凯拉瓦市的内部检查已经完成——现在是采取发展措施的时候了

凯拉瓦市于 2023 年 XNUMX 月宣布，将对与跳拐杖和购买法律服务相关的采购启动内部审计。内部审计的目的是查明凯拉瓦市的采购活动是否符合法律法规。

内部审计由 BDO Oy 执行，该公司是一家专门从事公共行政财务和行政服务的审计公司。 BDO 进行的内部审计现已完成，报告已在 25.3.2024 年 XNUMX 月 XNUMX 日的市议会会议上进行讨论。

撑杆跳购买

BDO对2023年起教育教学行业撑杆跳项目进行了检查。此外，应市要求，对2019年起全市职业福祉项目进行了检查。

检查的方式是全面检查发票材料并约谈采购相关人员。审计的目的是评估采购实体的合法合规性以及对规则的遵守情况和程序的适当性。

审计以市政府的内部指令作为评估依据，例如采购手册和小型采购指令、《采购法》和《管理法》以及内部控制和良好治理实践。

关于撑杆跳采购的主要观察

检查认为，2023​​XNUMX年采购中，在遵守采购须知、采购法、采购决策等方面存在缺陷。

BDO 在 15.2.2024 年 XNUMX 月 XNUMX 日发布的公告中与芬兰竞争和消费者管理局的说法一致：检查没有提供将撑杆跳采购分为两次采购的明确理由，而是说它是一个单一的采购实体，应该已进行招标。

报告中提出的发展建议

BDO 建议 Kerava 市发展内部控制。

建议该市将撑杆跳和福利服务的采购作为单一实体进行招标，并制定程序以充分保证所有城市采购均遵守公共采购法。

除此之外，BDO 建议 Kerava 市制定程序，充分保证该市所有采购流程均遵守公共采购法。此外，建议在采购流程中遵循该市的内部指示，对于所有超过9欧元的采购，按照该市的小额采购指南做出采购决定。

法律服务采购

BDO 审计了 Kerava 市 2019-2023 年从 Roschier Asiajatoimisto Oy 购买的法律服务。检查是根据收到的发票材料并采访参与购买法律服务的人员进行的。

目的是了解克拉瓦市是否遵循其内部采购准则、小型采购准则、采购行为和采购内部控制的良好做法。此外，目标是突出发展目标。

关于法律服务购买的主要观察

BDO在报告中指出，该市的内部控制有所发展，检查目标的各个方面都符合善治原则。

报告指出，尽管凯拉瓦市在整个审计期间未进行招标而向同一供应商采购了法律服务，但个别情况下法律服务的采购并未超过《采购法》的采购限额。

克拉瓦市未与该律师事务所签订书面采购合同或转让书，在检查期间主要是在没有招标和采购决定的情况下从同一服务提供商处购买服务。

根据凯拉瓦市的采购手册，采购必须制定书面采购合同，明确委托对象、采购条件以及各经营者的责任。法律服务的采购是依法进行的，但在各方面并未按照本市的采购手册进行。

报告中提出的发展建议

BDO 建议该市考虑提供法律服务，即使单独的任务不超过《采购法》的采购限额。

报告建议 Kerava 遵循该市的小额采购准则。此外，敦促该市要求服务提供商在未来购买法律服务时提供足够准确的发票明细。该市在制定采购决策和合同时必须遵循自己的内部准则。

还建议该市注意以下事实：在采购法律服务时，应起草书面合同或任务书以及适当的采购决定。如果问题涉及不符合《采购法》的法律代表服务，则必须在采购决定中说明。

我们会做什么？

凯拉瓦市非常重视检查报告中提出的缺陷。组织各个层面的错误都得到纠正并吸取教训。

“我代表整个城市管理部门，对我们在内部控制和遵守采购指令方面的缺陷以及我们沟通上的失败表示歉意。我将确保所有发展措施立即付诸实施”，市长 基尔西·龙图 状态。

具体措施

该市将对其运营进行以下更改：

• 我们制定程序以确保所有采购流程都遵循城市的内部准则。
• 我们确保该市自己的法律服务拥有充足的资源。
• 所有外部购买法律服务必须经本市法律服务部门批准。该市法律服务部门协调所有在市外购买法律服务的事宜，并评估该事项是作为内部工作还是作为外部服务购买处理。
• 当需要外部法律专家时，服务基本上都是招标的。让我们看看是否可以招标法律服务框架合同。
• 我们准备了一份关于采购决策、转让协议和法律服务采购成本监控的指南。
• 我们通过聘请自己的内部审计师来制定内部控制并确保遵守指示。
• 我们保障采购单位的资源，让全市员工在采购中得到必要的支持。
• 我们更新了该市的采购手册并确保其可以使用。
• 我们将处理采购发票的说明更新并编译为一份文档。
• 我们在采购手册和采购发票处理说明中纳入了合同期内的监督和成本监控说明。
• 我们正在研究将计算标识符的使用扩展到所有采购的可能性，以方便成本跟踪。
• 我们为项目和试点指定了明确的所有者。业主有责任确保做出必要的决策、正确地做出决策并进行成本监控。
• 每个参与采购的人都会接受采购培训。新的和更新的说明的内容也在培训中进行了审查。
• 我们对城市受托人进行采购法和受托人门户的多功能使用方面的培训。
• 我们开发操作方法，以便受托人更好地使用决策。欧元金额也必须出现在决策列表中。
• 我们积极向受托人通报最新情况。
• 导致决策的调查记录以书面形式记录。
• 对采购限制方面的管理规则进行审查。
• 市政府责成教育委员会对福利方案的招标进行评估。

“除此之外，我们的目标是提高整个组织的沟通技巧并提高透明度，”Rontu 承诺。

凯拉瓦市政府认为该市的发展措施是足够的

凯拉瓦市政府认真研究了检查报告和该市管理团队为纠正这种情况而制定的行动计划，并已全部批准。

“根据检查报告，我们对必要的发展措施进行了批判性但同时具有建设性的讨论。市政府认为城市管理层提出的发展措施是足够的。我们还准备了关于市政府提高决策公开性和透明度的措施的声明。通过这些行动，我们将共同沿着正确的方向发展这座城市”，主持市议会会议的副主席 伊罗·西尔万德 数量。

您可以在附件中查看内部审计报告：

Kerava 市对 2024 年撑竿跳采购采购的内部审计 (pdf)
2024 年凯拉瓦市法律服务购买内部审计 (pdf)

附加信息提供者：

与发展措施相关的问题：市长 Kirsi Rontu。将您的问题发送给公关经理 Pauliina Tervo，pauliina.tervo@kerava.fi，040 318 4125
与内部审计相关的问题：市职员 Teppo Verronen，teppo.verronen@kerava.fi，040 318 2322