za daną sprawę.

W razie potrzeby możesz uzyskać poradę w urzędzie stanu cywilnego na temat domen różnych organów i przetwarzanych tam materiałów danych.

Z urzędem stanu cywilnego można się skontaktować pod adresem e-mail kirjaamo@kerava.fi lub telefonicznie pod numerem 09 29491.

Warto jak najdokładniej określić żądanie informacji, aby ułatwić odnalezienie dokumentu. Wniosek o udzielenie informacji należy oznaczyć w taki sposób, aby było jasne, jakiego dokumentu lub dokumentów dotyczy żądanie. Na przykład należy zawsze podawać datę lub tytuł dokumentu, jeśli jest znany. Organ miasta może zwrócić się do osoby składającej wniosek o udzielenie informacji o ograniczenie i doprecyzowanie żądania.

W przypadku kierowania żądania informacji na dokumenty informacją identyfikującą może być np. nazwa rejestru lub usługi, w której znajduje się dokument, a także informacja o rodzaju dokumentu (wniosek, decyzja, rysunek, biuletyn). Opis reklamy dokumentu miasta można znaleźć na stronie z opisem reklamy dokumentu. Aby określić żądanie, jeśli to konieczne, skontaktuj się z domeną miasta, którego dokument dotyczy.

Dokumenty organu obejmują także informacje, których można udzielić zgodnie z prawem wyłącznie pod pewnymi warunkami i w przypadku których organ musi rozważyć, czy można je przekazać wnioskodawcy. Dotyczy to na przykład informacji objętych tajemnicą na mocy ustawy o reklamie lub przepisów szczególnych.

Zgodnie z ustawą o reklamie osoba, której prawa, interesy lub obowiązki dotyczą sprawy, ma prawo otrzymać od organu prowadzącego lub prowadzącego sprawę informację o treści dokumentu niepublicznego, który może lub miał wpływ w sprawie prowadzenia jego sprawy. Żądając informacji na temat dokumentu poufnego lub dokumentów, które można ujawnić jedynie pod pewnymi warunkami, osoba wnioskująca o udostępnienie dokumentu musi podać cel informacji i być w stanie zweryfikować swoją tożsamość. Można znaleźć formularz elektroniczny smak. Wnioski o informacje składane bez identyfikacji elektronicznej należy składać z ważnym oficjalnym dowodem tożsamości ze zdjęciem W punkcie transakcyjnym Kerava.

Jeżeli tylko część dokumentu jest publiczna, żądane informacje są podawane z publicznej części dokumentu, tak aby część tajna nie została ujawniona. Wnioskodawca dokumentu może zostać poproszony o dodatkowe informacje, jeżeli jest to potrzebne do wyjaśnienia warunków przekazania informacji.

Informacja o dokumencie publicznym zostanie udzielona w możliwie najkrótszym terminie, nie później niż w terminie dwóch tygodni od dnia złożenia wniosku o udzielenie informacji. Jeżeli rozpatrzenie i rozstrzygnięcie wniosku o informacje będzie wymagało szczególnych środków lub większego nakładu pracy niż zwykle, informacja o dokumencie zostanie udzielona lub sprawa zostanie rozstrzygnięta najpóźniej w ciągu miesiąca od złożenia wniosku o informacje.

Zgodnie z ogólnym rozporządzeniem UE o ochronie danych na wniosek o wgląd do danych osobowych oraz o sprostowanie nieprawidłowych danych należy udzielić odpowiedzi bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca od otrzymania żądania. Termin ten może zostać przedłużony maksymalnie o dwa miesiące.

W zależności od charakteru, zakresu i formy żądanych informacji miasto może przekazać żądane informacje w formie elektronicznej, papierowej lub na miejscu.

Jednostka zarządzająca danymi musi prowadzić opis rezerw danych, którymi zarządza, oraz rejestr spraw zgodnie z art. 906 ustawy o zarządzaniu danymi (2019/28). Miasto Kerava pełni funkcję jednostki zarządzania informacjami określonej w ustawie.

Za pomocą tego opisu klienci miasta Kerava dowiadują się, w jaki sposób miasto zarządza materiałami danych, które powstają w trakcie przetwarzania spraw przez organ i świadczenia usług. Celem opisu jest pomoc Klientowi w rozpoznaniu treści żądania informacji i skierowanie żądania informacji do właściwej strony.

Z opisu promocyjnego dokumentu wynika także, w jakim stopniu miasto przetwarza dane przy świadczeniu usług lub załatwianiu spraw. Możliwość uzyskania informacji o tym, jakie rezerwy danych posiada miasto, służy przejrzystości administracji.