Les inspections internes de la ville de Kerava sont terminées - l'heure est désormais aux mesures de développement

La ville de Kerava a annoncé en décembre 2023 qu'elle lancerait un audit interne des achats liés au saut à la canne et aux achats de services juridiques. L'objectif de l'audit interne était de savoir si les marchés publics passés par la ville de Kerava ont été exécutés correctement, dans le respect des lois et règlements.

L'audit interne a été réalisé par BDO Oy, un cabinet d'audit spécialisé dans les finances et les services administratifs de l'administration publique. L'audit interne réalisé par BDO est maintenant terminé et les rapports ont été discutés lors de la séance du conseil municipal du 25.3.2024 mars XNUMX.

Achats de saut à la perche

BDO a effectué une inspection du projet de saut à la perche du secteur de l'éducation et de l'enseignement à partir de 2023. En outre, à la demande de la ville, le projet de bien-être au travail de la ville de 2019 a été inspecté.

L'inspection a été réalisée en inspectant le matériel de facturation dans son intégralité et en interrogeant la personne impliquée dans le marché. L'objectif de l'audit était d'évaluer la conformité juridique de l'entité adjudicatrice ainsi que le respect des règles et le caractère approprié des procédures.

L'audit a utilisé comme base d'évaluation les instructions internes de la municipalité, telles que le manuel de passation des marchés et les petites instructions de passation des marchés, la loi sur les marchés publics et la loi sur l'administration, ainsi que les pratiques de contrôle interne et de bonne gouvernance.

Principales observations sur l’achat de sauts à la perche

Lors de l'inspection, il a été conclu que dans les marchés publics réalisés en 2023, il y avait des manquements dans le respect des instructions de passation des marchés et de la loi sur les marchés publics, ainsi que dans la prise de décisions en matière de marchés publics.

BDO était du même avis que l'Autorité finlandaise de la concurrence et de la consommation dans son bulletin publié le 15.2.2024 février XNUMX : l'inspection n'a pas fourni de raisons claires pour diviser l'achat du saut à la perche en deux marchés, mais il s'agit plutôt d'une seule entité adjudicatrice qui devrait ont fait l'objet d'un appel d'offres.

Les propositions de développement présentées dans le rapport

BDO recommande à la ville de Kerava de développer le contrôle interne.

Il est recommandé à la ville de lancer un appel d'offres pour les marchés de saut à la perche et de services sociaux en tant qu'entité unique et d'élaborer des procédures garantissant suffisamment que tous les marchés publics de la ville sont conformes à la loi sur les marchés publics.

En outre, BDO recommande à la ville de Kerava d'élaborer des procédures garantissant suffisamment que la loi sur les marchés publics est respectée dans tous les processus de passation de marchés de la ville. En outre, il est conseillé de suivre les instructions internes de la ville dans les processus de passation des marchés, et pour tous les marchés supérieurs à 9 000 euros, une décision de passation des marchés est prise conformément aux directives des petits marchés de la ville.

Achats de services juridiques

BDO a audité les achats de services juridiques de la ville de Kerava auprès de Roschier Asiajatoimisto Oy pour les années 2019-2023. L'inspection a été effectuée sur la base des documents de facturation reçus et en interrogeant les personnes impliquées dans l'achat de services juridiques.

L'objectif était de savoir si la ville de Kerava a suivi ses directives internes en matière de passation des marchés, ses directives en matière de petits marchés, sa loi sur les marchés publics et ses bonnes pratiques de contrôle interne en matière de passation des marchés. De plus, l’objectif était de mettre en avant les objectifs de développement.

Principales observations sur l’approvisionnement en services juridiques

BDO affirme dans son rapport qu'il y a un développement dans le contrôle interne de la ville et le respect des principes de bonne gouvernance dans tous les aspects des objectifs de l'inspection.

Le rapport indique que bien que la ville de Kerava ait acheté des services juridiques auprès du même fournisseur tout au long de la période d'audit sans appel d'offres, l'achat de services juridiques n'a pas dépassé la limite de passation des marchés de la loi sur les marchés publics dans certains cas.

La ville de Kerava n'a pas conclu de contrat de marché écrit ni de lettre de mission avec le cabinet d'avocats, et les services ont été achetés pendant la période d'inspection auprès du même prestataire de services, principalement sans appel d'offres ni décision de marché.

Selon le manuel de passation des marchés de la ville de Kerava, un contrat de marché écrit doit être rédigé pour le marché, qui définit l'objet de la mission, les conditions de passation du marché et les responsabilités des différents opérateurs. L'acquisition de services juridiques a été conforme à la loi, mais elle n'a pas été conforme à tous égards au manuel d'approvisionnement de la ville.

Les propositions de développement présentées dans le rapport

BDO recommande à la ville d'envisager de soumissionner pour des services juridiques, même si les missions distinctes ne dépassent pas la limite de passation de marchés de la loi sur les marchés publics.

Le rapport recommande à Kerava de suivre les directives de la ville en matière de petits achats. De plus, la ville est instamment priée d’exiger du fournisseur de services qu’il fournisse à l’avenir des détails de facture suffisamment précis pour les achats de services légaux. La ville doit suivre ses propres directives internes lorsqu'elle prend des décisions en matière d'approvisionnement et de contrats.

