Le ispezioni interne della città di Kerava sono state completate: ora è il momento delle misure di sviluppo

La città di Kerava ha annunciato nel dicembre 2023 che avvierà un audit interno sugli acquisti relativi al salto con la canna e sugli acquisti di servizi legali. L'obiettivo dell'audit interno era verificare se gli appalti effettuati dalla città di Kerava sono stati eseguiti correttamente nel rispetto delle leggi e dei regolamenti.

L'audit interno è stato effettuato da BDO Oy, una società di revisione specializzata in servizi finanziari e amministrativi della pubblica amministrazione. L'audit interno effettuato da BDO è ora terminato e le relazioni sono state discusse durante la riunione del consiglio comunale del 25.3.2024 marzo XNUMX.

Acquisti di salto con l'asta

BDO ha effettuato un'ispezione del progetto di salto con l'asta del settore dell'istruzione e dell'insegnamento del 2023. Inoltre, su richiesta della città, è stato ispezionato il progetto di benessere professionale della città del 2019.

L'ispezione è stata effettuata visionando il materiale di fatturazione nella sua interezza e intervistando il soggetto coinvolto nell'appalto. Lo scopo dell'audit era valutare la conformità legale dell'ente appaltante, nonché il rispetto delle regole e l'adeguatezza delle procedure.

L'audit ha utilizzato come base di valutazione le istruzioni interne del comune, quali il manuale sugli appalti e le istruzioni per gli appalti di piccola entità, la legge sugli appalti e la legge sull'amministrazione, nonché il controllo interno e le pratiche di buona governance.

Osservazioni chiave sugli appalti per il salto con l'asta

Dall'ispezione si è concluso che negli acquisti effettuati nel 2023 sono state riscontrate carenze nel rispetto delle istruzioni sugli appalti e della legge sugli appalti, nonché nelle decisioni sugli appalti.

BDO si è espressa sulla stessa linea dell'Autorità finlandese garante della concorrenza e dei consumatori nel suo bollettino pubblicato il 15.2.2024 febbraio XNUMX: l'ispezione non ha fornito ragioni chiare per suddividere l'acquisto del salto con l'asta in due appalti, ma si tratta piuttosto di un unico ente appaltante che dovrebbe sono stati messi a gara.

Le proposte di sviluppo presentate nel rapporto

BDO raccomanda alla città di Kerava di sviluppare il controllo interno.

Si raccomanda alla città di bandire gli appalti per il salto con l'asta e i servizi sociali come un unico ente e di elaborare procedure che forniscano sufficienti garanzie che tutti gli appalti cittadini siano conformi alla legge sugli appalti pubblici.

Oltre a ciò, la BDO raccomanda alla città di Kerava di elaborare procedure che forniscano una garanzia sufficiente che la legge sugli appalti pubblici venga rispettata in tutti i processi di appalto della città. Inoltre, si consiglia di seguire le istruzioni interne della città nei processi di appalto e, per tutti gli appalti superiori a 9 euro, viene presa una decisione sugli appalti in conformità con le linee guida della città sugli appalti di piccole dimensioni.

Appalto di servizi legali

BDO ha verificato gli acquisti di servizi legali della città di Kerava da Roschier Asiajatoimisto Oy per gli anni 2019–2023. L'ispezione è stata effettuata sulla base del materiale di fatturazione ricevuto e intervistando le persone coinvolte nell'appalto di servizi legali.

L'obiettivo era scoprire se la città di Kerava ha seguito le linee guida interne sugli appalti, le linee guida sugli appalti di piccole dimensioni, la legge sugli appalti e le buone pratiche di controllo interno negli appalti. Inoltre, l'obiettivo era quello di evidenziare gli obiettivi di sviluppo.

Osservazioni chiave sugli appalti di servizi legali

La BDO afferma nel suo rapporto che c'è uno sviluppo nel controllo interno della città e nel rispetto dei principi di buon governo in tutti gli aspetti degli obiettivi di ispezione.

Il rapporto afferma che, sebbene la città di Kerava si sia procurata servizi legali dallo stesso fornitore durante tutto il periodo di audit senza gare d'appalto, l'appalto di servizi legali non ha superato il limite di appalto della legge sugli appalti nei singoli casi.

La città di Kerava non ha stipulato un contratto di appalto scritto o una lettera di incarico con lo studio legale e durante il periodo di ispezione sono stati acquistati servizi dallo stesso fornitore di servizi principalmente senza una richiesta di gara d'appalto e una decisione di appalto.

Secondo il manuale degli appalti della città di Kerava, per l'appalto deve essere redatto un contratto scritto, che definisce l'oggetto dell'incarico, le condizioni di appalto e le responsabilità dei vari operatori. L'appalto di servizi legali è stato conforme alla legge, ma non è stato conforme sotto tutti gli aspetti al manuale sugli appalti della città.

Le proposte di sviluppo presentate nel rapporto

BDO raccomanda alla città di prendere in considerazione l'appalto di servizi legali, anche se gli incarichi separati non superano il limite degli appalti della legge sugli appalti.

Il rapporto raccomanda a Kerava di seguire le linee guida della città sugli appalti di piccole dimensioni. Inoltre, la città è invitata a richiedere al fornitore di servizi di fornire in futuro un'analisi sufficientemente precisa delle fatture per gli acquisti di servizi legali. La città deve seguire le proprie linee guida interne quando prende decisioni e contratti sugli appalti.

