Manajemen dokumen

Biaya sebesar EUR 5,00 dikenakan untuk halaman pertama dan EUR 0,50 untuk setiap halaman berikutnya untuk penyediaan informasi, notulensi, salinan, atau cetakan lainnya seperti biasa.

Untuk penyediaan informasi yang memerlukan tindakan khusus, baik dokumen, salinan, atau cetakan lainnya dikenakan biaya pokok tetap, yang besarannya sesuai dengan tingkat kesulitan pencarian informasi sebagai berikut:

• pencarian informasi normal (waktu kerja kurang dari 2 jam) 30 euro
• menuntut pencarian informasi (waktu kerja 2 – 5 jam) 60 euro dan
• pencarian informasi yang sangat menuntut (beban kerja lebih dari 5 jam) 100 euro.

Selain biaya dasar, dikenakan biaya per halaman. Dalam keadaan mendesak, biaya dokumen dapat dibebankan satu setengah kali.

Setiap orang berhak menerima informasi tentang dokumen publik Badan sesuai dengan Undang-Undang tentang Publisitas Kegiatan Badan (621/1999).

Permintaan informasi mengenai materi publik tidak perlu dibenarkan, dan orang yang meminta informasi tidak perlu memberi tahu untuk apa informasi tersebut akan digunakan. Permintaan tersebut dapat dilakukan secara bebas, misalnya melalui telepon atau email. Permintaan informasi mengenai dokumen kota Kerava ditujukan langsung kepada pemegang kantor atau domain yang bertanggung jawab atas masalah tersebut.

Jika perlu, Anda bisa mendapatkan saran dari kantor pendaftaran kota tentang domain berbagai otoritas dan materi data yang diproses di sana.

Kantor pendaftaran kota dapat dihubungi melalui email di kirjaamo@kerava.fi atau melalui telepon di 09 29491.

Sebaiknya tentukan permintaan informasi setepat mungkin agar lebih mudah menemukan dokumen. Permintaan informasi harus diidentifikasi sedemikian rupa sehingga jelas dokumen atau dokumen mana yang menjadi perhatian permintaan tersebut. Misalnya, Anda harus selalu menyebutkan tanggal atau judul dokumen jika diketahui. Pemerintah kota dapat meminta orang yang mengajukan permintaan informasi untuk membatasi dan merinci permintaannya.

Saat Anda menargetkan permintaan informasi ke dokumen, informasi pengidentifikasi dapat berupa, misalnya, nama register atau layanan di mana dokumen tersebut disertakan, serta informasi tentang jenis dokumen (aplikasi, keputusan, gambar, buletin). Deskripsi publisitas dokumen kota dapat ditemukan di halaman deskripsi publisitas dokumen. Untuk menentukan permintaan, jika perlu, hubungi domain kota yang dokumennya dipermasalahkan.

Dokumen otoritas juga mencakup informasi yang hanya dapat diberikan berdasarkan kondisi tertentu oleh hukum dan oleh karena itu otoritas harus mempertimbangkan apakah informasi tersebut dapat diberikan kepada pemohon. Hal ini berlaku, misalnya, pada informasi yang dirahasiakan berdasarkan Undang-Undang Publisitas atau undang-undang khusus.

Menurut Undang-Undang Publisitas, seseorang yang hak, kepentingan atau kewajibannya dipengaruhi oleh suatu hal berhak menerima informasi tentang isi dokumen non-publik dari otoritas yang menangani atau menangani masalah tersebut, yang dapat atau telah berdampak. atas penanganan kasusnya. Ketika meminta informasi tentang suatu dokumen rahasia atau dokumen yang informasinya hanya dapat diungkapkan dalam kondisi tertentu, orang yang meminta dokumen tersebut harus menyatakan tujuan penggunaan informasi tersebut dan dapat memverifikasi identitasnya. Anda dapat menemukan formulir elektronik dari sini. Permintaan informasi yang dilakukan tanpa tanda pengenal elektronik harus dilakukan dengan kartu identitas resmi berfoto yang masih berlaku Di titik transaksi Kerava.

Apabila hanya sebagian saja dari dokumen tersebut yang bersifat publik, maka informasi yang diminta diberikan dari bagian dokumen yang bersifat publik tersebut agar bagian rahasianya tidak terungkap. Pemohon dokumen dapat dimintai keterangan tambahan jika diperlukan untuk memperjelas syarat penyerahan informasi tersebut.

Informasi mengenai dokumen publik akan diberikan sesegera mungkin, paling lambat dua minggu setelah permintaan informasi dilakukan. Jika pemrosesan dan penyelesaian permintaan informasi memerlukan tindakan khusus atau beban kerja yang lebih besar dari biasanya, informasi tentang dokumen tersebut akan diberikan atau masalah tersebut akan diselesaikan paling lambat satu bulan sejak permintaan informasi dibuat.

Menurut Peraturan Perlindungan Data Umum UE, permintaan pemeriksaan data pribadi dan permintaan koreksi data yang salah harus dijawab tanpa penundaan dan selambat-lambatnya satu bulan setelah menerima permintaan. Jangka waktunya dapat diperpanjang paling lama dua bulan.

Tergantung pada sifat, ruang lingkup dan bentuk informasi yang diminta, pemerintah kota dapat menyerahkan informasi yang diminta baik secara elektronik, di atas kertas, atau di tempat.

Unit pengelolaan data harus menyimpan deskripsi cadangan data yang dikelolanya dan daftar kasus sesuai dengan Pasal 906 Undang-Undang Pengelolaan Data (2019/28). Kota Kerava bertindak sebagai unit pengelolaan informasi yang disebutkan dalam undang-undang.

Dengan bantuan uraian ini, pelanggan kota Kerava diberi tahu bagaimana kota mengelola materi data yang dibuat dalam pemrosesan kasus dan penyediaan layanan otoritas. Tujuan dari deskripsi adalah untuk membantu pelanggan mengidentifikasi isi permintaan informasi dan mengarahkan permintaan informasi tersebut kepada pihak yang tepat.

Deskripsi publisitas dokumen juga menunjukkan sejauh mana kota memproses data ketika memberikan layanan atau menangani masalah. Kemungkinan mendapatkan informasi tentang cadangan data apa saja yang dimiliki kota ini dapat membantu transparansi pemerintahan.