Kerava linna sisekontrollid on lõppenud - nüüd on aeg arendusmeetmeteks

Kerava linn teatas 2023. aasta detsembris, et alustab kepihüpete ja õigusteenuse ostudega seotud ostude siseauditit. Siseauditi eesmärk oli välja selgitada, kas Kerava linna tehtud hanked on läbi viidud nõuetekohaselt, järgides seadusi ja määrusi.

Siseauditi viis läbi BDO Oy, mis on avaliku halduse finants- ja haldusteenustele spetsialiseerunud audiitorfirma. BDO poolt läbiviidud siseaudit on nüüdseks lõppenud ning aruandeid on arutatud linnavolikogu 25.3.2024. märtsil XNUMX istungil.

Teivashüppe ostud

BDO viis läbi haridus- ja õppetööstuse teivashüppe projekti kontrolli aastast 2023. Lisaks kontrolliti linna tellimusel ka linna tööheaolu projekti aastast 2019.

Kontroll viidi läbi arvematerjaliga tutvudes tervikuna ning küsitledes hankega seotud isikut. Auditi eesmärk oli hinnata nii hankeüksuse õigusnõuetele vastavust kui ka eeskirjadele vastavust ja protseduuride asjakohasust.

Auditis võeti hindamise aluseks valla sisejuhised, nagu hankejuhend ja väikehangete juhend, hankeseadus ja haldusseadus ning sisekontroll ja hea valitsemistava.

Peamised tähelepanekud teivashüppe hangete kohta

Kontrollimisel jõuti järeldusele, et 2023. aastal tehtud hangetes on esinenud puudusi hankejuhendi ja hankeseaduse täitmisel ning hankeotsuste tegemisel.

BDO oli oma 15.2.2024. veebruaril XNUMX avaldatud bülletäänis Soome konkurentsi- ja tarbijakaitseametiga samal seisukohal: kontroll ei andnud selgeid põhjusi teivashüppe ostu kaheks hankeks jagamiseks, vaid tegemist on ühe hankeüksusega, mis peaks on kuulutatud pakkumismenetlusele.

Aruandes esitatud arendusettepanekud

BDO soovitab Kerava linnal sisekontrolli välja töötada.

Linnal soovitatakse teivashüppe ja hoolekandeteenuste hange korraldada ühtse tervikuna ning koostada menetlused, mis annavad piisava kindluse, et kõik linnahanked vastavad riigihangete seadusele.

Lisaks sellele soovitab BDO Kerava linnal koostada menetlused, mis annavad piisava kindluse riigihangete seaduse järgimise kohta kõigis linna hankeprotsessides. Lisaks on hankeprotsessides soovitav järgida linnasiseseid juhendeid ning kõikide üle 9 euro suuruste hangete puhul tehakse hankeotsus vastavalt linna väikehangete juhendile.

Õigusteenuste hange

BDO auditeeris Kerava linna õigusteenuste oste Roschier Asiajatoimisto Oy-lt aastatel 2019–2023. Kontroll viidi läbi laekunud arvematerjali põhjal ning küsitledes õigusteenuse hankega seotud isikuid.

Eesmärgiks oli välja selgitada, kas Kerava linn on järginud hangete korraldamisel oma sisemist hankejuhendit, väikehangete juhendit, hankeseadust ja sisekontrolli häid tavasid. Lisaks oli eesmärgiks tuua esile arengusihid.

Peamised tähelepanekud õigusteenuste hangete kohta

BDO märgib oma aruandes, et linna sisekontrollis on arengut ja hea valitsemistava põhimõtete järgimist kõigis kontrollieesmärkide aspektides.

Aruandes märgitakse, et kuigi Kerava linn on hankinud õigusteenust kogu auditiperioodi jooksul samalt pakkujalt ilma pakkumisteta, ei ole õigusteenuse hange üksikjuhtudel ületanud hankeseaduses sätestatud hankelimiiti.

Kerava linn ei ole advokaadibürooga sõlminud kirjalikku hankelepingut ega lähetuskirja ning teenuseid on kontrolliperioodi jooksul ostetud samalt teenusepakkujalt peamiselt ilma pakkumistaotluseta ja hankeotsuseta.

Kerava linna hankejuhendi kohaselt tuleb hanke läbiviimiseks vormistada kirjalik hankeleping, milles on määratletud lähetuse objekt, hanketingimused ja erinevate operaatorite kohustused. Õigusteenuste hange on olnud küll seadusega kooskõlas, kuid see ei ole olnud igati kooskõlas linna hankejuhendiga.

Aruandes esitatud arendusettepanekud

BDO soovitab linnal kaaluda õigusteenuse pakkumist ka juhul, kui eraldi ülesanded ei ületa hankeseaduses sätestatud hankelimiiti.

Aruandes soovitatakse Keraval järgida linna väikehanke juhendit. Lisaks palutakse linnal nõuda teenusepakkujalt edaspidi õigusteenuse ostude puhul piisavalt täpseid arvete jaotusi. Hankeotsuste ja lepingute tegemisel peab linn järgima oma sisemisi juhiseid.