Il est également recommandé à la ville de veiller à ce que, lors de l'achat de services juridiques, un contrat écrit ou une lettre de mission et les décisions d'achat appropriées soient rédigées. Il faut indiquer dans la décision de passation des marchés si la question concerne des services de représentation légale qui ne sont pas conformes à la loi sur les marchés publics.

Qu'allons nous faire?

La ville de Kerava prend très au sérieux les lacunes présentées dans le rapport d’inspection. Les erreurs sont corrigées et des leçons sont tirées à tous les niveaux de l’organisation.

"Au nom de toute la direction de la ville, je m'excuse pour le fait que nous ayons eu des déficiences en matière de contrôle interne et de respect des instructions de passation des marchés, ainsi que pour le fait que nous avons échoué en matière de communication. Je veillerai à ce que toutes les mesures de développement soient mises en pratique immédiatement", a déclaré le maire. Kirsi Rontu États.

Des mesures concrètes

La Ville apportera les changements suivants à ses opérations :

• Nous élaborons des procédures pour garantir que les directives internes de la ville sont respectées dans tous les processus d'approvisionnement.
• Nous veillons à ce que les services juridiques de la ville disposent de ressources adéquates.
• Tout achat de services juridiques externes doit être approuvé par les services juridiques de la Ville. Les services juridiques de la ville coordonnent tous les achats de services juridiques en dehors de la ville et évaluent si l'affaire est traitée comme un travail interne ou comme un achat de service externe.
• Lorsqu’une expertise juridique externe est nécessaire, les services font essentiellement l’objet d’un appel d’offres. Découvrons la possibilité de soumissionner pour le contrat-cadre de services juridiques.
• Nous avons préparé un guide sur les décisions d'approvisionnement, les accords de mission et le suivi des coûts des achats de services juridiques.
• Nous développons le contrôle interne et veillons au respect des instructions en recrutant notre propre auditeur interne.
• Nous sécurisons les ressources de la cellule d'approvisionnement afin que les employés de la Ville bénéficient du soutien nécessaire en matière d'approvisionnement.
• Nous mettons à jour le manuel d'approvisionnement de la ville et veillons à ce qu'il puisse être utilisé.
• Nous mettons à jour et compilons les instructions de traitement des factures d'achat en un seul document.
• Nous incluons des instructions sur la supervision et le suivi des coûts pendant la durée du contrat dans le manuel de passation des marchés et dans les instructions de traitement des factures d'achat.
• Nous étudions la possibilité d'étendre l'utilisation de l'identifiant de calcul à tous les achats afin de faciliter le suivi des coûts.
• Nous nommons les projets et les pilotes comme un propriétaire clair. Il est de la responsabilité du propriétaire de s'assurer que les décisions nécessaires sont prises, qu'elles sont prises correctement et qu'un suivi des coûts est effectué.
• Tous ceux qui participent aux achats reçoivent une formation en achats. Le contenu des instructions nouvelles et mises à jour est également revu dans les formations.
• Nous formons les syndics municipaux au droit des marchés publics et à l'utilisation polyvalente du portail des syndics.
• Nous développons des modes de fonctionnement pour que les décisions soient mieux utilisées par les syndics. Les montants en euros doivent également figurer dans les listes de décisions.
• Nous informons les administrateurs de manière active et actualisée.
• La documentation des enquêtes qui ont conduit aux décisions est faite par écrit.
• La règle administrative est revue en ce qui concerne les limites de passation des marchés.
• Le gouvernement de la ville oblige le Conseil de l'éducation à évaluer l'appel d'offres pour le programme d'aide sociale.

"En plus de cela, l'objectif est d'améliorer les compétences de communication de l'ensemble de l'organisation et d'accroître la transparence", promet Rontu.

La municipalité de Kerava considère que les mesures de développement de la ville sont suffisantes

La municipalité de Kerava a étudié attentivement les rapports d'inspection et les plans d'action élaborés par la direction de la ville pour remédier à la situation et les a approuvés dans leur intégralité.

"Sur la base des rapports d'inspection, nous avons eu une discussion critique mais en même temps constructive sur les mesures de développement nécessaires. Le gouvernement de la ville considère que les mesures de développement présentées par la direction de la ville sont suffisantes. Nous avons également préparé une déclaration sur les mesures prises par le gouvernement municipal pour accroître l'ouverture et la transparence de la prise de décision. Avec ces actions, nous développerons ensemble la ville dans la bonne direction", a déclaré le vice-président qui a présidé la réunion du conseil municipal. Iiro Silvandre montant.

Vous pouvez consulter les rapports d'audit interne dans les pièces jointes ci-jointes :

Audit interne de la ville de Kerava sur les achats de sauts à la perche pour 2024 (pdf)
Audit interne de la ville de Kerava 2024 sur les achats de services juridiques (pdf)

Fournisseurs d’informations complémentaires :

Questions liées aux mesures de développement : maire Kirsi Rontu. Envoyez vos questions à la responsable de la communication Pauliina Tervo, pauliina.tervo@kerava.fi, 040 318 4125
Questions liées à l'audit interne : greffier municipal Teppo Verronen, teppo.verronen@kerava.fi, 040 318 2322