As inspeções internas da cidade de Kerava foram concluídas - agora é a hora de medidas de desenvolvimento

A cidade de Kerava anunciou em dezembro de 2023 que iniciará uma auditoria interna nas compras relacionadas ao salto de cana e compras de serviços jurídicos. O objetivo da auditoria interna era descobrir se as aquisições realizadas pela cidade de Kerava foram realizadas de forma adequada, em conformidade com as leis e regulamentos.

A auditoria interna foi realizada pela BDO Oy, empresa de auditoria especializada em finanças da administração pública e serviços administrativos. A auditoria interna realizada pela BDO está concluída e os relatórios foram discutidos na reunião da Câmara Municipal de 25.3.2024 de março de XNUMX.

Compras de salto com vara

A BDO realizou uma fiscalização do projeto de salto com vara da indústria de educação e ensino a partir de 2023. Além disso, a pedido da cidade, foi fiscalizado o projeto de bem-estar ocupacional da cidade de 2019.

A fiscalização foi realizada por meio da vistoria do material de faturamento em sua totalidade e entrevista com o envolvido na contratação. O objetivo da auditoria foi avaliar a conformidade legal da entidade adjudicante, bem como o cumprimento das regras e a adequação dos procedimentos.

A auditoria utilizou as instruções internas do município como base de avaliação, tais como o manual de aquisições e as instruções para pequenas aquisições, a Lei de Aquisições e a Lei de Administração, bem como o controlo interno e as boas práticas de governação.

Principais observações sobre aquisição de salto com vara

Na fiscalização, concluiu-se que nas aquisições realizadas em 2023, houve deficiências no cumprimento das instruções de aquisição e da Lei de Aquisições, bem como na tomada de decisões de aquisição.

A BDO seguiu a mesma linha da Autoridade Finlandesa da Concorrência e do Consumidor no seu boletim publicado em 15.2.2024 de fevereiro de XNUMX: a inspeção não forneceu razões claras para dividir a compra do salto com vara em duas aquisições, mas sim uma única entidade adjudicante que deveria foram licitados.

As propostas de desenvolvimento apresentadas no relatório

A BDO recomenda que a cidade de Kerava desenvolva o controle interno.

Recomenda-se que a cidade licite a aquisição de serviços de salto com vara e de bem-estar como uma entidade única e elabore procedimentos que forneçam garantias suficientes de que todas as aquisições da cidade cumprem a lei sobre contratos públicos.

Além disso, a BDO recomenda que a cidade de Kerava elabore procedimentos que forneçam garantias suficientes de que a lei sobre contratos públicos é seguida em todos os processos de aquisição da cidade. Além disso, é aconselhável seguir as instruções internas da cidade nos processos de aquisição e, para todas as aquisições superiores a 9 euros, uma decisão de aquisição é tomada de acordo com as diretrizes de pequenas aquisições da cidade.

Aquisição de serviços jurídicos

A BDO auditou as compras de serviços jurídicos da cidade de Kerava da Roschier Asiajatoimisto Oy para os anos 2019–2023. A fiscalização foi realizada com base no material de faturação recebido e através de entrevistas às pessoas envolvidas na contratação de serviços jurídicos.

O objetivo era descobrir se a cidade de Kerava seguiu as suas diretrizes internas para compras, as diretrizes para pequenas compras, a lei de compras e as boas práticas de controle interno em compras. Além disso, o objetivo era destacar metas de desenvolvimento.

Principais observações sobre a contratação de serviços jurídicos

A BDO afirma no seu relatório que há desenvolvimento no controlo interno da cidade e no cumprimento dos princípios da boa governação em todos os aspectos dos objectivos de fiscalização.

O relatório afirma que, embora a cidade de Kerava tenha adquirido serviços jurídicos ao mesmo fornecedor durante todo o período de auditoria sem concurso, a contratação de serviços jurídicos não excedeu o limite de contratação previsto na Lei dos Contratos Públicos em casos individuais.

A cidade de Kerava não celebrou um contrato de aquisição escrito ou uma carta de cessão com o escritório de advogados, e os serviços foram adquiridos durante o período de inspeção ao mesmo prestador de serviços, principalmente sem um pedido de concurso e uma decisão de aquisição.

De acordo com o manual de aquisições da cidade de Kerava, deve ser elaborado um contrato de aquisição escrito para a aquisição, que defina o objeto da tarefa, as condições de aquisição e as responsabilidades dos vários operadores. A contratação de serviços jurídicos tem estado de acordo com a lei, mas não tem estado de acordo com o manual de compras da cidade em todos os aspectos.

As propostas de desenvolvimento apresentadas no relatório

A BDO recomenda que a cidade considere a contratação de serviços jurídicos, mesmo que as atribuições separadas não excedam o limite de aquisições da Lei de Aquisições.

O relatório recomenda que Kerava siga as diretrizes de pequenas compras da cidade. Além disso, a cidade é instada a exigir que o prestador de serviços forneça detalhamentos de faturas suficientemente precisos para futuras compras de serviços jurídicos. A cidade deve seguir as suas próprias diretrizes internas ao tomar decisões de aquisição e contratos.