Si raccomanda inoltre alla città di prestare attenzione al fatto che, quando si acquistano servizi legali, vengono redatti un contratto scritto o una lettera di incarico e le opportune decisioni di appalto. Nella decisione sull'appalto deve essere indicato se la questione riguarda servizi di rappresentanza legale che non rispettano la legge sugli appalti.

Cosa faremo?

La città di Kerava prende molto sul serio le carenze presentate nel rapporto di ispezione. Gli errori vengono corretti e si imparano lezioni a tutti i livelli dell'organizzazione.

"A nome dell'intera amministrazione della città, mi scuso per il fatto che abbiamo avuto carenze nel controllo interno e nel rispetto delle istruzioni sugli appalti, nonché per il fatto che abbiamo fallito nella comunicazione. Mi assicurerò che tutte le misure di sviluppo vengano messe in pratica immediatamente", il sindaco Kirsi Rontu stati.

Misure concrete

Il Comune apporterà le seguenti modifiche alle sue attività:

• Elaboriamo procedure per garantire che le linee guida interne della città siano seguite in tutti i processi di appalto.
• Garantiamo che i servizi legali della città dispongano di risorse adeguate.
• Tutti gli acquisti di servizi legali esterni devono essere approvati dai servizi legali della città. I Servizi Legali della città coordinano tutti gli appalti di servizi legali fuori città e valutano se la questione viene gestita come un lavoro interno o come un acquisto di servizi esterni.
• Quando è necessaria una consulenza legale esterna, i servizi vengono fondamentalmente appaltati. Scopriamo la possibilità di bandire il contratto quadro per i servizi legali.
• Abbiamo preparato una guida sulle decisioni in materia di appalti, accordi di incarico e monitoraggio dei costi per l'acquisto di servizi legali.
• Sviluppiamo il controllo interno e garantiamo il rispetto delle istruzioni assumendo il nostro revisore interno.
• Proteggiamo le risorse dell'unità appalti in modo che i dipendenti della città ottengano il supporto necessario negli appalti.
• Aggiorniamo il manuale degli appalti della città e ci assicuriamo che possa essere utilizzato.
• Aggiorniamo e compiliamo le istruzioni per l'elaborazione delle fatture di acquisto in un unico documento.
• Includiamo istruzioni sulla supervisione e sul monitoraggio dei costi durante il periodo contrattuale nel manuale degli appalti e nelle istruzioni per la gestione delle fatture di acquisto.
• Stiamo studiando la possibilità di estendere l'utilizzo dell'identificativo di calcolo a tutti gli appalti per facilitare il monitoraggio dei costi.
• Diamo ai progetti e ai progetti pilota un chiaro proprietario. È responsabilità del proprietario garantire che vengano prese le decisioni necessarie, che siano prese correttamente e che venga effettuato il monitoraggio dei costi.
• Tutti coloro che partecipano agli appalti ricevono una formazione in materia. Nei corsi di formazione viene rivisto anche il contenuto delle istruzioni nuove e aggiornate.
• Formiamo gli amministratori comunali sul diritto degli appalti e sull'uso versatile del portale degli amministratori fiduciari.
• Sviluppiamo metodi operativi affinché le decisioni siano utilizzate al meglio dai fiduciari. Negli elenchi delle decisioni devono figurare anche gli importi in euro.
• Informiamo i fiduciari in modo attivo e aggiornato.
• La documentazione delle indagini che hanno portato alle decisioni è effettuata per iscritto.
• La norma amministrativa viene rivista per quanto riguarda i limiti degli appalti.
• Il governo della città obbliga il Board of Education a valutare la gara d'appalto per il pacchetto di welfare.

"Oltre a questi, l'obiettivo è migliorare le capacità comunicative dell'intera organizzazione e aumentare la trasparenza", promette Rontu.

Il governo della città di Kerava ritiene sufficienti le misure di sviluppo della città

Il governo della città di Kerava ha studiato attentamente i rapporti di ispezione ed i piani d'azione elaborati dalla direzione della città per porre rimedio alla situazione e li ha approvati nella loro interezza.

"Sulla base dei rapporti di ispezione abbiamo avuto una discussione critica ma allo stesso tempo costruttiva sulle necessarie misure di sviluppo. L'amministrazione cittadina ritiene sufficienti le misure di sviluppo presentate dall'amministrazione comunale. Abbiamo anche preparato una dichiarazione sulle misure del governo della città per aumentare l'apertura e la trasparenza del processo decisionale. Con queste azioni svilupperemo insieme la città nella giusta direzione", ha affermato il vicepresidente che ha presieduto la riunione del consiglio comunale Iiro Silvander quantità.

Negli allegati allegati è possibile visionare le relazioni di audit interno:

Audit interno della città di Kerava sugli appalti di salto con l'asta del 2024 (pdf)
Audit interno della città di Kerava 2024 sugli acquisti di servizi legali (pdf)

Fornitori di informazioni aggiuntive:

Domande relative alle misure di sviluppo: il sindaco Kirsi Rontu. Invia le tue domande al responsabile delle comunicazioni Pauliina Tervo, pauliina.tervo@kerava.fi, 040 318 4125
Domande relative all'audit interno: segretario comunale Teppo Verronen, teppo.verronen@kerava.fi, 040 318 2322