Samuti soovitatakse linnal pöörata tähelepanu sellele, et õigusteenuse hankimisel vormistatakse kirjalik leping või tööülesanne ning vastavad hankeotsused. Hankeotsuses peab olema märgitud, kui küsimus puudutab seadusliku esindusteenuse teenust, mis ei ole kooskõlas hankeseadusega.

Mida me hakkame tegema?

Kerava linn suhtub kontrollaktis toodud puudustesse väga tõsiselt. Vigu parandatakse ja neist võetakse õppetunnid organisatsiooni kõigil tasanditel.

«Kogu linna juhtkonna nimel vabandan selle pärast, et meil on esinenud puudusi sisekontrollis ja hankejuhiste täitmises, samuti selle eest, et meil on ebaõnnestunud suhtlemine. Hoolitsen selle eest, et kõik arendusmeetmed viivitamatult ellu rakendataks,“ ütles linnapea Kirsi Rontu osariigid.

Konkreetsed meetmed

Linn teeb oma tegevuses järgmised muudatused:

• Koostame protseduurid, mis tagavad linnasisese juhendi järgimise kõigis hankeprotsessides.
• Tagame, et linna enda õigusteenused on piisavalt varustatud.
• Kõik välised õigusteenuse ostud peavad olema kooskõlastatud linna õigusteenistusega. Linna Õigusteenistus koordineerib kõiki õigusteenuste hankeid väljaspool linna ja annab hinnangu, kas asja käsitletakse majasisese tööna või välisteenuse ostuna.
• Kui on vaja välist õigusekspertiisi, korraldatakse teenused põhimõtteliselt pakkumismenetluse teel. Uurime välja õigusteenuse raamlepingu pakkumismenetluse läbiviimise võimalus.
• Koostasime juhendi hankeotsuste, lähetuslepingute ja õigusteenuse ostude kulujälgimise kohta.
• Arendame välja sisekontrolli ja tagame juhiste täitmise, palkades oma siseaudiitori.
• Kindlustame hankeüksuse ressursid, et linna töötajad saaksid hangetel vajalikku tuge.
• Uuendame linna hankejuhendit ja hoolitseme selle kasutamise eest.
• Uuendame ja koondame ostuarvete menetlemise juhised üheks dokumendiks.
• Lisame hankejuhendisse ja ostuarvete käsitlemise juhendisse juhised lepinguperioodi järelevalve ja kulude jälgimise kohta.
• Uurime võimalust laiendada arvutustunnuse kasutamist kõikidele hangetele, et hõlbustada kulude jälgimist.
• Nimetame projekte ja piloote selgeks omanikuks. Omaniku kohustus on tagada vajalike otsuste tegemine, nende korrektne tegemine ja kulude jälgimine.
• Kõik hankel osalenud saavad hankekoolituse. Koolitustel vaadatakse üle ka uue ja uuendatud juhendi sisu.
• Koolitame linnahaldureid hankeõiguse ja usaldusisikuportaali mitmekülgse kasutamise vallas.
• Arendame välja tegutsemismeetodid, et usaldusisikud saaksid otsuseid paremini kasutada. Eurosummad peavad kajastuma ka otsuste loeteludes.
• Teavitame usaldusisikuid aktiivselt ja ajakohaselt.
• Otsuste tegemiseni viinud uurimiste dokumenteerimine vormistatakse kirjalikult.
• Halduseeskiri vaadatakse läbi hangete piirmäärade osas.
• Linnavalitsus kohustab haridusametit hindama hoolekandepaketi pakkumist.

"Lisaks neile on eesmärk parandada kogu organisatsiooni suhtlemisoskust ja suurendada läbipaistvust," lubab Rontu.

Kerava linnavalitsus peab linna arendusmeetmeid piisavaks

Kerava linnavalitsus on kontrollimise aktidega ja linna juhtkonna poolt olukorra parandamiseks koostatud tegevuskavadega hoolikalt tutvunud ning need tervikuna heaks kiitnud.

„Inspektsiooniaktide põhjal pidasime kriitilist, kuid samas konstruktiivset arutelu vajalike arendusmeetmete üle. Linnavalitsus peab linna juhtkonna esitatud arengumeetmeid piisavaks. Samuti oleme koostanud avalduse linnavalitsuse meetmete kohta otsuste tegemise avatuse ja läbipaistvuse suurendamiseks. Nende tegudega arendame linna üheskoos õiges suunas,“ ütles linnavalitsuse koosolekut juhtinud aseesimees. Iiro Silvander summa.

Siseauditi aruannetega saate tutvuda lisatud manustega:

Kerava linna 2024. aasta teivashüppehangete siseaudit (pdf)
Kerava linna 2024 siseaudit õigusteenuste ostude kohta (pdf)

Lisateabe pakkujad:

Arengumeetmetega seotud küsimused: linnapea Kirsi Rontu. Oma küsimused saatke kommunikatsioonijuht Pauliina Tervole, pauliina.tervo@kerava.fi, 040 318 4125
Siseauditiga seotud küsimused: linnasekretär Teppo Verronen, teppo.verronen@kerava.fi, 040 318 2322