Les inspeccions internes de la ciutat de Kerava s'han completat: ara és el moment de les mesures de desenvolupament

La ciutat de Kerava va anunciar el desembre de 2023 que iniciarà una auditoria interna de compres relacionades amb el salt de bastons i les compres de serveis legals. L'objectiu de l'auditoria interna era esbrinar si les adquisicions realitzades per l'Ajuntament de Kerava s'han dut a terme correctament d'acord amb les lleis i normatives.

L'auditoria interna ha estat realitzada per BDO Oy, que és una firma auditora especialitzada en finances i serveis d'administració de les administracions públiques. L'auditoria interna realitzada per BDO ja s'ha completat, i els informes s'han tractat a l'ajuntament del 25.3.2024 de març de XNUMX.

Compres de salt amb perxa

BDO va fer una inspecció del projecte de salt de perxa del sector educatiu i docent a partir de l'any 2023. A més, a petició de la ciutat, es va inspeccionar el projecte de benestar laboral de la ciutat a partir de l'any 2019.

La inspecció s'ha dut a terme inspeccionant el material de facturació en la seva totalitat i entrevistant la persona implicada en la contractació. L'objectiu de l'auditoria era avaluar el compliment legal de l'entitat contractant, així com el compliment de les normes i l'adequació dels procediments.

L'auditoria va utilitzar com a base d'avaluació les instruccions internes del municipi, com ara el manual de contractació i les instruccions de contractació petita, la Llei de contractació i la Llei d'administració, així com les pràctiques de control intern i bon govern.

Observacions clau sobre l'adquisició de salts de perxa

En la inspecció es va concloure que en les contractacions realitzades l'any 2023 hi ha hagut deficiències en el compliment de les instruccions de contractació i la Llei de contractació, així com en la presa de decisions de contractació.

BDO va anar en la mateixa línia que l'Autoritat de la Competència i del Consumidor de Finlandia al seu butlletí publicat el 15.2.2024 de febrer de XNUMX: la inspecció no va proporcionar raons clares per dividir la compra de salt de perxa en dues compres, sinó que és una única entitat de contractació que hauria de han estat licitats.

Les propostes de desenvolupament presentades a l'informe

BDO recomana a la ciutat de Kerava que desenvolupi el control intern.

Es recomana a la ciutat licitar la contractació de serveis de salt de perxa i benestar com a entitat única i elaborar procediments que garanteixin prou que totes les contractacions municipals compleixen la llei de contractació pública.

A més d'això, BDO recomana a la ciutat de Kerava que elabori procediments que garanteixin prou que es compleix la llei de contractació pública en tots els processos de contractació de la ciutat. A més, s'aconsella seguir les instruccions internes de la ciutat en els processos de contractació i, per a totes les compres superiors als 9 euros, es pren una decisió de contractació d'acord amb les directrius de contractació petita de la ciutat.

Contractació de serveis jurídics

BDO va auditar les compres de serveis legals de la ciutat de Kerava a Roschier Asiajatoimisto Oy durant els anys 2019-2023. La inspecció s'ha dut a terme a partir del material de facturació rebut i mitjançant l'entrevista a les persones implicades en la contractació de serveis jurídics.

L'objectiu era esbrinar si la ciutat de Kerava ha seguit les seves directrius de contractació interna, les directrius de contractació petita, la llei de contractació i les bones pràctiques de control intern en compres. A més, l'objectiu era destacar els objectius de desenvolupament.

Observacions clau sobre la contractació de serveis jurídics

BDO afirma en el seu informe que hi ha desenvolupament en el control intern de la ciutat i el compliment dels principis de bon govern en tots els aspectes dels objectius d'inspecció.

L'informe afirma que, tot i que la ciutat de Kerava ha contractat serveis jurídics del mateix proveïdor durant el període d'auditoria sense licitació, la contractació de serveis jurídics no ha superat el límit de contractació de la Llei de contractació en casos individuals.

La ciutat de Kerava no ha subscrit cap contracte de contractació per escrit ni una carta de cessió amb el despatx d'advocats i durant el període d'inspecció s'han adquirit serveis al mateix proveïdor de serveis principalment sense una sol·licitud de licitació i una decisió de contractació.

Segons el manual de contractació de la ciutat de Kerava, s'ha d'elaborar un contracte de contractació per escrit per a la contractació, que defineix l'objecte de l'encàrrec, les condicions de contractació i les responsabilitats dels diferents operadors. La contractació dels serveis jurídics ha estat d'acord amb la llei, però no ha estat d'acord amb el manual de contractació de la ciutat en tots els aspectes.

Les propostes de desenvolupament presentades a l'informe

BDO recomana a la ciutat que consideri la licitació de serveis legals, fins i tot si les assignacions separades no superen el límit de contractació de la Llei de contractació.

L'informe recomana que Kerava segueixi les directrius d'adquisicions petites de la ciutat. A més, s'insta a la ciutat a exigir al proveïdor de serveis que en el futur proporcioni desglossaments de factures prou precisos per a les compres de serveis legals. La ciutat ha de seguir les seves pròpies directrius internes a l'hora de prendre decisions de contractació i contractes.

