Järjestä tapahtuma kirjastossa

Kerro yhteydenotossasi rohkeasti oma tapahtumaideasi! Kerro tapahtuman nimi, sisältö, ajankohta, esiintyjät ja yhteyshenkilön tiedot.

Kirjastossa järjestettävien yhteistyötapahtumien tulee olla avoimia, syrjintävapaita, moniäänisiä ja pääsymaksuttomia. Poliittiset tilaisuudet ovat mahdollisia, jos paikalla on vähintään kolmen puolueen edustajia. Kaupalliset ja myyntiin keskittyvät tilaisuudet eivät ole sallittuja, mutta pienimuotoinen oheismyynti on mahdollista. Oheismyyntiä voi olla esimerkiksi vapaaehtoinen käsiohjelma, kirjamyynti tai muu vastaava.

Tapahtumasta on sovittava vähintään kolme viikkoa ennen tapahtuman ajankohtaa.

Yhteydenoton jälkeen mietitään yhdessä, soveltuuko tapahtumasi yhteistyötilaisuudeksi ja löytyykö sille sopiva ajankohta ja tila.

Ennen tilaisuutta sovitaan myös esimerkiksi:

• tapahtumatilan ja lavan kalustejärjestelyistä
• ääniteknikon tarpeesta
• tapahtuman markkinoinnista

Järjestäjän on hyvä olla tapahtumatilan ovella noin puoli tuntia ennen tilaisuuden alkua ottamassa yleisöä vastaan ja vastaamassa mahdollisiin kysymyksiin.

Viestintä ja markkinointi

Lähtökohtaisesti tapahtuman järjestäjä tekee itse:

• julisteen (pystysuuntainen pdf-muodossa sekä png- tai jpg-muodossa; kirjasto voi tulostaa A3- ja A4-kokoja sekä flaijereita)
• markkinointitekstin
• Facebook-tapahtuman (liitä kirjasto rinnakkaisjärjestäjäksi)
• tapahtuman kaupungin tapahtumakalenteriin, jonne kuka tahansa voi viedä yleisötapahtumia
• mahdollisen käsiohjelman (kirjasto voi tulostaa)

Kirjasto kertoo omissa kanavissaan tapahtumista mahdollisuuksien mukaan. Kirjasto voi tulostaa tapahtuman julisteita esille kirjastoon ja kertoa tapahtumasta omissa sosiaalisen median kanavissaan sekä kirjaston sähköisillä näytöillä.

Muu viestintä, kuten mediatiedote, erilaiset tapahtumakalenterit, julisteiden levittäminen ja sosiaalisessa mediassa markkinointi ovat tapahtuman järjestäjän omalla vastuulla

Huomioi nämä seikat:

• Mainitse oman organisaatiosi lisäksi tapahtumajärjestäjänä myös Keravan kaupunginkirjasto.
• Kirjaston tapahtumatilojen oikeat kirjoitusasut ovat Satusiipi, Pentinkulma-sali, Kerava-parvi.
• Suosi pystymuotoista julistetta, joka näkyy isompana kirjaston sähköisillä infonäytöillä kuin vaakamuotoinen.
• Tiedot kaupungin tapahtumakalenteriin ja Facebook-tapahtumiin kannattaa viedä heti, kun tapahtuman olennaiset tiedot ovat selvillä. Tietoja voi täydentää myöhemmin.
• Julisteet ja infonäytön ilmoitukset laitetaan kirjastossa esille 2–4 viikkoa ennen tilaisuutta

Kerro paikallismedialle tapahtumastasi

Voit lähettää Keski-Uusimaa lehdelle tiedot tapahtumastasi osoitteeseen toimitus.keskiuusimaa(a)media.fi