Các cuộc thanh tra nội bộ của thành phố Kerava đã hoàn tất - giờ là lúc đưa ra các biện pháp phát triển

Thành phố Kerava đã thông báo vào tháng 2023 năm XNUMX rằng họ sẽ bắt đầu kiểm toán nội bộ các giao dịch mua liên quan đến nhảy mía và mua dịch vụ pháp lý. Mục tiêu của kiểm toán nội bộ là tìm hiểu xem các hoạt động mua sắm do thành phố Kerava thực hiện có được thực hiện đúng cách, tuân thủ luật pháp và quy định hay không.

Việc kiểm toán nội bộ được thực hiện bởi BDO Oy, một công ty kiểm toán chuyên về tài chính hành chính công và dịch vụ hành chính. Cuộc kiểm toán nội bộ do BDO thực hiện hiện đã hoàn tất và các báo cáo đã được thảo luận tại cuộc họp hội đồng thành phố vào ngày 25.3.2024 tháng XNUMX năm XNUMX.

Mua hầm cực

BDO tiến hành thanh tra dự án nhảy sào của ngành giáo dục và dạy học từ năm 2023. Ngoài ra, theo yêu cầu của thành phố, dự án an toàn lao động của thành phố từ năm 2019 đã được thanh tra.

Việc kiểm tra được thực hiện bằng cách kiểm tra toàn bộ tài liệu lập hoá đơn và phỏng vấn người liên quan đến việc mua sắm. Mục đích của cuộc kiểm toán là đánh giá việc tuân thủ pháp luật của đơn vị mua sắm cũng như việc tuân thủ các quy định và tính phù hợp của các thủ tục.

Cơ sở đánh giá là các hướng dẫn nội bộ của chính quyền thành phố, chẳng hạn như sổ tay mua sắm và hướng dẫn mua sắm nhỏ, Đạo luật Mua sắm và Đạo luật Hành chính, cũng như các thông lệ kiểm soát nội bộ và quản trị tốt.

Những quan sát chính về việc mua sắm hầm cực

Trong quá trình kiểm tra, người ta kết luận rằng trong các hoạt động mua sắm được thực hiện vào năm 2023, đã có những thiếu sót trong việc tuân thủ hướng dẫn mua sắm và Luật Mua sắm, cũng như trong việc đưa ra các quyết định mua sắm.

BDO có cùng quan điểm với Cơ quan Cạnh tranh và Người tiêu dùng Phần Lan trong bản tin xuất bản vào ngày 15.2.2024 tháng XNUMX năm XNUMX: cuộc kiểm tra không đưa ra lý do giải thích rõ ràng về việc chia giao dịch mua kho cực thành hai giao dịch mua, nhưng đây là một đơn vị mua sắm duy nhất cần phải có được đưa ra đấu thầu.

Các đề xuất phát triển được trình bày trong báo cáo

BDO khuyến nghị thành phố Kerava phát triển hệ thống kiểm soát nội bộ.

Thành phố được khuyến nghị đấu thầu mua sắm dịch vụ vòm cột và dịch vụ phúc lợi với tư cách là một thực thể duy nhất và xây dựng các thủ tục đảm bảo đầy đủ rằng tất cả các hoạt động mua sắm của thành phố đều tuân thủ luật mua sắm công.

Ngoài ra, BDO khuyến nghị thành phố Kerava xây dựng các thủ tục nhằm đảm bảo đầy đủ rằng luật mua sắm công được tuân thủ trong tất cả các quy trình mua sắm của thành phố. Ngoài ra, nên tuân theo các hướng dẫn nội bộ của thành phố trong quy trình mua sắm và đối với tất cả các khoản mua sắm vượt quá 9 euro, quyết định mua sắm được đưa ra theo hướng dẫn mua sắm nhỏ của thành phố.

Mua sắm dịch vụ pháp lý

BDO đã kiểm toán việc mua dịch vụ pháp lý của thành phố Kerava từ Roschier Asiajatoimisto Oy trong năm 2019–2023. Việc kiểm tra được thực hiện trên cơ sở tài liệu lập hóa đơn nhận được và bằng cách phỏng vấn những người liên quan đến việc mua sắm dịch vụ pháp lý.

Mục đích là để tìm hiểu xem thành phố Kerava có tuân thủ các hướng dẫn mua sắm nội bộ, hướng dẫn mua sắm nhỏ, đạo luật mua sắm và các thông lệ tốt về kiểm soát nội bộ trong mua sắm hay không. Ngoài ra, mục tiêu là làm nổi bật các mục tiêu phát triển.

