Inspeksi internal kota Kerava telah selesai - sekarang adalah waktunya untuk mengambil tindakan pembangunan

Kota Kerava mengumumkan pada bulan Desember 2023 bahwa mereka akan memulai audit internal atas pembelian terkait lompat tebu dan pembelian layanan hukum. Tujuan dari audit internal adalah untuk mengetahui apakah pengadaan yang dilakukan oleh pemerintah kota Kerava telah dilaksanakan dengan baik dan sesuai dengan peraturan perundang-undangan.

Audit internal dilakukan oleh BDO Oy, yang merupakan perusahaan audit yang mengkhususkan diri dalam bidang administrasi publik, keuangan dan jasa administrasi. Audit internal yang dilakukan BDO kini telah selesai dan laporannya telah dibahas dalam rapat DPRD pada 25.3.2024 Maret XNUMX.

Pembelian lompat galah

BDO melaksanakan inspeksi proyek lompat galah industri pendidikan dan pengajaran mulai tahun 2023. Selain itu, atas permintaan pemerintah kota, proyek kesejahteraan kerja kota mulai tahun 2019 juga diperiksa.

Pemeriksaan dilakukan dengan memeriksa bahan faktur secara keseluruhan dan mewawancarai pihak yang terlibat dalam pengadaan. Tujuan audit ini adalah untuk menilai kepatuhan hukum badan pengadaan serta kepatuhan terhadap peraturan dan kesesuaian prosedur.

Dasar evaluasinya adalah instruksi internal pemerintah kota, seperti manual pengadaan dan instruksi pengadaan skala kecil, Undang-Undang Pengadaan dan Undang-Undang Administrasi, serta pengendalian internal dan praktik tata kelola yang baik.

Pengamatan kunci pada pengadaan lompat galah

Dalam pemeriksaan tersebut disimpulkan bahwa dalam pengadaan yang dilakukan pada tahun 2023 terdapat kekurangan dalam pemenuhan petunjuk pengadaan dan UU Pengadaan, serta pengambilan keputusan pengadaan.

BDO sejalan dengan Otoritas Persaingan dan Konsumen Finlandia dalam buletinnya yang diterbitkan pada tanggal 15.2.2024 Februari XNUMX: inspeksi tersebut tidak memberikan pembenaran yang jelas untuk membagi pembelian lompat galah menjadi dua pembelian, namun BDO merupakan entitas pengadaan tunggal yang seharusnya memiliki telah ditender.

Usulan pembangunan disajikan dalam laporan

BDO merekomendasikan kota Kerava untuk mengembangkan pengendalian internal.

Pemerintah kota direkomendasikan untuk melakukan tender pengadaan lompat galah dan layanan kesejahteraan sebagai satu kesatuan dan menyusun prosedur yang memberikan jaminan memadai bahwa semua pengadaan kota mematuhi undang-undang tentang pengadaan publik.

Selain itu, BDO merekomendasikan kota Kerava untuk menyusun prosedur yang memberikan jaminan memadai bahwa undang-undang tentang pengadaan publik dipatuhi dalam semua proses pengadaan di kota tersebut. Selain itu, disarankan untuk mengikuti instruksi internal kota dalam proses pengadaan, dan untuk semua pengadaan yang melebihi 9 euro, keputusan pengadaan dibuat sesuai dengan pedoman pengadaan kecil kota.

Pengadaan jasa hukum

BDO mengaudit pembelian layanan hukum kota Kerava dari Roschier Asiajatoimisto Oy untuk tahun 2019–2023. Pemeriksaan dilakukan berdasarkan materi faktur yang diterima dan dengan mewawancarai pihak-pihak yang terlibat dalam pengadaan jasa hukum.

Tujuannya adalah untuk mengetahui apakah kota Kerava telah mengikuti pedoman pengadaan internal, pedoman pengadaan kecil, tindakan pengadaan dan praktik pengendalian internal yang baik dalam pengadaan. Selain itu, tujuannya adalah untuk menyoroti target pembangunan.

Pengamatan kunci pada pengadaan jasa hukum

BDO menyatakan dalam laporannya bahwa terdapat perkembangan dalam pengendalian internal kota dan kepatuhan terhadap prinsip-prinsip tata kelola yang baik dalam semua aspek tujuan inspeksi.

Laporan tersebut menyatakan bahwa meskipun kota Kerava telah memperoleh jasa hukum dari pemasok yang sama selama periode audit tanpa tender, pengadaan jasa hukum tidak melebihi batas pengadaan Undang-Undang Pengadaan dalam kasus-kasus individual.

Kota Kerava belum menandatangani kontrak pengadaan tertulis atau surat penugasan dengan firma hukum, dan layanan telah dibeli selama periode pemeriksaan dari penyedia layanan yang sama terutama tanpa permintaan tender dan keputusan pengadaan.

Menurut manual pengadaan kota Kerava, kontrak pengadaan tertulis harus dibuat untuk pengadaan, yang menjelaskan objek penugasan, kondisi pengadaan dan tanggung jawab berbagai operator. Pengadaan jasa hukum telah sesuai dengan undang-undang, namun belum sepenuhnya sesuai dengan pedoman pengadaan barang dan jasa pemerintah kota.

Usulan pembangunan disajikan dalam laporan

BDO merekomendasikan kota tersebut untuk mempertimbangkan tender jasa hukum, meskipun penugasan terpisah tidak melebihi batas pengadaan yang ditentukan dalam Undang-Undang Pengadaan.

Laporan tersebut merekomendasikan Kerava untuk mengikuti pedoman pengadaan kecil di kota tersebut. Selain itu, pemerintah kota didesak untuk meminta penyedia layanan untuk memberikan rincian faktur yang cukup akurat untuk pembelian layanan hukum di masa depan. Pemerintah kota harus mengikuti pedoman internalnya sendiri ketika membuat keputusan dan kontrak pengadaan.