Recomenda-se também que a cidade preste atenção ao facto de, ao contratar serviços jurídicos, ser elaborado um contrato escrito ou carta de cessão e decisões de aquisição adequadas. Deve ser indicado na decisão de aquisição se a questão diz respeito a serviços de representação legal que estão fora do cumprimento da Lei de Aquisições.

O que nós vamos fazer?

A cidade de Kerava leva muito a sério as deficiências apresentadas no relatório de inspeção. Os erros são corrigidos e as lições são aprendidas em todos os níveis da organização.

“Em nome de toda a administração municipal, peço desculpa pelo facto de termos tido deficiências no controlo interno e no cumprimento das instruções de aquisição, bem como pelo facto de termos falhado na comunicação. Farei com que todas as medidas de desenvolvimento sejam postas em prática imediatamente", disse o prefeito Kirsi Rontu estados.

Medidas concretas

A cidade fará as seguintes alterações em suas operações:

• Elaboramos procedimentos para garantir que as diretrizes internas da cidade sejam seguidas em todos os processos de compras.
• Garantimos que os próprios serviços jurídicos da cidade tenham os recursos adequados.
• Todas as compras de serviços jurídicos externos devem ser aprovadas pelos serviços jurídicos da cidade. Os Serviços Jurídicos da cidade coordenam todas as aquisições de serviços jurídicos fora da cidade e avaliam se o assunto é tratado como um trabalho interno ou como uma compra de serviço externo.
• Quando é necessária expertise jurídica externa, os serviços são basicamente licitados. Vamos conhecer a possibilidade de licitação do contrato-quadro de serviços jurídicos.
• Preparamos um guia sobre decisões de compras, contratos de cessão e monitoramento de custos de compras de serviços jurídicos.
• Desenvolvemos o controle interno e garantimos o cumprimento das instruções por meio da contratação de auditor interno próprio.
• Garantimos os recursos da unidade de compras para que os funcionários da cidade obtenham o apoio necessário nas compras.
• Atualizamos o manual de compras da cidade e garantimos que ele possa ser utilizado.
• Atualizamos e compilamos as instruções para processamento de faturas de compra em um único documento.
• Incluímos instruções sobre supervisão e monitoramento de custos durante a vigência do contrato no manual de compras e nas instruções para tratamento de faturas de compra.
• Estamos investigando a possibilidade de estender o uso do identificador de cálculo a todas as compras para facilitar o rastreamento de custos.
• Nomeamos projetos e pilotos como proprietários claros. É responsabilidade do proprietário garantir que as decisões necessárias sejam tomadas, que sejam tomadas corretamente e que o monitoramento dos custos seja realizado.
• Todos que participam de compras recebem treinamento em compras. O conteúdo das instruções novas e atualizadas também é revisado nos treinamentos.
• Treinamos administradores municipais em legislação de compras e no uso versátil do portal de administradores.
• Desenvolvemos métodos de atuação para que as decisões sejam melhor aproveitadas pelos administradores. Os montantes em euros também devem aparecer nas listas de decisões.
• Informamos os administradores de forma ativa e atualizada.
• A documentação das investigações que levaram às decisões é feita por escrito.
• A norma administrativa é revista no que diz respeito aos limites de compras.
• A prefeitura obriga a Secretaria de Educação a avaliar a licitação do pacote previdenciário.

“Além disso, o objetivo é melhorar a capacidade de comunicação de toda a organização e aumentar a transparência”, promete Rontu.

O governo da cidade de Kerava considera as medidas de desenvolvimento da cidade suficientes

A prefeitura de Kerava estudou cuidadosamente os relatórios de inspeção e os planos de ação elaborados pela equipe de gestão da cidade para remediar a situação e os aprovou na íntegra.

“Com base nos relatórios de inspeção, tivemos uma discussão crítica, mas ao mesmo tempo construtiva, sobre as medidas de desenvolvimento necessárias. A prefeitura considera suficientes as medidas de desenvolvimento apresentadas pela gestão municipal. Também preparamos uma declaração sobre as medidas do governo municipal para aumentar a abertura e a transparência na tomada de decisões. Com estas ações, juntos desenvolveremos a cidade na direção certa”, disse o vice-presidente que presidiu a reunião da Câmara Municipal. Iiro Silvander quantia.

Você pode visualizar os relatórios de auditoria interna nos anexos anexados:

Auditoria interna da cidade de Kerava sobre aquisições de salto com vara em 2024 (pdf)
Auditoria interna da cidade de Kerava 2024 sobre compras de serviços jurídicos (pdf)

Fornecedores de informações adicionais:

Perguntas relacionadas às medidas de desenvolvimento: prefeito Kirsi Rontu. Envie suas dúvidas para a gerente de comunicações Pauliina Tervo, pauliina.tervo@kerava.fi, 040 318 4125
Perguntas relacionadas à auditoria interna: secretário municipal Teppo Verronen, teppo.verronen@kerava.fi, 040 318 2322