Inspecțiile interne ale orașului Kerava au fost finalizate - acum este momentul măsurilor de dezvoltare

Orașul Kerava a anunțat în decembrie 2023 că va începe un audit intern al achizițiilor legate de săritul cu bastonul și achizițiile de servicii juridice. Scopul auditului intern a fost acela de a afla dacă achizițiile efectuate de orașul Kerava s-au desfășurat în mod corespunzător cu respectarea legilor și reglementărilor.

Auditul intern a fost realizat de BDO Oy, care este o firmă de audit specializată în finanțe și servicii administrative ale administrației publice. Auditul intern efectuat de BDO este acum finalizat, iar rapoartele au fost discutate în ședința de consiliu orășenesc din 25.3.2024 martie XNUMX.

Achiziții de sărituri cu stâlp

BDO a efectuat o inspecție a proiectului de sărituri cu stâlp al industriei de învățământ și predare din 2023. În plus, la solicitarea orașului, a fost inspectat și proiectul de bunăstare ocupațională al orașului din 2019.

Inspecția s-a realizat prin inspectarea integrală a materialului de facturare și prin intervievarea persoanei implicate în achiziție. Scopul auditului a fost acela de a evalua conformitatea legală a entității de achiziție, precum și conformitatea cu regulile și caracterul adecvat al procedurilor.

Auditul a folosit ca bază de evaluare instrucțiunile interne ale municipalității, cum ar fi manualul de achiziții și instrucțiunile de achiziții mici, Legea privind achizițiile și Legea administrației, precum și practicile de control intern și de bună guvernare.

Observații cheie privind achiziționarea săriturii cu stâlp

În cadrul inspecției s-a ajuns la concluzia că în achizițiile efectuate în anul 2023 au existat deficiențe în respectarea instrucțiunilor de achiziție și a Legii achizițiilor, precum și în luarea deciziilor de achiziție.

BDO a fost pe aceeași linie ca și Autoritatea finlandeză pentru Concurență și Consumatori în buletinul său publicat la 15.2.2024 februarie XNUMX: inspecția nu a furnizat motive clare pentru împărțirea achiziției de sărituri cu stâlp în două achiziții, ci mai degrabă este o singură entitate de achiziții care ar trebui au fost scoase la licitație.

Propunerile de dezvoltare prezentate în raport

BDO recomandă orașului Kerava să dezvolte controlul intern.

Orașului i se recomandă să licitați achiziția de servicii de sărituri cu stâlp și asistență socială ca o singură entitate și să întocmească proceduri care să ofere suficientă asigurare că toate achizițiile orașului respectă legea achizițiilor publice.

În plus, BDO recomandă orașului Kerava să întocmească proceduri care să ofere suficientă asigurare că legea achizițiilor publice este respectată în toate procesele de achiziție ale orașului. În plus, se recomandă respectarea instrucțiunilor interne ale orașului în procesele de achiziții, iar pentru toate achizițiile care depășesc 9 de euro se ia o decizie de achiziție în conformitate cu liniile directoare de achiziții mici ale orașului.

Achizitii de servicii juridice

BDO a auditat achizițiile de servicii juridice ale orașului Kerava de la Roschier Asiajatoimisto Oy pentru anii 2019–2023. Inspecția a fost efectuată pe baza materialului de facturare primit și prin intervievarea persoanelor implicate în achiziționarea de servicii juridice.

Scopul a fost acela de a afla dacă orașul Kerava și-a respectat ghidurile interne de achiziții, liniile directoare de achiziții mici, actul de achiziții și bunele practici de control intern în achiziții. În plus, scopul a fost evidențierea obiectivelor de dezvoltare.

Observații cheie privind achizițiile de servicii juridice

BDO precizează în raportul său că există o dezvoltare în controlul intern al orașului și respectarea principiilor bunei guvernări în toate aspectele obiectivelor inspecției.

Raportul precizează că, deși orașul Kerava a achiziționat servicii juridice de la același furnizor pe tot parcursul perioadei de audit fără licitație, achiziția de servicii juridice nu a depășit limita de achiziții din Legea privind achizițiile în cazuri individuale.

Orașul Kerava nu a încheiat un contract scris de achiziție sau o scrisoare de atribuire cu firma de avocatură, iar serviciile au fost achiziționate în perioada de inspecție de la același furnizor de servicii, în principal, fără o cerere de licitație și o decizie de achiziție.

Potrivit manualului de achiziții al orașului Kerava, pentru achiziție trebuie întocmit un contract de achiziție scris, care definește obiectul atribuirii, condițiile de achiziție și responsabilitățile diferiților operatori. Achiziția de servicii juridice a fost conformă cu legea, dar nu a fost în conformitate cu manualul de achiziții al orașului în toate privințele.

Propunerile de dezvoltare prezentate în raport

BDO recomandă orașului să ia în considerare licitarea serviciilor juridice, chiar dacă sarcinile separate nu depășesc limita de achiziții din Legea privind achizițiile publice.

Raportul recomandă Kerava să urmeze liniile directoare ale orașului privind achizițiile mici. În plus, orașul este îndemnat să solicite furnizorului de servicii să furnizeze defalcări suficient de precise ale facturilor pentru achizițiile de servicii juridice în viitor. Orașul trebuie să urmeze propriile linii directoare interne atunci când ia decizii de achiziții și contracte.