També es recomana a la ciutat que presti atenció al fet que, a l'hora de contractar serveis jurídics, s'elaboren un contracte escrit o una carta de cessió i les decisions de contractació adequades. S'ha de fer constar a la resolució de contractació si la pregunta es refereix a serveis de representació legal que no compleixen la Llei de contractació.

Què farem?

La ciutat de Kerava es pren molt seriosament les deficiències presentades a l'informe d'inspecció. Es corregeixen els errors i s'aprèn lliçons de tots els nivells de l'organització.

“En nom de tota la direcció de l'Ajuntament, demano disculpes per haver tingut deficiències en el control intern i el compliment de les instruccions de contractació, així com per haver fallat en la comunicació. M'asseguraré que totes les mesures de desenvolupament es posen en pràctica immediatament”, l'alcalde Kirsi Rontu estats.

Mesures concretes

L'Ajuntament farà els següents canvis en el seu funcionament:

• Elaborem procediments per garantir que es segueixen les directrius internes de la ciutat en tots els processos de contractació.
• Ens assegurem que els Serveis Jurídics propis de la ciutat tinguin els recursos adequats.
• Totes les compres externes de serveis jurídics han de ser aprovades pels serveis jurídics de la ciutat. Els Serveis Jurídics de la ciutat coordina tota la contractació de serveis jurídics fora de la ciutat i fa una avaluació de si l'assumpte es gestiona com una feina interna o com una compra de serveis externs.
• Quan es necessita experiència jurídica externa, els serveis es licitan bàsicament. Descobrim la possibilitat de licitar el contracte marc de serveis jurídics.
• Hem elaborat una guia sobre decisions de contractació, acords de cessió i seguiment de costos de les compres de serveis legals.
• Desenvolupem el control intern i vetllem pel compliment de les instruccions contractant el nostre propi auditor intern.
• Asegurem els recursos de la unitat de contractació perquè els empleats de la ciutat rebin el suport necessari en la contractació.
• Actualitzem el manual de contractació de la ciutat i ens assegurem que es pugui utilitzar.
• Actualitzem i compilem les instruccions per processar les factures de compra en un sol document.
• Incloem instruccions sobre supervisió i seguiment de costos durant el període del contracte al manual de contractació i a les instruccions per a la gestió de les factures de compra.
• Estem investigant la possibilitat d'estendre l'ús de l'identificador de càlcul a totes les compres per facilitar el seguiment dels costos.
• Anomenem els projectes i els pilots un propietari clar. És responsabilitat del propietari assegurar-se que es prenen les decisions necessàries, que es prenen correctament i que es faci un seguiment dels costos.
• Totes les persones que participen en l'adquisició reben formació en compres. El contingut de les instruccions noves i actualitzades també es revisa a les formacions.
• Formem els síndics municipals en dret de contractació i en l'ús versàtil del portal del síndic.
• Desenvolupem mètodes operatius perquè les decisions siguin millor utilitzades pels administradors. Els imports en euros també han d'aparèixer als llistats de decisions.
• Informem els patrons de manera activa i actualitzada.
• La documentació de les investigacions que van donar lloc a les decisions es fa per escrit.
• Es revisa la norma administrativa pel que fa als límits de contractació.
• L'Ajuntament obliga el Consell d'Educació a avaluar la licitació del paquet assistencial.

"A més d'aquests, l'objectiu és millorar les habilitats comunicatives de tota l'organització i augmentar la transparència", promet Rontu.

El govern de la ciutat de Kerava considera que les mesures de desenvolupament de la ciutat són suficients

El govern de la ciutat de Kerava ha estudiat detingudament els informes d'inspecció i els plans d'actuació elaborats per l'equip directiu de la ciutat per posar remei a la situació i els ha aprovat en la seva totalitat.

“A partir dels informes d'inspecció vam tenir una discussió crítica però alhora constructiva sobre les mesures de desenvolupament necessàries. El govern municipal considera suficients les mesures de desenvolupament presentades per la direcció municipal. També hem preparat un comunicat sobre les mesures del govern de la ciutat per augmentar l'obertura i la transparència en la presa de decisions. Amb aquestes accions desenvoluparem la ciutat junts en la direcció correcta”, el vicepresident que va presidir la reunió del consell de la ciutat. Iiro Silvander quantitat.

Podeu consultar els informes d'auditoria interna als fitxers adjunts:

Auditoria interna de Kerava City de les adquisicions de salts amb perxa de 2024 (pdf)
Auditoria interna de la ciutat de Kerava 2024 sobre compres de serveis legals (pdf)

Proveïdors d'informació addicional:

Preguntes relacionades amb les mesures de desenvolupament: alcalde Kirsi Rontu. Envieu les vostres preguntes a la responsable de comunicacions Pauliina Tervo, pauliina.tervo@kerava.fi, 040 318 4125
Preguntes relacionades amb l'auditoria interna: secretari municipal Teppo Verronen, teppo.verronen@kerava.fi, 040 318 2322