Những quan sát chính về mua sắm dịch vụ pháp lý

BDO nêu trong báo cáo của mình rằng có sự phát triển trong kiểm soát nội bộ của thành phố và việc tuân thủ các nguyên tắc quản trị tốt trong tất cả các khía cạnh của mục tiêu thanh tra.

Báo cáo nêu rõ rằng mặc dù thành phố Kerava đã mua sắm các dịch vụ pháp lý từ cùng một nhà cung cấp trong suốt thời gian kiểm toán mà không cần đấu thầu, nhưng việc mua sắm dịch vụ pháp lý vẫn không vượt quá giới hạn mua sắm của Đạo luật Mua sắm trong từng trường hợp riêng lẻ.

Thành phố Kerava chưa ký kết hợp đồng mua sắm bằng văn bản hoặc thư chuyển nhượng với công ty luật và các dịch vụ đã được mua trong thời gian kiểm tra từ cùng một nhà cung cấp dịch vụ mà chủ yếu không có yêu cầu đấu thầu và quyết định mua sắm.

Theo sổ tay mua sắm của thành phố Kerava, hợp đồng mua sắm bằng văn bản phải được soạn thảo cho việc mua sắm, trong đó xác định đối tượng của nhiệm vụ, điều kiện mua sắm và trách nhiệm của các nhà điều hành khác nhau. Việc mua sắm dịch vụ pháp lý đã đúng quy định của pháp luật nhưng chưa phù hợp với sổ tay mua sắm của thành phố về mọi mặt.

Các đề xuất phát triển được trình bày trong báo cáo

BDO khuyến nghị thành phố xem xét đấu thầu các dịch vụ pháp lý, ngay cả khi các nhiệm vụ riêng biệt không vượt quá giới hạn mua sắm của Đạo luật Mua sắm.

Báo cáo khuyến nghị Kerava tuân theo các hướng dẫn mua sắm quy mô nhỏ của thành phố. Ngoài ra, thành phố được khuyến khích yêu cầu nhà cung cấp dịch vụ cung cấp bảng phân tích hóa đơn đủ chính xác cho việc mua dịch vụ pháp lý trong tương lai. Thành phố phải tuân theo các hướng dẫn nội bộ của riêng mình khi đưa ra các quyết định và hợp đồng mua sắm.

Thành phố cũng được khuyến nghị chú ý đến thực tế là khi mua sắm các dịch vụ pháp lý, hợp đồng bằng văn bản hoặc thư giao nhiệm vụ và các quyết định mua sắm phù hợp sẽ được soạn thảo. Nó phải được nêu trong quyết định mua sắm nếu câu hỏi liên quan đến dịch vụ đại diện pháp lý không tuân thủ Đạo luật Mua sắm.

Chúng ta sẽ làm gì?

Thành phố Kerava rất coi trọng những thiếu sót được trình bày trong báo cáo thanh tra. Những sai lầm được sửa chữa và những bài học được rút ra từ mọi cấp độ của tổ chức.

“Thay mặt toàn thể ban lãnh đạo thành phố, tôi xin lỗi vì chúng tôi đã có những thiếu sót trong kiểm soát nội bộ và tuân thủ các hướng dẫn mua sắm, cũng như việc chúng tôi đã thất bại trong giao tiếp. Tôi sẽ đảm bảo rằng mọi biện pháp phát triển sẽ được áp dụng ngay lập tức”, thị trưởng Kirsi Rontu Những trạng thái.

Biện pháp cụ thể

Thành phố sẽ thực hiện những thay đổi sau trong hoạt động của mình:

