Järjestä tapahtuma kirjastossa

Kirjasto järjestää paljon yhteistyötilaisuuksia eri toimijoiden kanssa. Jos mietit avoimen ja maksuttoman yleisötilaisuuden järjestämistä, kerro meille rohkeasti oma tapahtumaideasi!

Kerro kirjastolle tapahtuman nimi, sisältö, toive ajankohdasta, esiintyjät ja yhteyshenkilön tiedot. Kirjaston yhteystiedot löydät tämän sivun lopusta.

Kirjastossa järjestettävien yhteistyötapahtumien tulee olla avoimia, syrjintävapaita, moniäänisiä ja pääsymaksuttomia. Poliittiset tilaisuudet ovat mahdollisia, jos paikalla on vähintään kolmen puolueen edustajia.

Kaupalliset ja myyntiin keskittyvät tilaisuudet eivät ole sallittuja, mutta pienimuotoinen oheismyynti on mahdollista. Oheismyyntiä voi olla esimerkiksi vapaaehtoinen käsiohjelma, kirjamyynti tai muu vastaava. Muusta kaupallisesta yhteistyöstä tulee sopia etukäteen kirjaston kanssa.

Tapahtumasta on sovittava vähintään kuusi viikkoa ennen tapahtuman ajankohtaa.

Yhteydenoton jälkeen mietitään yhdessä, soveltuuko tapahtumasi yhteistyötilaisuudeksi ja löytyykö sille sopiva ajankohta ja tila.

Ennen tilaisuutta sovitaan myös esimerkiksi:

• tapahtumatilan ja lavan kalustejärjestelyistä
• ääniteknikon tarpeesta
• tapahtuman markkinoinnista

Järjestäjän on hyvä olla tapahtumatilan ovella noin puoli tuntia ennen tilaisuuden alkua ottamassa yleisöä vastaan ja vastaamassa mahdollisiin kysymyksiin.

Viestintä ja markkinointi

Tapahtumanjärjestäjä lähettää kirjastoon:

• tiedot tapahtumasta (nimi, sisältö, toive ajankohdasta, esiintyjät, yhteyshenkilön ja mahdollisen organisaation tiedot)
• mahdollisen kuvan, kuvat tai logon (png- tai jpg-muodossa)
• markkinointitekstin

Kirjasto tekee erityisesti aikuisten tapahtumien kohdalla:

• julisteen (kirjasto voi tulostaa A3- ja A4-kokoja sekä flaijereita)
• Facebook-tapahtuman (kerro toiveesi rinnakkaisjärjestäjästä)
• tapahtuman kaupungin tapahtumakalenteriin, jonne kuka tahansa voi viedä yleisötapahtumia. Tutustu tapahtumakalenterin sivustoon.

Kirjasto kertoo omissa kanavissaan tapahtumista tilanteen mukaan. Kirjasto voi tulostaa tapahtuman julisteita esille kirjastoon ja mainostaa tapahtumaa omissa sosiaalisen median kanavissaan sekä kirjaston sähköisillä näytöillä n. 2–4 viikkoa ennen tilaisuutta. Kirjasto voi myös tulostaa mahdollisen tapahtumanjärjestäjän tekemän käsiohjelman.

Muu tapahtumamarkkinointi, kuten mediatiedote, erilaiset tapahtumakalenterit, julisteiden levittäminen ja sosiaalisessa mediassa markkinointi ovat pääasiassa tapahtumanjärjestäjän omalla vastuulla.

Kerro paikallismedialle tapahtumastasi

Voit lähettää Keski-Uusimaa lehdelle tiedot tapahtumastasi osoitteeseen toimitus.keskiuusimaa(at)media.fi