De asemenea, orașului i se recomandă să acorde atenție faptului că, la achiziționarea de servicii juridice, se întocmește un contract scris sau scrisoare de atribuire și deciziile de achiziție corespunzătoare. În decizia de achiziție trebuie să se menționeze dacă întrebarea se referă la servicii de reprezentant legal care nu respectă Legea privind achizițiile publice.

Ce vom face?

Orașul Kerava ia foarte în serios deficiențele prezentate în raportul de inspecție. Greșelile sunt corectate și lecțiile sunt învățate de la toate nivelurile organizației.

„În numele întregii conduceri a orașului, îmi cer scuze pentru faptul că am avut deficiențe în controlul intern și respectarea instrucțiunilor de achiziție, precum și pentru faptul că am eșuat în comunicare. Voi avea grijă ca toate măsurile de dezvoltare să fie puse în practică imediat”, primarul Kirsi Rontu state.

Măsuri concrete

Orașul va face următoarele modificări în activitatea sa:

• Elaborăm proceduri pentru a ne asigura că orientările interne ale orașului sunt respectate în toate procesele de achiziții.
• Ne asigurăm că serviciile juridice proprii ale orașului dispun de resurse adecvate.
• Toate achizițiile externe de servicii juridice trebuie să fie aprobate de serviciile juridice ale orașului. Serviciile juridice ale orașului coordonează toate achizițiile de servicii juridice în afara orașului și evaluează dacă problema este tratată ca un loc de muncă intern sau ca o achiziție de servicii externe.
• Atunci când este nevoie de expertiză juridică externă, serviciile sunt practic licitate. Să aflăm posibilitatea de a licita contractul cadru de servicii juridice.
• Am pregătit un ghid privind deciziile de achiziție, acordurile de atribuire și monitorizarea costurilor achizițiilor de servicii juridice.
• Dezvoltăm controlul intern și asigurăm conformitatea cu instrucțiunile prin angajarea propriului auditor intern.
• Securizăm resursele unității de achiziții pentru ca angajații orașului să obțină sprijinul necesar în achiziții.
• Actualizăm manualul de achiziții al orașului și ne asigurăm că poate fi folosit.
• Actualizăm și compilăm instrucțiunile pentru procesarea facturilor de achiziție într-un singur document.
• Includem instructiuni privind supravegherea si monitorizarea costurilor pe perioada contractului in manualul de achizitii si in instructiunile de manipulare a facturilor de achizitie.
• Investigăm posibilitatea extinderii utilizării identificatorului de calcul la toate achizițiile pentru a facilita urmărirea costurilor.
• Numim proiectelor și piloților un proprietar clar. Este responsabilitatea proprietarului să se asigure că sunt luate deciziile necesare, că acestea sunt luate corect și că se efectuează monitorizarea costurilor.
• Toți cei care participă la achiziții primesc instruire în domeniul achizițiilor. Conținutul instrucțiunilor noi și actualizate este, de asemenea, revizuit în cursuri.
• Pregătim administratorii orașului în dreptul achizițiilor publice și utilizarea versatilă a portalului fiduciar.
• Dezvoltăm metode de operare astfel încât deciziile să fie mai bine folosite de administratori. Sumele în euro trebuie să apară și în listele de decizie.
• Îi informăm pe mandatari în mod activ și la zi.
• Documentarea investigațiilor care au condus la luarea deciziilor se face în scris.
• Regula administrativă este revizuită în ceea ce privește limitele de achiziție.
• Guvernul orașului obligă Consiliul Educației să evalueze licitarea pachetului de asistență socială.

„Pe lângă acestea, scopul este de a îmbunătăți abilitățile de comunicare ale întregii organizații și de a crește transparența”, promite Rontu.

Guvernul orașului Kerava consideră că măsurile de dezvoltare ale orașului sunt suficiente

Guvernul orașului Kerava a studiat cu atenție rapoartele de inspecție și planurile de acțiune întocmite de echipa de conducere a orașului pentru remedierea situației și le-a aprobat în totalitate.

„Pe baza rapoartelor de inspecție am purtat o discuție critică, dar în același timp constructivă, despre măsurile de dezvoltare necesare. Guvernul orașului consideră suficiente măsurile de dezvoltare prezentate de conducerea orașului. De asemenea, am pregătit o declarație privind măsurile guvernului orașului pentru a crește deschiderea și transparența luării deciziilor. Cu aceste acțiuni vom dezvolta orașul împreună în direcția bună”, vicepreședintele care a prezidat ședința consiliului orașului. Iiro Silvander Cantitate.

Puteți vizualiza rapoartele de audit intern în atașamentele atașate:

Auditul intern al orașului Kerava privind achizițiile pentru sărituri cu stâlp din 2024 (pdf)
Auditul intern al orașului Kerava 2024 privind achizițiile de servicii juridice (pdf)

Furnizori de informații suplimentare:

Întrebări legate de măsurile de dezvoltare: primarul Kirsi Rontu. Trimiteți întrebările dumneavoastră către managerul de comunicare Pauliina Tervo, pauliina.tervo@kerava.fi, 040 318 4125
Întrebări legate de auditul intern: funcționar Teppo Verronen, teppo.verronen@kerava.fi, 040 318 2322