• Chúng tôi xây dựng các thủ tục để đảm bảo rằng các hướng dẫn nội bộ của thành phố được tuân thủ trong tất cả các quy trình mua sắm.
• Chúng tôi đảm bảo rằng Dịch vụ Pháp lý của thành phố được cung cấp đầy đủ nguồn lực.
• Tất cả các giao dịch mua dịch vụ pháp lý bên ngoài phải được sự chấp thuận của các dịch vụ pháp lý của thành phố. Cơ quan Dịch vụ Pháp lý của Thành phố điều phối tất cả hoạt động mua sắm dịch vụ pháp lý bên ngoài thành phố và đánh giá xem vấn đề này được xử lý như một công việc nội bộ hay mua dịch vụ bên ngoài.
• Khi cần có chuyên môn pháp lý bên ngoài, các dịch vụ về cơ bản sẽ được đấu thầu. Hãy cùng tìm hiểu khả năng đấu thầu hợp đồng khung dịch vụ pháp lý.
• Chúng tôi đã chuẩn bị hướng dẫn về các quyết định mua sắm, thỏa thuận phân công và giám sát chi phí mua dịch vụ pháp lý.
• Chúng tôi phát triển hệ thống kiểm soát nội bộ và đảm bảo tuân thủ các hướng dẫn bằng cách thuê kiểm toán viên nội bộ của riêng mình.
• Chúng tôi đảm bảo nguồn lực của đơn vị mua sắm để nhân viên của thành phố nhận được sự hỗ trợ cần thiết trong việc mua sắm.
• Chúng tôi cập nhật sổ tay mua sắm của thành phố và đảm bảo rằng nó có thể được sử dụng.
• Chúng tôi cập nhật và tổng hợp các hướng dẫn xử lý hóa đơn mua hàng thành một tài liệu.
• Chúng tôi đưa các hướng dẫn về giám sát và theo dõi chi phí trong thời gian hợp đồng vào sổ tay mua sắm và hướng dẫn xử lý hóa đơn mua hàng.
• Chúng tôi đang nghiên cứu khả năng mở rộng việc sử dụng thẻ tính toán cho tất cả các hoạt động mua sắm để tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi chi phí.
• Chúng tôi đặt tên cho các dự án và phi công là chủ sở hữu rõ ràng. Trách nhiệm của chủ sở hữu là đảm bảo rằng các quyết định cần thiết được đưa ra, chúng được đưa ra một cách chính xác và việc giám sát chi phí được thực hiện.
• Mọi người tham gia mua sắm đều được đào tạo về mua sắm. Nội dung của các hướng dẫn mới và cập nhật cũng được xem xét trong các khóa đào tạo.
• Chúng tôi đào tạo các ủy viên thành phố về luật mua sắm và cách sử dụng linh hoạt cổng thông tin ủy thác.
• Chúng tôi phát triển các phương pháp hoạt động để những người được ủy thác sử dụng các quyết định tốt hơn. Số tiền bằng euro cũng phải xuất hiện trong danh sách quyết định.
• Chúng tôi thông báo cho các ủy viên một cách tích cực và cập nhật.
• Tài liệu về các cuộc điều tra dẫn đến quyết định được thực hiện bằng văn bản.
• Quy tắc hành chính được xem xét liên quan đến giới hạn mua sắm.
• Chính quyền thành phố bắt buộc Hội đồng Giáo dục phải đánh giá việc đấu thầu gói phúc lợi.

Rontu hứa hẹn: “Ngoài những điều này, mục tiêu là cải thiện kỹ năng giao tiếp của toàn bộ tổ chức và tăng tính minh bạch”.

Chính quyền thành phố Kerava coi các biện pháp phát triển của thành phố là đủ

Chính quyền thành phố Kerava đã nghiên cứu kỹ các báo cáo thanh tra cũng như các kế hoạch hành động do ban quản lý thành phố soạn thảo để khắc phục tình trạng này và đã phê duyệt toàn bộ.

"Dựa trên các báo cáo kiểm tra, chúng tôi đã có một cuộc thảo luận quan trọng nhưng đồng thời mang tính xây dựng về các biện pháp phát triển cần thiết. Chính quyền thành phố coi các biện pháp phát triển do ban quản lý thành phố đưa ra là đầy đủ. Chúng tôi cũng đã chuẩn bị một tuyên bố về các biện pháp của chính quyền thành phố nhằm tăng cường tính công khai và minh bạch trong việc ra quyết định. Với những hành động này, chúng ta sẽ cùng nhau phát triển thành phố theo đúng hướng”, Phó Chủ tịch chủ trì cuộc họp HĐND thành phố Iiro Silvander số lượng.

Bạn có thể xem báo cáo kiểm toán nội bộ ở file đính kèm:

Kiểm toán nội bộ của Thành phố Kerava về việc mua sắm mái vòm năm 2024 (pdf)
Kiểm toán nội bộ thành phố Kerava 2024 về mua dịch vụ pháp lý (pdf)

Nhà cung cấp thông tin bổ sung:

Câu hỏi liên quan đến các biện pháp phát triển: thị trưởng Kirsi Rontu. Gửi câu hỏi của bạn đến người quản lý truyền thông Pauliina Tervo, pauliina.tervo@kerava.fi, 040 318 4125
Các câu hỏi liên quan đến kiểm toán nội bộ: thư ký thành phố Teppo Verronen, teppo.verronen@kerava.fi, 040 318 2322