Pemerintah kota juga disarankan untuk memperhatikan fakta bahwa, ketika pengadaan jasa hukum, kontrak tertulis atau surat tugas dan keputusan pengadaan yang tepat dibuat. Hal ini harus dicantumkan dalam keputusan pengadaan apabila yang bersangkutan menyangkut jasa perwakilan hukum yang di luar kepatuhan terhadap Undang-undang Pengadaan.

Apa yang akan kita lakukan?

Kota Kerava menanggapi kekurangan yang disajikan dalam laporan inspeksi dengan sangat serius. Kesalahan diperbaiki dan pelajaran diambil dari semua tingkat organisasi.

“Atas nama seluruh pimpinan kota, saya meminta maaf atas kekurangan yang kami miliki dalam pengendalian internal dan kepatuhan terhadap instruksi pengadaan, serta kegagalan dalam komunikasi. Saya akan pastikan semua langkah pembangunan segera dilaksanakan”, Walikota Kirsi Rontu negara bagian.

Langkah-langkah konkrit

Kota ini akan melakukan perubahan berikut pada operasinya:

• Kami menyusun prosedur untuk memastikan bahwa pedoman internal kota dipatuhi dalam semua proses pengadaan.
• Kami memastikan bahwa Layanan Hukum kota mempunyai sumber daya yang memadai.
• Semua pembelian layanan hukum eksternal harus disetujui oleh layanan hukum kota. Layanan Hukum Kota mengkoordinasikan semua pengadaan layanan hukum di luar kota dan membuat penilaian apakah permasalahan tersebut ditangani sebagai pekerjaan internal atau sebagai pembelian layanan eksternal.
• Ketika keahlian hukum eksternal diperlukan, layanan tersebut pada dasarnya ditenderkan. Mari kita cari tahu kemungkinan tender kontrak kerangka jasa hukum.
• Kami menyiapkan panduan mengenai keputusan pengadaan, perjanjian penugasan dan pemantauan biaya pembelian jasa hukum.
• Kami mengembangkan pengendalian internal dan memastikan kepatuhan terhadap instruksi dengan mempekerjakan auditor internal kami sendiri.
• Kami mengamankan sumber daya unit pengadaan sehingga pegawai kota mendapatkan dukungan yang diperlukan dalam pengadaan.
• Kami memperbarui manual pengadaan kota dan memastikannya dapat digunakan.
• Kami memperbarui dan menyusun instruksi pemrosesan faktur pembelian ke dalam satu dokumen.
• Petunjuk pengawasan dan pemantauan biaya selama masa kontrak kami sertakan dalam buku petunjuk pengadaan dan petunjuk penanganan faktur pembelian.
• Kami sedang menyelidiki kemungkinan untuk memperluas penggunaan tag penghitungan ke semua pengadaan untuk memfasilitasi pelacakan biaya.
• Kami menamai proyek dan proyek percontohan dengan pemilik yang jelas. Merupakan tanggung jawab pemilik untuk memastikan bahwa keputusan yang diperlukan telah dibuat, dibuat dengan benar, dan pemantauan biaya dilakukan.
• Setiap orang yang berpartisipasi dalam pengadaan menerima pelatihan pengadaan. Isi instruksi baru dan yang diperbarui juga ditinjau dalam pelatihan.
• Kami melatih wali kota dalam hukum pengadaan dan penggunaan portal wali yang serbaguna.
• Kami mengembangkan metode operasi sehingga keputusan dapat digunakan dengan lebih baik oleh wali. Jumlah euro juga harus muncul dalam daftar keputusan.
• Kami menginformasikan kepada Wali Amanat secara aktif dan terkini.
• Dokumentasi investigasi yang menghasilkan keputusan dilakukan secara tertulis.
• Aturan administratif ditinjau kembali terkait batasan pengadaan.
• Pemkot mewajibkan Dinas Pendidikan mengevaluasi tender paket kesejahteraan tersebut.

“Selain itu, tujuannya adalah untuk meningkatkan keterampilan komunikasi seluruh organisasi dan meningkatkan transparansi,” janji Rontu.

Pemerintah kota Kerava menilai langkah pembangunan kota sudah cukup

Pemerintah kota Kerava telah mempelajari dengan cermat laporan inspeksi dan rencana tindakan yang dibuat oleh tim manajemen kota untuk memperbaiki situasi dan telah menyetujuinya secara keseluruhan.

Berdasarkan laporan inspeksi, kami melakukan diskusi kritis namun konstruktif mengenai langkah-langkah pembangunan yang diperlukan. Pemerintah kota menilai langkah-langkah pembangunan yang dihadirkan pemerintah kota sudah cukup. Kami juga telah menyiapkan pernyataan mengenai langkah-langkah pemerintah kota untuk meningkatkan keterbukaan dan transparansi pengambilan keputusan. Dengan tindakan ini, kita akan bersama-sama membangun kota ke arah yang benar”, wakil ketua yang memimpin rapat dewan kota Iiro Silvander jumlah.

Laporan audit internal dapat Anda lihat pada lampiran terlampir:

Audit internal Kota Kerava terhadap pengadaan lompat galah tahun 2024 (pdf)
Audit internal kota Kerava 2024 atas pembelian jasa hukum (pdf)

Penyedia informasi tambahan:

Pertanyaan terkait langkah-langkah pembangunan: Walikota Kirsi Rontu. Kirim pertanyaan Anda ke manajer komunikasi Pauliina Tervo, pauliina.tervo@kerava.fi, 040 318 4125
Pertanyaan terkait audit internal: pegawai kota Teppo Verronen, teppo.verronen@kerava.fi, 040 318 2322